Eenvoudige kilometerregistratie

In het post-coronatijdperk ga je als bedrijf het best op zoek naar een eenvoudige kilometerregistratie voor je personeel.

Kies er een uit die ook rekening houdt met je fietsende medewerkers.

Studies in verschillende steden tonen nu al aan dat de fiets het enige transportmiddel is dat een stijgend aantal gebruikers kent. Steden investeren daarom sterk in fietspaden.

Gepubliceerd op 16 mei 2020

Eenvoudige kilometerregistratie met de Olympus-app

Als je het mobiliteitsplatform van Olympus Mobility gebruikt, wordt de administratie een fluitje van een cent. Ons platform en onze Olympus-app bieden een efficiënte oplossing voor de administratieve complexiteit.

Hoe? Door te zorgen voor een eenvoudige kilometerregistratie én de daarbijbehorende kilometervergoeding voor elke medewerker.

De medewerker registreert zowel zijn woon-werkverkeer, dienstverplaatsingen én thuiswerk digitaal in de Olympus-app. Aan het eind van de maand ontvang jij als werkgever een rapport met het totaalbedrag van de kilometervergoeding per medewerker.

Makkelijker kan echt niet.

Wanneer is een kilometervergoeding toegelaten?

Zowel voor de fiets als voor de privéwagen is een kilometervergoeding toegelaten.

1. Woon-werkverkeer met de fiets

Is er een kilometervergoeding voorzien op het niveau van de sector of in de onderneming? Dan kan je als werkgever je medewerkers een fietsvergoeding betalen.

  • Je kan de fietsvergoeding per kilometer tot een bepaald bedrag 100% inbrengen als aftrekbare bedrijfskost. De fietsvergoeding is bovendien RSZ-vrij.
  • Het maximale bedrag is € 0,27 per kilometer en wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd en aangepast. In 2024 bedraagt die € 0,35 per gefietste kilometer.
  • Indien je als werkgever het maximaal forfaitaire bedrag toekent dat ook de overheid betaalt, moet je geen bewijsstukken voorleggen.

2. Woon-werkverkeer met de privéwagen

De wet voorziet hier geen verplichte werkgeverstussenkomst wanneer je als medewerker woon-werkverplaatsingen met je privé-voertuig doet (auto, moto, motorfiets, …). Wanneer het voorzien wordt in een sectorale cao, moet de werkgever tussenkomen bij het gebruik van uw privé-voertuig. 

Een voorbeeld is de socioculturele sector (PC 329.01): indien een medewerker zijn woon-werktraject aflegt met een privéwagen heeft de werkgever 2 opties:

  • Als de medewerker minimum 5 kilometer moet afleggen, dient de werkgever 60% van de prijs van een treinticket voor dezelfde afstand terug te betalen.
  • Als werkgever kan je er ook voor kiezen om een kilometervergoeding uit te betalen tot € 0,4237 per kilometer. Dit is misschien niet gunstig voor de medewerker, aangezien die slechts €430 belastingvrij woon-werkvergoeding kan ontvangen in geval van een kostenforfait. Alles wat bovenop die €430 komt, zal belast worden als loon.

Goed om te weten:

  • Sommige sectoren werken met eigen barema’s in functie van het aantal afgelegde kilometers.
  • Andere sectoren passen een terugbetaling toe op basis van barema’s voor het gebruik van openbaar vervoer.
  • Ook vergoeden enkele sectoren de verplaatsing vanaf een minimum af te leggen afstand.

Post-corona rijden we echter minder met de wagen, ook in ons woon-werkverkverkeer. Daar hebben het deeltijds en thuiswerken en het stijgend aantal fietsverplaatsingen alles mee te maken.

Als werkgever kan je de woon-werkvergoeding optimaliseren door die enkel uit te keren voor de dagen dat er werkelijk een woon-werkverplaatsing is. De Olympus-app biedt daarvoor een gebruiksvriendelijke en efficiënte oplossing. 

Eenvoudige kilometerregistratie met de Olympus-app, ook voor fietsers

De Olympus-app zorgt ervoor dat de kilometerregistratie uiterst eenvoudig verloopt.

  • De werkgever bepaalt de woon-werkafstand én dus ook de kilometervergoeding in het Olympus beheerportaal. Hij doet dat per medewerker, zowel voor de verplaatsingen met de fiets als met de privéwagen.
  • De medewerker registreert dagelijks zijn verplaatsingen in de Olympus-app. Op die manier optimaliseert de werkgever deze kost bij ziekte, verlof, thuiswerk of deeltijds werken.
  • Ook de medewerker kan zijn totale kilometervergoeding opvolgen in de Olympus-app.
  • Op het einde van de maand krijgt de werkgever een overzicht van de totale vergoeding die moet betaald worden aan de medewerker.

3. Kilometervergoeding dienstverplaatsingen

Zowel voor de afgelegde trajecten met de privéwagen als met een cafetariawagen – een bedrijfswagen zonder tankkaart – kan een kilometervergoeding worden uitbetaald.

Dienstverplaatsingen met de privé- of cafetariawagen

De te volgen regels zijn nogal omslachtig. Ook wanneer je medewerker een dienstverplaatsing maakt met de eigen wagen, kan je hem een kilometervergoeding uitkeren. De medewerker kan kiezen tussen de forfaitaire en werkelijke kosten. Die werkelijke kosten bijhouden vereist een continue alertheid.

  • Het forfaitair bedrag van de kilometervergoeding is momenteel € 0,3707 en wordt jaarlijks aangepast op 1 juli.
  • Het bedrag per kilometer is een maximumbedrag. De werkgever kan ervoor kiezen een lager bedrag per kilometer toe te passen.
  • Indien de werkgever het maximaal forfaitaire bedrag toekent dat ook de overheid betaalt, moet hij geen bewijsstukken voorleggen.
  • De kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen is niet belastbaar. Bovendien worden er ook geen sociale zekerheidsbijdragen van afgehouden.

De Olympus-app voor een eenvoudige kilometerregistratie

In de Olympus-app kan je een verschillend tarief instellen voor een cafetariawagen zonder tankkaart en de eigen wagen.

  • De werkgever geeft toegang aan de medewerker tot de kilometerregistratie voor dienstverplaatsingen.
  • Die registreert vervolgens zijn dienstverplaatsingen in de Olympus-app, gebruiksvriendelijk en eenvoudig.
  • Nadat de plaats van vertrek en de bestemming is ingevoerd, berekent de app automatisch de afstand.
  • Op het einde van de maand krijgt de werkgever een overzicht van de totale vergoeding die moet betaald worden aan de medewerker.

One Mobility-tool to solve them all

Bedrijven worden in post-coronatijd nog meer dan vroeger geconfronteerd met de variatie in gebruik van mobiliteit door hun medewerkers.

  • Elk personeelslid heeft zijn/haar eigen mobiliteitsmodi die individueel verschillend zijn.
  • Een cafetariaplan biedt traditioneel al heel wat keuzes.
  • Sommigen kiezen nu ook voor een mobiliteitsbudget, en ook dat is weer iets anders.

Olympus Mobility komt tegemoet aan de wens van bedrijven om hun medewerkers keuzevrijheid te gunnen. Tegelijk wil ze eenvoud bieden in de verwerking van het complexe mobiliteitsvraagstuk en bedrijven een verbeterd zicht geven op de werkelijke kosten van dit alles.

Op zoek naar een eenvoudige kilometerregistratie? Met onze Mobility-tool zit je meteen op de goede weg.

Meer informatie nodig? Aarzel niet om contact met ons te nemen.