mobiliteit een administratief kluwen? weg met die onkostennota!

Is mobiliteit voor jouw bedrijf ook een complex gegeven? Dat kan best want er zijn zoveel verschillende mobiliteitsopties, elk met hun eigen contracten. Gelukkig hoeft mobiliteit geen administratief kluwen te zijn. Het kan inderdaad allemaal zoveel gemakkelijker én goedkoper met de Mobility-app. We staven deze stelling met een cijfervoorbeeld.

Met de Olympus Mobility-app van onkostennota naar administratieve eenvoud

Werkgevers willen zoveel mogelijk processen vereenvoudigen door ze te digitaliseren. Hierbij kan Olympus Mobility je helpen, want we blinken uit in alles wat met digitaal mobiliteitsbeheer te maken heeft. Olympus Mobility wil het administratief kluwen dat mobiliteit is – denk aan de onkostennota –, sterk vereenvoudigen. En dat in ieders belang, zowel van werkgever als werknemer.

Interesse in een gratis demo-account?

  • De werknemer krijgt toegang tot de Olympus-app en kan daardoor alle losse tickets, meerrittenkaartenabonnementen, vouchers en/of vervoersbewijzen digitaal aankopen. Je werknemers kiezen in alle vrijheid en eenvoud uit het ruime aanbod aan duurzame vervoersopties. Vlot en snel schakelen ze tussen de bestaande vervoersmodi. Ook meegenomen? Dankzij het budget dat hen ter beschikking wordt gesteld, hoeven ze geen cent meer voor te schieten.
    Het resultaat? Pure tijdswinst, minder stress, meer gemoedsrust, een betere work-lifebalance en meer productiviteit.
  • Stel je als werkgever de Olympus-app ter beschikking van je werknemers, dan behoort het klagen over de administratie die bij mobiliteit komt kijken voorgoed tot het verleden. Gedaan met het verzamelen van onkostennota’s. De enige administratie die je rest is de Olympus-app ter beschikking te stellen van je werknemers en de budgetten in te stellen waarmee ze de alternatieve vervoersmiddelen kunnen gebruiken. Op het eind van de maand ontvang je één enkele factuur die de BTW-recuperatie eenvoudig maakt. Via een aantal rapporten krijg je gericht inzicht in de verplaatsingen van je werknemers.
    Het resultaat? Als bedrijf bespaar je op kosten voor tickets en administratie. Bovendien is het dan eindelijk gedaan met de vele mobiliteitscontracten en het verzamelen van bonnetjes, tickets en onkostennota’s. Wat een luxe!

We tonen de administratieve vereenvoudiging in cijfers aan

Mobiliteit een administratief kluwen? Daar komt het jammer genoeg op neer. Het verwerken en behandelen van onkosten gelinkt aan mobiliteit vragen veel inspanningen van verschillende departementen. We sommen ze even kort op:

  • Werknemer bereidt een onkostennota voor en dient die in.
  • Leidinggevende controleert de bewijsstukken, keurt ze goed en speelt zijn goedkeuring door aan de personeelsdienst.
  • Personeelsdienst regelt vervolgens de terugbetaling via de payroll.

Je merkt het, heel wat mensen spenderen uren aan het verwerken van één onkostennota.

Hieronder vind je een gedetailleerd en cijfermatig overzicht van de financiële impact daarvan.

We berekenen de besparing voor één medewerker die één verplaatsing per maand met de Olympus-app aflegt, en stellen dat tegenover de manuele verwerking van de onkostennota.

De tabel hieronder lijst de verschillende taken op voor het verwerken van een onkostennota, het aantal minuten dat die verwerking in beslag neemt, en een extrapolatie op jaarbasis.

  • In totaal worden er 342 minuten op jaarbasis besteed aan het manueel verwerken van 12 onkostennota’s (1 per maand) van 1 medewerker. Dat komt overeen met 5,70 uur. Aan een uurloon van €45 geeft dat een totale kost weer van €256,50.
  • Indien de medewerker de Olympus-app gebruikt voor de verplaatsingen, dan worden er slechts 51 minuten op jaarbasis administratie aan besteed. Dat komt overeen met 0,85 uur, en een kost van €38,25.
  • Het verschil van €218,25 is dan ook groot, aangezien deze oefening gebaseerd is op één verplaatsing per maand en voor één medewerker.

Houden we rekening met de kost voor de implementatie van Olympus Mobility, dan bedraagt het verschil €155. Dit is een aanzienlijk bedrag aangezien deze oefening gebaseerd is op één verplaatsing per maand en voor één medewerker.

Beeld je eens in hoeveel de besparing bedraagt indien je 20 werknemers hebt die 2 à 3 verplaatsingen per maand afleggen!

Oud nieuws: onkostennota om kilometervergoeding geregeld te krijgen!

Het berekenen en uitbetalen van de kilometervergoeding is administratief tijdrovend, en ook dat kan beter.

Veel bedrijven stimuleren hun werknemers met de fiets naar het werk te komen door hen een kilometervergoeding uit te betalen. De opvolging en verwerking hiervan gebeurt vaak via een excelbestand. Dat is niet alleen een tijdrovende methode, er is ook altijd een risico op fouten. Via het mobiliteitsplatform van Olympus Mobility verloopt alles veel eenvoudiger én correcter.

In een voorgaand blogartikel leggen we de voordelen uit van kilometerregistratie, wanneer het is toegelaten en hoe de kilometerregistratie werkt in de Olympus-app.

In dit blogartikel berekenen we de tijdswinst en besparing die je realiseert door de kilometervergoeding te behandelen met de Olympus-app.

Zowel werknemer als werkgever zijn betrokken bij de verwerking van de kilometervergoeding.

  • De werknemer moet al zijn verplaatsingen bijhouden, zowel de woon-werk- als dienstverplaatsingen, en er een onkostennota van maken.
  • De werkgever dient dit alles te controleren en het eindbedrag door te geven aan de personeelsdienst voor uitbetaling.

Hoe maak je kinderspel van de mobiliteitsadministratie?

De oplossing? Laat je werknemer zijn verplaatsingen bijhouden via de Olympus-app. Ook voor hem zal het leuk zijn een punt te zetten achter al die onkostennota’s voor de administratie van zijn mobiliteit.

  • Gedaan met het registreren van alle verplaatsingen in een excelbestand en het tijdrovend verzamelen van onkostennota’s.
  • Op het eind van de maand ontvang je overzichtelijke en duidelijke rapportering met de totale kilometervergoeding per werknemer.
  • Je speelt deze rapporten door aan het sociaal secretariaat en zij zorgen voor de rest.

Volgens onze berekeningen bespaar je met deze methode maar liefst €100 per verplaatsing. Leggen je werknemers regelmatig dienstverplaatsingen af met de eigen wagen? Dan pas kan je echt een grote som geld uitsparen door gebruik te maken van de diensten van Olympus Mobility!

Klaar om geld en tijd te besparen, en komaf te maken met de onkostennota?

Vraag het Mobility-team gerust om meer info. We antwoorden zo vlug mogelijk.

Graag tot binnenkort.