Improving the flow of work

The Olympus Mobility product development team is a multi-disciplinary team with backend developers, a web developer, mobile app developer, product designer and with the CTO and CEO sharing the product management role.

We’re building the Olympus Mobility platform and also work with KBC Group to integrate our services in the KBC Mobile Banking app.

At the beginning of 2022 the product development team decided that it wanted to deliver faster because it had become harder to meet release dates. We wanted to take a step back to find out what was going on and find ways to improve.

1. Visualise work

Work Item Level

First, we figured out how to get useful data about the work done and found ways to visualise the last month’s work with the hope that it could lead us to insights.

We started looking at work item level and exported data from JIRA. A work item can be a story or a bug.

We exported the cycle time for work items for our delivery process for the period between the 1st of October 2021 and 15th of April 2022. Cycle time is the time that a work item spends as work in progress within a predefined set of process boundaries. As process boundaries we took the moment a developer picks up a work item for implementation until it is finished and ready to deploy to production. This includes time to implement the work item, have a peer review and a QA stage. We focussed on this part of the process because the people in the team felt stressed out because of the workload, context switching and lack of focus and we had reliable data.

The cycle time we calculated didn’t include the deployment to production itself because that happened every two weeks and it wasn’t tracked in JIRA with a separate workflow state.

The cycle time for all our feature work is visualised here in a cycle time scatter plot [1]:

In a cycle time scatter plot every dot represents a work item. The horizontal axis on the chart indicates when the work item was completed. The vertical axis indicates how long the work item spent in progress within the process boundaries we’ve chosen. In this plot we chose days as the unit of time.

What this chart shows us is that 50% of the work items that were completed between the 1st of October 2021 and 15th of April 2022 were completed within 3 days. 85% of all work items were completed within 11 days and 95% of the items were completed within 32 days.

The less variability there is in cycle time the more predictable you are as a team and in our case we think that 85% of work items completed in 11 days doesn’t look bad at all. 

The learnings we took from this exercise:

  • We should pay attention when ‘in progress’ work items cross the 8 – 10 days of age because it looks like once they cross this threshold they often stay in progress for a long time. We need to pay more attention to work item age and act to prevent long cycle times.
  • We can also look into the outliers to find out why they took so long and find out if they have something in common that we need to pay attention to.
  • In general we are very pleased with the cycle time of individual work items for this part of our product development process and we don’t think we need to dig any deeper right now.

Feature level

Next we looked one level up to the feature level. With a feature we mean a larger deliverable that needs many work items to be completed before delivering value. Some  examples of features are: extend our mobile app to let users use a car sharing service or order a train ticket.

The team felt that they were working on many things at the same time and when we looked at the data this is what we found:

  • In October 2021 we worked on 5 features in parallel
  • In November 2021 we worked on 4 features in parallel but 2 of the features were new ones. For 3 of the features that we worked on in October we paused the work.
  • In December 2021 we worked on 6 features in parallel, luckily none of them were newly started.
  • In January 2022 we also worked on 5 features, none of them new.
  • In February 2022 we worked on 8 features in parallel of which 3 were new.
  • In March 2022 we worked on 8 features in parallel.
  • In April 2022 we also worked on 8 features in parallel.

We were working on more features in parallel than we had people in the team during this timeframe (7 people were part of the product development team).

So although the team did a great job at finishing individual work items we worked on many features in parallel which resulted in a long cycle time for each of the individual features.

My expectation was that we would have a low flow efficiency for the individual features due to lots of context switching. Flow efficiency for a feature is the ratio of the total active time a feature was worked on to the cycle time it took to complete the feature.

For example, if a feature took 10 days to complete but it only required 2 days of active work the flow efficiency is 20%. It means that the work spent 8 days in some inactive state.

Flow efficiency is often difficult to measure because it means we need to be able to distinguish active from inactive time. If your workflow has wait states in between every state, for example ‘development in progress’ → ‘waiting for review’ → ‘review’, and the state changes are kept up-to-date reasonably well you can calculate flow efficiency. Our workflow doesn’t have wait states but we are required to do time tracking for accounting purposes. This means we track daily how much time we spent per feature and this allows us to measure flow efficiency quite accurately.

So based on these worklogs / timesheets we were able to both calculate flow efficiency for every feature and visualise how we spent our time as a team [2]:

The image above shows a Gantt chart which is often misused to represent a project plan. Misused, because Gantt charts are typically created before the work starts. However during the product development process we still learn new things that affect the work that needs to be done and so laying out a detailed plan and estimating how long it will take beforehand is hardly ever accurate. The project plan also typically assumes 100% flow efficiency which is almost never the case.

The Gantt chart that I show here represents how we actually spent our time as a team based on the work logs. It is not at all how a predefined project plan typically looks like.

Each line in the chart represents a different feature we worked on. For the purpose of this blog post the actual feature descriptions have been renamed to generic values ‘Feature 1’, ‘Feature 2’,… If a day is coloured for a feature it means at least someone in the team logged time on the feature. It shows really well how scattered our time was spent and how it increases the cycle time for each of the features. You can see this by the many gaps and a lot of context switching.

The flow efficiency for these features for this time frame is, sorted ascending: 7%, 9%, 12%, 14%, 16%, 22%, 36%, 53%. This is because on average, things are waiting somewhere 4 times more than they’re being actively worked on!

