eenvoudige kilometerregistratie

Eenvoudige kilometerregistratie met de Olympus app

Als je het mobiliteitsplatform van Olympus Mobility gebruikt, wordt de administratie een fluitje van een cent. Ons platform en onze Olympus app bieden een efficiënte oplossing voor de administratieve complexiteit. Hoe? Door te zorgen voor een eenvoudige kilometerregistratie én de daarbijbehorende kilometervergoeding voor elke werknemer. De werknemer registreert zowel zijn woon-werkverkeer als zijn dienstverplaatsingen digitaal in de Olympus app. Aan het eind van de maand ontvangt de werkgever een rapport met het totaalbedrag van de kilometervergoeding per werknemer. Makkelijker kan echt niet.

Wanneer is een kilometervergoeding toegelaten?

Zowel voor de fiets als voor de privéwagen is een kilometervergoeding toegelaten.

1. Woon-werkverkeer met de fiets

Is er een kilometervergoeding voorzien op het niveau van de sector of in de onderneming? Dan kan je als werkgever je werknemers een fietsvergoeding betalen.

  • Je kan de fietsvergoeding per kilometer tot een bepaald bedrag 100% inbrengen als aftrekbare bedrijfskost. De fietsvergoeding is bovendien RSZ-vrij.
  • Het maximale bedrag is € 0,24 per kilometer en wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd en aangepast.
  • Indien je als werkgever het maximaal forfaitaire bedrag toekent dat ook de overheid betaalt, moet je geen bewijsstukken voorleggen.

2. Woon-werkverkeer met de privéwagen

De wet voorziet hier geen verplichte werkgeverstussenkomst wanneer je als werknemer woon-werkverplaatsingen met je privé-voertuig doet (auto, moto, motorfiets, …). Wanneer het voorzien wordt in een sectorale cao, moet de werkgever tussenkomen bij het gebruik van uw privé-voertuig. 

Een voorbeeld is de socioculturele sector (PC 329.01): indien een werknemer zijn woon-werktraject aflegt met een privéwagen heeft de werkgever 2 opties:

  • als de werknemer minimum 3 kilometer moet afleggen, dient de werkgever 60% van de prijs van een treinticket voor dezelfde afstand terug te betalen.
  • de werkgever kan er ook voor kiezen om een kilometervergoeding uit te betalen tot € 0,3653 per kilometer. Dit is misschien niet gunstig voor de werknemer, aangezien die slechts €410 belastingvrij woon-werkvergoeding kan ontvangen in geval van een kostenforfait. Alles wat bovenop die €410 komt, zal belast worden als loon.

In het post-coronatijdperk zal er in elk geval minder woon-werkverkeer met de wagen zijn. Daar hebben het deeltijds en thuiswerken en het stijgend aantal fietsverplaatsingen alles mee te maken. Als werkgever kan je de woon-werkvergoeding optimaliseren door die enkel uit te keren voor de dagen dat er werkelijk een woon-werkverplaatsing is. De Olympus app biedt daarvoor een gebruiksvriendelijke en efficiënte oplossing. 

Eenvoudige kilometerregistratie met de Olympus app, ook voor fietsers

Onze Olympus app zorgt ervoor dat de kilometerregistratie uiterst eenvoudig verloopt.

  • De werkgever stelt de woon-werkafstand én dus ook de kilometervergoeding in in het Olympus beheerportaal. Hij doet dat per werknemer, zowel voor de verplaatsingen met de fiets als met de privéwagen.
  • De werknemer registreert dagelijks zijn verplaatsingen in de Olympus app. Op die manier optimaliseert de werkgever deze kost bij ziekte, verlof, thuiswerk of deeltijds werken.
  • Ook de werknemer kan zijn totale kilometervergoeding opvolgen in de Olympus app.
  • Op het einde van de maand krijgt de werkgever een overzicht van de totale vergoeding die moet betaald worden aan de werknemer.
Eenvoudige kilometerregistratie in de Olympus-app.

3. Kilometervergoeding dienstverplaatsingen

Zowel voor de afgelegde trajecten met de privéwagen als met een cafetariawagen – een bedrijfswagen zonder tankkaart – kan een kilometervergoeding worden uitbetaald.