On top of this, one stream of work that isn’t visible in the drawing is operational support. The team spent 25% of its time on unplanned work to support the operations team or help answering questions from customers or fix bugs.

As you can imagine, the team was very busy and we had a very high resource utilisation but a low flow efficiency. As a result, delivering value to our customers took longer than it should and the feeling of being overwhelmed was high due to constant context switching and feeling busy all the time without time to recover.

Some reasons why we worked on so many features at the same time:

  • Features got pushed to the team instead of pulled by the team when they were ready for new work. The reason features got pushed to the team was because release dates were agreed with partners when the work wasn’t clear yet and without leaving enough slack time for unplanned work. When a feature was agreed to be delivered 6 months from now and after 3 months a new customer wanted to sign a contract but really needed an extension to our platform it became the same priority as the planned feature and it was pushed to the team. This is totally understandable (we like new customers!) but to make it less stressful for our small team we should have left some slack in the schedule to be able to cope with unplanned requests in a sustainable way and not fill the schedule for months upfront.
  • Features got paused because some partners have release cycles with predefined dates. If a feature was almost but not completely ready for release on the predefined date it was only up for the next release in 3 months time. This meant that even when only one more week was needed to complete the feature it went dormant for almost 3 months until the partner’s release schedule allowed it to pick it up again to do final integration tests and release it. These fixed release schedules mean we unnecessarily delay bringing value to our users and also results in more work in progress and secondary needs (context switching, new people are put on the product after 3 months which lack context and need more guidance,…).

Gathering metrics and visualising the work helped us to realise something needed to change. It was clear that there was a big opportunity to deliver value sooner and with lower stress for the team.

2. Stabilise

The first thing we decided as a team was that we should first finish what we were working on and not start anything new unless we needed to meet an earlier agreed release date. 

In the following weeks and months we were actually able to finalise most of the ‘work in progress’ features and make them available to our users which was very welcome.

In an ideal world we would work with the team on as few features or topics as feasible and focus on releasing the value to our users as soon as possible with good quality and learn from feedback. Once the team is ready for new work we decide what’s the next most important or impactful topic and we repeat. Deciding as late as possible about the next priority means we have the most context to decide what’s the most important at the moment we are ready to pick up new work.

Unfortunately we can’t always stick to this ideal way of working because we work with partners who want to commit to release dates and intermediate milestones (e.g. integration testing phase) long beforehand so we don’t always have the freedom to decide as late as possible what’s the next most important thing to work on. We need to live with these constraints and what we’ll try in this case is:

  • take past cycle times for features into account to try to get to a realistic release date
  • prioritise the work with predefined release dates first so we’ll have a high change of meeting the external constraints without too much stress
  • be cautious of new work getting pushed to the team. Switch to pulling of work when something finishes as the default mode of operation

This should result in positive outcomes for both our team (deliver with quality and without much stress) and our partners (Olympus Mobility is reliable and is meeting release dates).

3. Test case: VAB one-off breakdown assistance

Soon after we came up with our findings and actions described in the previous two sections at the end of April 2022 a new release date came in sight which was already agreed upon at the end of 2021. We committed to bring the one-off breakdown assistance (OOBA) product by VAB to the KBC Mobile Banking app.

OOBA is a product that allows car drivers to get help when their car breaks down.

By the end of April 2022 the discovery phase (or Fuzzy front end phase) for OOBA was finished and we were expected to be ready with the development by the 16th of July 2022. This marked the start of the end-to-end integration test phase. The integration test phase was followed by pen tests on the 15th of August, a pilot release on the 31th of August and finally a public release on the 12th of September 2022.

We decided to let a small multi-disciplinary team focus on building the product. We thought this was the option with the best chance of getting the delivery of OOBA ready by the 16th of July.

The team started its first work item on the 12th of May and also introduced some practices which helped us meet the release dates and which I’ll describe in the next paragraphs.

We made sure we got faster feedback by introducing concurrent development. Backend and frontend developers started and worked together to get a functioning end-to-end slice ready as soon as feasible. This involved starting with API’s which returned mock content which got replaced by the real implementation as backend development progressed.

Implementing the end-to-end functionality also included integration with external parties (VAB and KBC) as soon as we could. We didn’t wait until the planned integration test phase that was scheduled months later. This all with the purpose of spotting possible integration issues sooner and to be able to finish work items and not postpone feedback.

Once some work was ready to demo we showed it at our weekly status meeting with all stakeholders. This was much appreciated and gave us valuable feedback which we often could incorporate by the next meeting.

During our daily status meeting with the Olympus Mobility team we focussed on removing blockers to prevent work from aging. We focussed on finishing what already started before starting anything new.

The ability to focus and the introduction of the practices described earlier resulted in a cycle time of 7 days for 85% of the work items and 10 days for 95% of the work items. Compared to what we showed for the period 1st of October 2021 – 15th of April 2022 the cycle time improved and we have less variation which means we are more predictable. The flow efficiency for the OOBA work ended up being 60%.

Mid may 2022 we also switched from our biweekly releases to Continuous Delivery (CD) for our backend and web developments. Each developer became responsible to deploy their changes to production. The cycle time for OOBA above includes deploying the changes for work items to production. Switching to CD saves us about a half a day every two weeks that we needed to deploy all changes to production in bulk. By introducing CD, we deliver value to users sooner and it has no negative impact on our availability.

We did organise our team for fast flow but we were also hugely dependent on the support of the partners we integrated with, VAB and KBC. It’s only thanks to their fast response time and feedback when debugging integration issues that we could meet these challenging release dates.

We met the release dates and the OOBA product is available from the 12th of September 2022 in the KBC Mobile Banking app. Delivering OOBA was definitely considered a success both for the product development team and the stakeholders. We are taking the learnings from the JIRA data and the process changes with us when planning and delivering future product initiatives and we’ll continue to inspect and adapt to keep improving the speed and quality of the mobility services we deliver to our users.

Copying these practices might not give the same results in your product development context but it might give you some inspiration on how to evaluate and if needed improve flow. Thanks for reading.

[1] : The cycle time scatter plot was created using the jira-agile-metrics github project. It provides data that gives more insight compared to what you get out of JIRA without additional extensions or apps. You get for example percentile data about cycle times which is important as cycle time data doesn’t have a normal distribution and so the averages Jira provides aren’t helpful. Generating the data is easy but cleaning the data took quite a bit of time. We for example had work items that were used for time tracking outside of the software delivery process and which went from Todo → Done without going through the actual workflow. These and other tickets needed to get filtered to get more accurate results. Take this in mind when trying to come up with useful metrics.

[2] : The flow efficiency calculations and the Gantt chart are generated using the work-exposure github project.

Author: Kristof Adriaenssens

Many thanks go out to Tom Stuart and Will Ellis for reviewing the blog post and providing valuable feedback.

If you are interested in shaping the future of mobility, check out our Jobs page.

Voici comment résoudre les longs temps d’attente pour les voitures de société !

Olympus Mobility vous offre une solution de mobilité durable qui est facile, pratique et abordable :

Pourquoi les temps d’attente pour les voitures de société sont-ils si longs ?

Il ne faut pas chercher bien loin pour trouver la cause des longs délais de livraison des voitures. Tout est lié, bien évidemment, à la crise du Coronavirus.

Les concessionnaires automobiles ayant été contraints de fermer leurs concessions en 2020, leur chiffre d’affaires a atteint un niveau plancher. Cela a entraîné une baisse de la demande auprès des constructeurs automobiles qui ont, à leur tour, réduit leur production.

Les fabricants de puces et de semi-conducteurs qui font tourner les ordinateurs de nos voitures ont également été confrontés aux mêmes problèmes. Cependant, ils ont rapidement trouvé une alternative équivalente sur le marché de l’électronique, comme les smartphones et les consoles de jeux. Pendant le confinement, la demande dans cette niche a en fait augmenté et, même, de manière significative.

Le marché de l’automobile a donc perdu sa priorité.

  • La pénurie de puces et de semi-conducteurs a perturbé le flux logistique.
  • Les livraisons aux constructeurs automobiles se sont vues retardées.
  • Plusieurs usines ont fermé leurs portes.

Et la conséquence logique ? L’allongement des délais de livraison et des longs temps d’attente pour les véhicules de société et les voitures ordinaires. La crise du Coronavirus s’est transformée en une crise des semi-conducteurs, pour ainsi dire.

Parfois même des délais de livraison de deux ans

Aujourd’hui encore, nous ressentons toujours les effets des années Corona.

  • Les temps d’attente pour les véhicules de société varient de six mois à deux ans, en fonction de la marque et du modèle choisis.
  • La guerre en Ukraine vient encore en rajouter une couche.
  • Actuellement, nous sommes confrontés à l’interruption des voies de transport et à une pénurie de faisceaux de câbles, des composants électrotechniques importants des véhicules.

Et qu’en est-il des perspectives d’amélioration ? Aucun signe que cela n’arrive.

Pour les gestionnaires de flotte, tout cela est particulièrement préjudiciable : en outre, les voitures de société (électriques) ne sont pas prioritaires. Les temps d’attente augmentent encore et la mobilité de vos collaborateurs souffre de ces retards.

Existe-t-il une solution ?

Évidemment, il existe une solution. Pour assurer un transport fluide, il faut d’abord revoir votre flotte de véhicules actuelle. On ne peut plus imaginer le monde de l’entreprise sans le travail à domicile. De nombreux collaborateurs doivent se rendre au travail et en revenir moins souvent. Aujourd’hui, leur voiture de société est plus souvent à l’arrêt que sur la route.

Les contrats de leasing de votre entreprise sont sur le point d’expirer ? Il est alors grand temps de se poser la question suivante : toutes ces voitures de société sont-elles encore bien nécessaires ? Existe-t-il une alternative moins chère ?

Dans votre recherche d’une option équivalente, vous tombez rapidement sur la mobilité durable. Ce n’est pas étonnant, car les transports en commun et partagés répondent parfaitement aux besoins de mobilité de vos travailleurs.

Par rapport au prix de revient d’une voiture à essence en leasing, vous économisez 12.300 euros par an avec la mobilité durable.

Mais en toute honnêteté, la charge administrative supplémentaire est considérable. On peut facilement consacrer plusieurs heures à une seule note de frais. Nous aimerions vous aider avec notre App Olympus.

Il n’y a rien de plus facile ni de plus pratique. L’app Olympus vous donne une seule facture mensuelle, tandis que vos collaborateurs organisent simplement leur mobilité dans une seule application. Cette simplification administrative vous fait économiser environ 155 euros par travailleur et prend moins d’une heure.

Comment résoudre les longs temps d’attente pour les voitures de société ?