Dienstverplaatsingen met de privé- of cafetariawagen

De te volgen regels zijn nogal omslachtig. Ook wanneer je werknemer een dienstverplaatsing maakt met de eigen wagen, kan je hem een kilometervergoeding uitkeren. De werknemer kan kiezen tussen de forfaitaire en werkelijke kosten. Die werkelijke kosten bijhouden vereist een continue alertheid.

  • Het forfaitair bedrag van de kilometervergoeding is momenteel € 0,3653 en wordt jaarlijks aangepast op 1 juli.
  • Het bedrag per kilometer is een maximumbedrag. De werkgever kan ervoor kiezen een lager bedrag per kilometer toe te passen.
  • Indien de werkgever het maximaal forfaitaire bedrag toekent dat ook de overheid betaalt, moet hij geen bewijsstukken voorleggen.
  • De kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen is niet belastbaar. Bovendien worden er ook geen sociale zekerheidsbijdragen van afgehouden.

De Olympus app voor een eenvoudige kilometerregistratie

In de Olympus app kan je een verschillend tarief instellen voor een cafetariawagen zonder tankkaart en de eigen wagen.

  • De werkgever geeft toegang aan de werknemer tot de kilometerregistratie voor dienstverplaatsingen.
  • Die registreert vervolgens zijn dienstverplaatsingen in de Olympus app, gebruiksvriendelijk en eenvoudig.
  • Nadat de plaats van vertrek en de bestemming is ingevoerd, berekent de app automatisch de afstand.
  • Op het einde van de maand krijgt de werkgever een overzicht van de totale vergoeding die moet betaald worden aan de werknemer.
Olympus Mobility zorgt ook voor een eenvoudige kilometerregistratie.

One Mobility-tool to solve them all

Bedrijven worden in post-coronatijd nog meer dan vroeger geconfronteerd met de variatie in gebruik van mobiliteit door hun werknemers.

  • Elk personeelslid heeft zijn/haar eigen mobiliteitsmodi die individueel verschillend zijn.
  • Een cafetariaplan biedt traditioneel al heel wat keuzes.
  • Sommigen kiezen nu ook voor een mobiliteitsbudget, en ook dat is weer iets anders.

Olympus Mobility komt tegemoet aan de wens van bedrijven om hun werknemers keuzevrijheid te gunnen. Tegelijk wil ze eenvoud bieden in de verwerking van het complexe mobiliteitsvraagstuk en bedrijven een verbeterd zicht geven op de werkelijke kosten van dit alles. Op zoek naar een eenvoudige kilometerregistratie? Met onze Mobility-tool zit je meteen op de goede weg.

Meer informatie nodig? Kunnen we je helpen? Aarzel niet om contact met ons te nemen.

Lees onze andere blogartikels

meerrittenkaart of abonnement

In de post-coronatijden zullen werknemers niet meer dagelijks op en neer reizen om te werken. Vaak zullen ze meerdere dagen afwezig zijn op de werkplek door thuiswerk, deeltijds of satellietwerken. Veel van hen hebben bovendien het plezier van de fiets ontdekt in de coronaperiode. Voor hen is een klassiek abonnement op het openbaar vervoer niet altijd meer de beste oplossing. We zoeken voor jou uit wat voor hen wel de beste optie is, een meerrittenkaart of abonnement?

We lichten al een tipje van de sluier. De Olympus mobiliteitsoplossing blijkt vaak de beste. Ze biedt digitaal meerrittenkaarten aan van de Lijn, NMBS, MIVB en TEC, en altijd op een gebruiksvriendelijke manier.

Hieronder lees je hoe je meerrittenkaarten aanschaft via de Olympus app en in welke gevallen die voordeliger uitkomen dan een abonnement.

Telewerk wordt de norm

De coronacrisis heeft veel bedrijven ertoe verplicht om hun werknemers te laten telewerken. Daaruit is gebleken dat thuiswerk wel degelijk kan en zelfs efficiënt is.

Bij Olympus Mobility geloven we dat telewerken nog lang de norm zal zijn. Het zal in ieder geval volledig ingeburgerd geraken in onze maatschappij. Werknemers die twee à drie dagen per week thuis mogen werken zullen alvast een pak gelukkiger zijn, gewoon al door de tijdswinst die ze boeken omdat hun woon-werkverplaatsing wegvalt. En dat is goed, want iedereen weet dat gelukkige werknemers productiever zijn en dat een bedrijf daar alleen maar beter van wordt.