Essayez la mobilité durable dans votre organisation !

Vous lirez ici tout ce qui concerne les six étapes à suivre pour que vos collaborateurs puissent prendre la route de manière durable.

Réservez dès à présent une démonstration !

Voici comment économiser sur les frais d’essence des employés

Mobilité durable

Lorsque vos employés paient un avantage en nature (AEN), il est difficile, en tant qu’organisation, de réduire les frais des déplacements privés. Pour néanmoins économiser sur les frais d’essence, vous pouvez bien sûr demander à vos employés d’adapter leur style de conduite et de retirer les objets inutiles de leur voiture, mais les vieilles habitudes ont la vie dure. Avec une voiture de société, vous continuez à perdre énormément d’argent.

Alors comment faire des économies malgré tout ? Réduisez les coûts liés aux déplacements domicile-travail et aux voyages d’affaires. Ceci peut se faire très facilement grâce à la mobilité alternative.

Un exemple chiffré

Let’s look at the numbers. Pour cet exemple fictif, nous nous rendons de Gand à Anvers. Nous partons de la Bevrijdingslaan 288 et arrivons à l’Uitbreidingstraat 2 pour une réunion vers 9 heures du matin.

En voiture

Tout d’abord, nous allons parcourir ce trajet avec une voiture à essence. Nous parcourons 62,2 km et comptons sur un prix de l’essence de € 2,025 au litre. Avec une consommation de 6,8 au 100 km, le coût du carburant s’élève à € 17,13. Toutefois, il ne s’agit-là que d’un seul aspect du coût total. À cela s’ajoutent, en outre, le coût de consommation (coût des kilomètres parcourus avec une voiture de leasing, € 24,88) et les frais de stationnement (€ 5).

Le résultat ? 1 trajet aller revient à € 27,27.

En voiture

En transport en commun

Le même trajet peut se faire facilement en transport en commun. Un ticket de train de Gand à Anvers coûte (aller/retour) € 16,60 avec un Standard Multi. Nous prenons également deux fois le bus, ce qui revient à € 3,40 avec une carte 10 voyages. Nous parcourons les derniers kilomètres avec un Blue-bike (€ 3,75). Le résultat ? 1 trajet aller revient à € 14,45.

En transport en commun

Perdez-vous du temps ?

Non. Il est vrai que le trajet en voiture entre Gand et Anvers dure environ 45 minutes, mais c’est sans compter les embouteillages. Si nous examinons ce trajet de manière réaliste, il faut compter (au moins) 90 minutes.

Ce temps est égal à celui des transports en commun. Mais contrairement à un trajet en voiture, vous utilisez ce temps de manière utile. Vous avez les mains libres pour répondre aux courriels ou préparer des réunions. En plus de cela, vous arrivez sans le stress des embouteillages.

Économies de temps et d’argent

En utilisant les transports en commun, vous faites un usage optimal de votre temps et vous économisez € 12,82 par trajet. Si vous effectuez ce trajet quatre fois par mois, vous économisez € 51,28. Sur une base annuelle, cela représente € 615,36. Pour une entreprise qui possède 20 voitures de société, cela représente une économie annuelle de € 12.307,20 ! Votre organisation peut donc gagner énormément d’argent en déployant des moyens de transport alternatifs.

En outre, les employés bénéficient également de tarifs avantageux et d’un algorithme SNCB intelligent dans l’App Olympus. D’ailleurs, vous n’économisez pas seulement sur les frais d’essence, vos frais administratifs vont également diminuer considérablement. KPMG et Sweco l’ont déjà prouvé.

Vous voulez en savoir plus sur la mobilité d’entreprise durable ? Contactez-nous !

Budget mobilité Fédéral 2.0

Le budget mobilité Fédéral 2.0 simplifié et plus attractif

Le gouvernement De Croo a annoncé que toutes les nouvelles voitures de société devront être neutres en CO2 d’ici 2026 et que le budget mobilité légal sera amélioré.

Alors, qu’est-ce que cela signifie concrètement pour les entreprises ?

Olympus Mobility l’explique brièvement :

Tout d’abord, à partir de septembre 2021, la norme relative aux émissions de CO2 sera basée sur la norme WLTP. Cela signifie que les émissions de CO2 autorisées pour les voitures de société relevant du premier pilier seront portées à 120g/km.

C’est une bonne nouvelle pour les employés ! Ils auront désormais plus de possibilités pour acheter une voiture plus petite et respectueuse de l’environnement, dans le cadre du premier pilier du budget mobilité légal.

Ensuite, il est question de supprimer les temps d’attente pour, à la fois, les employeurs (36 mois) et, à la fois, les employés (12 mois) pour l’introduction massive du budget mobilité légal.

En outre, des modifications seraient également apportées aux indemnités des frais de logement. Le critère géographique selon lequel l’employé doit habiter dans un rayon de 5 km de son lieu de travail serait élargi, et les conditions du financement hypothécaire seraient assouplies.

Enfin, il existe également plusieurs incitants fiscaux pour l’électrification de la voiture de société.

Par exemple, les investissements dans les bornes de recharge bénéficieront d’une réduction d’impôt de 45 %. Cela doit encourager l’électrification des voitures de société.

Avec cette proposition, le gouvernement franchit les premières étapes concrètes de son ambition de rendre plus verte la mobilité professionnelle !

Attention, il ne s’agit que d’une proposition de loi. Elle doit être approuvée par le gouvernement et le parlement avant de pouvoir être mise en œuvre. Mais nous pouvons être certains que cela arrivera bientôt !

Ainsi, vous resterez toujours sur la route tout simplement, avec Olympus Mobility !

Adieu à la note de frais

Avec l’app Mobility, passez de la note de frais à la simplicité administrative

Les employeurs veulent autant que possible simplifier les processus en les numérisant. Olympus Mobility peut vous aider à cet effet car nous excellons dans tout ce qui a trait à la gestion numérique de la mobilité. Olympus Mobility entend simplifier considérablement ce casse-tête administratif qu’est la mobilité. Pensez à la note de frais! Et ce dans l’intérêt de chacun, tant de l’employeur que du travailleur.

Il y a le travailleur….

Le travailleur a accès à l’app Olympus et peut ainsi acheter en ligner tous les tickets individuels, les cartes multi-voyages, les abonnements, les vouchers et/ou les titres de transport. Vous êtes intéressé par un compte démo gratuit ? Vos travailleurs sont libres de choisir en toute simplicité dans l’offre étendue d’options de transport durables. Passer rapidement et simplement d’un moyen de transport existant à l’autre est un jeu d’enfant. Un bonus ? Grâce au budget mis à leur disposition, ils ne doivent plus avancer un cent.
Le résultat ? Gain de temps pur, moins de stress, plus de sérénité, un meilleur équilibre vie professionnelle-vie privée et une plus grande productivité.

Mais aussi l’employeur…

Supposons qu’en tant qu’employeur, vous mettiez l’app Olympus à la disposition de vos travailleurs, les plaintes à propos de l’administration qu’entraîne la mobilité appartiendront définitivement au passé. Fini de rassembler les notes de frais. La seule administration qu’il vous reste, c’est de mettre l’app Olympus à la disposition de vos travailleurs et de fixer des budgets qui leur permettent d’utiliser les moyens de transport alternatifs. À la fin du mois, vous recevez une seule facture qui simplifie la récupération de la TVA. Plusieurs rapports vous permettent d’avoir une vision ciblée des déplacements de vos travailleurs.
Le résultat ? En tant qu’entreprise, vous économisez sur les frais des tickets et de l’administration. De plus, vous pouvez enfin dire adieu aux nombreux contrats de mobilité et à la collecte de bons, de tickets et de notes de frais. Quel luxe !

Nous démontrons la simplification administrative par les chiffres

La mobilité, un casse-tête administratif ? Difficile de le nier, malheureusement. Le traitement et la gestion des frais liés à la mobilité demandent beaucoup d’efforts de différents départements. Nous les énumérons brièvement :

  • Travailleur prépare une note de frais et l’introduit.
  • Dirigeant contrôle les pièces justificatives, les approuve et communique son accord au service du personnel.
  • Service du personnel règle ensuite le remboursement avec le salaire.

Comme vous pouvez le voir, plusieurs personnes passent des heures à traiter une note de frais.

Ci-dessous, vous trouverez un relevé détaillé et chiffré de l’impact financier.

Nous calculons l’économie pour un collaborateur qui parcourt un déplacement par mois avec l’app Olympus et la comparons avec le traitement manuel de la note de frais.

Le tableau ci-dessous énumère les différentes tâches pour le traitement d’une note de frais, le nombre de minutes que prendra ce traitement et une extrapolation sur une base annuelle.

  • Au total, 342 minutes sont consacrées par an au traitement manuel de 12 notes de frais (1 par mois) de 1 collaborateur, ce qui correspond à 5,70 heures. À une rémunération horaire de € 45, le coût total s’élève à € 256,50.
  • Si le collaborateur utilise l’app Olympus pour les déplacements, seules 51 minutes par an seront consacrées à l’administration. Cela correspond à 0,85 heure, soit un coût de € 38,25.
  • La différence de € 218,25 est donc importante étant donné que cet exercice est basé sur un seul déplacement par mois et pour un travailleur.

Si nous tenons compte du coût de la mise en oeuvre d’Olympus Mobility, la différence s’élève à € 155. C’est une somme importante étant donné que cet exercice est basé sur un seul déplacement par mois et pour un travailleur.

Imaginez à combien s’élève l’économie avec 20 travailleurs qui effectuent 2 à 3 déplacements par mois !

Toutes ces notes de frais pour régler l’indemnité kilométrique !

Le calcul et le paiement de l’indemnité kilométrique nécessitent une administration fastidieuse et il est possible de faire mieux.

De nombreuses entreprises encouragent leurs travailleurs à venir au travail à vélo en leur payant une indemnité kilométrique. Le suivi et le traitement sont souvent assurés par le biais d’un fichier Excel. Ce n’est pas seulement une méthode fastidieuse, elle comporte aussi toujours un risque d’erreurs. Par le biais de la plate-forme de mobilité d’Olympus Mobility, tout est beaucoup plus simple et correct.

Dans un article précédent du blog, nous expliquons les avantages de l’enregistrement des kilomètres, les circonstances dans lesquelles il est autorisé et le mode d’enregistrement des kilomètres dans l’app Olympus.

Dans cet article du blog, nous calculons le gain de temps et l’économie que vous réalisez en traitant l’indemnité kilométrique avec l’app Olympus.

Tant le travailleur que l’employeur sont impliqués dans le traitement de l’indemnité kilométrique.