Deze shift biedt alvast opportuniteiten om de grote mobiliteitskost die het woon-werkverkeer met zich meebrengt even te herbekijken. Op dit ogenblik kiest een bedrijf vaak voor een abonnementsformule. Maar is dat wel altijd de meest gunstige? De keuze tussen een meerrittenkaart of abonnement valt tegenwoordig niet meer automatisch in het voordeel uit van dat laatste.

Werknemers die vroeger vijf dagen op vijf hetzelfde traject aflegden waren gebaat bij een abonnementsformule. Dat was ook de beste keuze voor de werkgever op het vlak van kosten. In post-coronatijden kunnen meerrittenkaarten zoals tien-rittenkaarten een betere keuze zijn dan een abonnement en de mobiliteitskosten optimaliseren.

Wat is het meest gunstig, een meerrittenkaart of abonnement?

Wij rekenen het hieronder even voor je uit.

1. Meerrittenkaart of abonnement voor werknemers die bus en tram van De Lijn nemen in Vlaanderen

Een maandabonnement van De Lijn kost €49. Met de aankoop van m-cards van De Lijn in de Olympus app bespaar je in één maand tot 27%, mits je twee dagen per week geen woon-werkverplaatsingen hoeft af te leggen. Telewerk biedt dus een optimalisatie van de mobiliteitskosten.

Cijfervoorbeeld meerrittenkaart of abonnement

We merken hierbij op dat niet alleen thuiswerk aanleiding kan geven tot minder nood aan woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer, maar ook deeltijds werken, fietsverplaatsing en satellietwerken werken daaraan mee.

Hieronder vind je enkele screenshots van de aankoop van een m-card in de Olympus app, goed voor tien ritten.

Meerrittenkaart of abonnement, de Olympus-app berekent het voor jou!

2. Meerrittenkaart of abonnement voor werknemers die in Brussel de metro, tram of bus van MIVB nemen

Bij MIVB is een abonnement iets duurder ten opzichte van een meerritten kaart dan in verhouding bij De Lijn. De totale besparing kan hier dan ook oplopen tot 31%.

Cijfervoorbeeld meerrittenkaart of abonnement

Hieronder vind je enkele screenshots van de aankoop van Jump10 in de OIympus-app. Je merkt meteen hoe voordelig die is in vergelijking met een abonnement.

Jump 10

3. Meerrittenkaart of abonnement voor de pendelaars met de trein?

Een treinabonnement is sowieso goedkoop en bijna altijd de beste formule. Zeker als je als werkgever gebruik maakt van de derdebetalersregeling van de NMBS, en de kost van het treinabonnement volledig ten laste neemt. De overheid betaalt dan 20% van de abonnementsprijs terug.

Of een meerrittenkaart goedkoper is dan een abonnement hangt af van de afstand tussen woon- en werkplaats.  In een het geval van twee niet-pendeldagen blijkt een meerittenkaart slechts goedkoper te zijn vanaf een afstand van meer dan 100 km.

Een meerrittenkaart is dus enkel gunstiger dan een abonnement voor mensen die een traject afleggen van de kust naar Brussel.

One Mobility-tool to solve them all

Bedrijven worden in post-coronatijd nog meer dan vroeger geconfronteerd met de variatie in gebruik van mobiliteit door hun werknemers.

  • Elk personeelslid heeft zijn/haar eigen mobiliteitsmodi die individueel verschillend zijn.
  • Een cafetariaplan biedt traditioneel al heel wat keuzes.
  • Sommigen kiezen nu ook voor een mobiliteitsbudget, en ook dat is weer iets anders.

Olympus mobility komt tegemoet aan de wens van bedrijven om hun werknemers keuzevrijheid te gunnen. Tegelijk wil ze eenvoud bieden in de verwerking van het complexe mobiliteitsvraagstuk en bedrijven een verbeterd zicht geven op de werkelijke kosten van dit alles. Meerrittenkaart of abonnement? Met onze Mobility tool zie je meteen het verschil in kostprijs.

Meer informatie nodig? Kunnen we je helpen? Aarzel niet om contact met ons te nemen.

Lees onze andere blogartikels