  • Le travailleur doit faire le relevé de tous ses déplacements, tant le trajet domicile-lieu de travail que les déplacements professionnels et établir une note de frais correspondante.
  • L’employeur doit contrôler tout cela et communiquer le montant final au service du personnel en vue de son paiement.

Comment faire de l’administration de la mobilité un jeu d’enfant ?

La solution ? Il suffit que votre travailleur tienne le relevé de ses déplacements via l’app Olympus. Il sera ravi lui aussi d’en finir avec toutes ces notes de frais pour l’administration de sa mobilité.

  • Fini l’enregistrement de tous les déplacements dans un fichier Excel et la collecte fastidieuse des notes de frais.
  • À la fin du mois, vous recevez un rapport clair et structuré de l’indemnité kilométrique totale par travailleur.
  • Vous communiquez ces rapports au secrétariat social qui se chargera du reste.

Selon nos calculs, vous économisez pas moins de € 100 par déplacement avec cette méthode. Vos travailleurs effectuent régulièrement des déplacements professionnels avec leur voiture personnelle ? Dans ce cas-là, vous pouvez économiser beaucoup d’argent en faisant appel aux services d’Olympus Mobility !

Prêt à gagner du temps et de l’argent ?

N’hésitez pas à demander plus d’informations à l’équipe Mobility. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais.

À bientôt.

Gestion d’un budget mobilité

Quelques exemples de la gestion d’un budget mobilité ?

  • Vous pouvez combiner le budget mobilité légal avec un budget frais spécifique aux déplacements professionnels.
  • L’utilisateur peut charger lui-même un budget privé si le budget mobilité légal ne suffit pas pour ses déplacements privés.
  • Pas d’ambiguïté pour les pass de De Lijn et/ou de la SNCB. Ceux-ci ne peuvent en effet être utilisés que sur le budget spécifique sur lequel ils sont achetés.

Avantages de la gestion d’un budget mobilité via notre plate-forme?

Il est logique qu’une gestion simultanée du budget mobilité par une seule plate-forme n’offre que des avantages. Nous en énumérons les principaux pour vous.

  • L’employeur peut analyser ses frais par type de budget et obtient un rapport clair.
  • Tous les frais imputés sur le budget de l’employeur (budget mobilité légal, cafétéria ou frais) figurent sur une seule facture. De cette manière, leur traitement et la récupération de la TVA deviennent un jeu d’enfant.
  • Tout ce que l’utilisateur dépense via son budget privé n’apparaît ni sur la facture, ni dans le rapport. De cette manière, nous respectons les règles du RGPD.

Flexibilité et durabilité sont sources de bien-être

Votre entreprise mise également sur la flexibilité et la durabilité ? Vous pouvez jouer cette carte de 1001 manières différentes. L’important est de toujours tenir compte du bien-être du travailleur.

  • De quelles possibilités dispose-t-il sur le plan de la flexibilité ?
  • Peut-il choisir librement de télétravailler, travailler au bureau ou dans un espace de coworking ?
  • De quelle manière le travailleur peut-il se rendre au bureau ou dans un espace de coworking ?

La mobilité est importante pour les collaborateurs. De nombreuses entreprises en ont pris conscience et y associent leur vision de la flexibilité et de la durabilité. Mais comment aborder la question concrètement en tant qu’employeur ? Quelles sont les possibilités pour offrir à vos travailleurs une mobilité flexible et durable ?

Notre réponse ? Gérez le budget mobilité à partir d’un même endroit

Tout est possible si le budget mobilité des travailleurs est géré via notre plate-forme en ligne.

De quelle manière pouvez-vous, en tant qu’employeur, proposer une mobilité flexible et durable à vos travailleurs ?

Plan cafétéria

Dans un article précédent du blog à propos de la mobilité flexible dans un plan cafétéria, nous avons déjà expliqué comment tout cela fonctionne. Outre une intégration avec l’outil FIP de SD Worx, nous prévoyons de mettre en place des partenariats avec d’autres secrétariats sociaux et des opérateurs de plans cafétéria.

Lisez aussi le témoignage de KPMG qui a intégré Olympus Mobility dans son Flex Reward Plan.

Le budget mobilité légal

Vous pouvez utiliser notre plate-forme de mobilité pour la gestion du budget mobilité légal, à la fois pour les pilier 2 et pilier 3.

Par notre app, le collaborateur a accès à un large éventail de moyens de transport alternatifs qu’il peut utiliser dans le pilier 2. Chaque mois, le solde est transféré de manière à obtenir le 31/12 un solde clair par travailleur pour le pilier 3.

Plusieurs de nos clients ont déjà mis en oeuvre le budget mobilité comme ACV Belgium, G.I.M.…

Gestion des frais

Dans notre blog à propos des notes de frais, nous expliquons clairement quels frais vous économisez en tant qu’employeur en utilisant notre app de mobilité. Vous pouvez mettre à disposition un budget spécifique par mois ou par an ou choisir un budget illimité. Le travailleur ne voit pas de montant dans l’appli mais sait qu’il doit l’utiliser pour ses déplacements professionnels.

Étant donné qu’il ne doit pas avancer les frais de mobilité, il est très motivé à la perspective d’utiliser effectivement les moyens de transport alternatifs.

Lisez aussi les témoignages de Sweco à propos de leur politique et vision de la mobilité durable et le Vlaamse Landmaatschappij qui bénéfice d’une optimisation de l’administration

Budget flexible pour la mobilité

Vous pouvez aussi utiliser l’app pour des déplacements domicile-lieu de travail. De cette manière, vous pouvez inciter les travailleurs à emprunter des moyens de transport durables pour parcourir ces distances.

Le télétravail devient de plus en plus la norme. En tant qu’employeur, mieux vaut donc éviter de proposer des abonnements standard.

En alternative, vous pouvez proposer à votre travailleur un outil numérique, par exemple l’app Olympus, qui lui permet d’acheter des tickets ou des cartes multi-voyages pour la SNCB, De Lijn, la STIB, les TEC. Naturellement, l’app lui permet également de passer rapidement aux vélos et/ou voitures partagés pour le last mile.

Vous en saurez plus à ce sujet grâce aux témoignages de et Mediacomm

Et il y a plus

Hormis la gestion de tous ces budgets mobilité sur une plate-forme, l’utilisateur peut aussi donner la possibilité d’utiliser l’app Olympus pour des déplacements privés. Le travailleur associe alors sa propre carte bancaire à l’app et charge un budget privé pour pouvoir acheter des tickets et titres de transport le week-end ou en dehors des heures ouvrables.

Pour info : le budget mobilité légal n’opère pas de distinction entre les déplacements professionnels, les trajets domicile-lieu de travail et les déplacements privés en raison du régime fiscal avantageux, de telle sorte que vous pouvez utiliser ce budget dans votre vie privée. Ni l’employeur ni le travailleur ne paient des impôts sur les dépenses dans le pilier 2 du budget mobilité légal. Une cotisation de solidarité de 38,07 % doit encore être portée en compte sur le solde dans le pilier 3 que vous devez payer au travailleur.

Gérer jusqu’à 4 budgets mobilité, en une fois !

Nous vous l’avons déjà expliqué précédemment, mais nous tenons à le répéter car cela fait la force de notre formule : vous pouvez gérer jusqu’à 4 budgets mobilité en même temps sur une seule app, l’app Olympus naturellement.

  • Vous pouvez combiner un budget frais spécifique aux déplacements professionnels avec le budget mobilité légal.
  • Si le budget mobilité légal ne suffit pas pour les déplacements privés, l’utilisateur peut charger lui-même un budget privé.
  • Sur le plan administratif, tout est parfaitement réglé. Si l’utilisateur effectue une transaction donnée, il affecte le coût du ticket ou du titre de transport à un budget déterminé. Il peut aussi consulter et suivre séparément chacun des budgets dans l’app.

Tous les frais sur une même facture, quelle simplicité !

En plus d’une gestion flexible des budgets mobilité, d’autres avantages sont liés à notre app Olympus. Que pensez-vous des suivants ?

  • Rapport clair : en tant qu’employeur, vous analysez très facilement les frais de mobilité par type de budget.
  • Une seule facture : sur laquelle vous retrouvez tous les frais supportés sur le budget de l’employeur – le budget mobilité légal, le budget cafétéria et le budget frais. Le traitement et la récupération de la TVA sont des jeux d’enfant.
  • La vie privée est préservée : ce que l’utilisateur dépense via son budget privé n’apparaît pas sur la facture, pas plus que dans le rapport. La vie privée et les règles du RGPD sont donc respectées à 100 %.

Vous voulez en savoir plus sur une gestion d’un budget mobilité de vos travailleurs ?

N’hésitez pas à prendre contact avec l’équipe d’Olympus Mobility. Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions.

Ou demandez directement une démo de l’app Olympus !

La mobilité flexible dans votre plan cafétéria? Bonne idée!

La mobilité flexible dans votre plan cafétéria?

Le fait que la demande de mobilité flexible augmente de jour en jour est une chose que nous ne remarquons que trop bien chez Olympus Mobility. En effet, les employés veulent pouvoir choisir leur mobilité, tant leurs trajets domicile-travail que leurs voyages d’affaires.

Il existe désormais plusieurs façons d’offrir à vos employés une mobilité flexible. Nous pensons au budget mobilité légal, au budget frais, au plan cafétéria, …

Mais pourquoi ne pas combiner les choses? Olympus Mobility prévoit désormais la possibilité d’inclure la mobilité flexible dans votre plan cafétéria. Votre employé reçoit alors un budget qu’il peut mettre à disposition des moyens de transport alternatifs dans l’app Olympus. Ils sont en outre nombreux et nous pensons au train, tram, bus, métro, vélo partagé, à la voiture partagée,…

Clarifions d’abord quelques termes.

1.      Qu’est-ce qu’un plan cafétéria?

Les employés composent leur propre package salarial sur la base d’un plan établi par l’employeur. Concrètement, cela signifie que les employés ont la possibilité d’échanger une partie de leur rémunération classique (un pourcentage du salaire brut mensuel, un bonus, une prime de fin d’année, etc.) contre un autre avantage qui correspond davantage à leurs souhaits et préférences.

2.      Pourquoi un plan cafétéria?

Pourquoi un plan cafétéria est-il si intéressant? Parce que son introduction crée une situation win-win pour l’employeur et l’employé.

  • Avantages pour l’employé:
    • Liberté de choix: en tant qu’employé, vous composez votre propre package salarial.
    • Avantage financier: les avantages extralégaux sont souvent synonymes de réduction des cotisations de sécurité sociale et des impôts.
  • Avantages pour l’employeur:
    • Marque de l’employeur: un plan cafétéria donne un coup de fouet à l’image de marque de l’employeur, Certainement dans les PME. Comme vous le savez, c’est un facteur à ne pas sous-estimer dans la « guerre des talents« .
    • Coût salarial inchangé: un plan cafétéria n’entraîne aucun coût supplémentaire pour l’employeur et est neutre en termes de coûts. En effet, le budget du plan cafétéria est une conversion du salaire classique que l’employeur doit de toute façon reverser en liquidités.

Cas concret de mobilité flexible par le biais d’un plan cafétéria

Nous illustrons brièvement ce qui précède par un cas concret de notre partenaire-client KPMG.

Chaque employé de KPMG peut choisir un budget pour ses trajets domicile-travail et ses voyages d’affaires afin de le consacrer à des options de mobilité dans l’app Olympus Mobility. Pour encourager ses employés à opter pour une mobilité alternative et flexible, KPMG leur propose un incitant.

En quoi consiste cet incitant? Pour chaque jour où un employé utilise l’app Olympus, il/elle gagne 10 euros. Ce montant est additionné à son 13ème mois et payé à la fin de l’année. Vous en saurez plus en lisant notre interview avec Peter Van de Velde, Mobility Manager chez KPMG.

Intégration avec l’outil FIP de SD Worx

Olympus Mobility a conscience que la demande de mobilité flexible va continuer à croître. C’est pourquoi nous nous engageons à fournir une prestation de services encore meilleure, à nos prospects et nos clients.

En collaboration avec l’un de nos partenaires, SD Worx, nous avons fait des efforts ces derniers mois pour une intégration avec le Flex Income Plan (FIP), le plan cafétéria de SD Worx. Si un collaborateur opte pour Olympus Mobility dans l’outil FIP, tout se passe alors automatiquement:

  • l’employé reçoit les informations nécessaires,
  • le compte est créé dans le portail de gestion d’Olympus Mobility,
  • et la charge de travail pour l’employeur est minimale.

Nous misons ainsi sur la numérisation, l’automatisation et la durabilité.

Vous souhaitez intégrer Olympus Mobility dans votre plan cafétéria?

Et offrir à vos employés la possibilité d’une mobilité flexible?

Réforme des corporate mobility practices

Réforme des pratiques de mobilité de société ? Les statistiques ne mentent pas !

L’étude Mo’vid-19 d’Espaces-Mobilités a interrogé 3.200 Belges à propos de leur attitude vis-à-vis de la mobilité avant et après la crise. 43% des participants indiquent avoir l’intention d’adapter leur habitudes en matière de mobilité après la crise. Ils pensent que la réforme des pratiques de mobilité de société sera surtout favorable aux solutions de soft mobility comme le vélo, le trottinette ou la marche.

Le vélo enregistre d’excellents résultats parmi les solutions de soft mobility . Il n’est pas surprenant que le Belge ait succombé au deux-roues. 34% des participants à l’étude Mo’vid-19 déclarent utiliser plus souvent un vélo ou un scooter comme moyen de transport après la crise. Et nous ne pouvons que nous en réjouir.

Les chiffres que publient notamment Cowboy et Billy Bike à l’intention du grand public ne font que confirmer cette tendance. La start-up bruxelloise Cowboy lance des vélos design électriques sur le marché et a vu ses ventes augmenter de 230%. Les vélos partagés de Billy Bike sont parvenus à doubler le nombre de leurs courses ces derniers mois.

Dans la vie professionnelle aussi, la location de vélos ne cesse d’augmenter. C’est ainsi que Cycle Valley, le conseiller en mobilité a découvert un nouveau modèle de rentabilité pour les vélos d’entreprise « grâce » à la crise du coronavirus: la location à court terme (par mois). La réforme des corporate mobility practices ne pourrait être plus claire.

Et la progression du vélo?

La progression du vélo n’a pas échappé au monde politique. Lydia Peeters, la ministre flamande de la Mobilité et des Travaux publics a organisé une toolbox sur le thème de la mobilité durable à l’occasion des conclusions sur la mobilité en période de crise. Le but est d’inciter les Flamands à continuer à faire du vélo même après la disparition du coronavirus. Elle investit à cet effet un budget de 3 millions d’euros, notamment dans les pistes cyclables, les parkings à vélos supplémentaires ou l’élargissement des pistes cyclables, sentiers pédestres et passages pour piétons. De cette manière, les gens pourront continuer à respecter une distance de 1,5 mètre.

Réforme corporate mobility practices? Le télétravail est apprécié !

L’impact principal sur la mobilité a incontestablement trouvé son origine dans l’obligation du télétravail. Avant la crise du coronavirus, le télétravail n’était pas encore ancré dans de nombreuses entreprises. Au contraire, il était plutôt évité par crainte pour la productivité (ou l’improductivité) des travailleurs. Mais finalement, le télétravail est devenu la nouvelle norme.

L’étude Mov’id-19 constate que 42 % des travailleurs sont enthousiastes à l’idée de pratiquer davantage de télétravail à l’avenir. Le télétravail suscite donc des réactions positives. 79% des participants encouragent la promotion et le soutien du télétravail.

Les employeurs font une concession importante : le fisc autorise par un « ruling covid » qu’une indemnité nette de 126,94 euros soit payée par mois au travailleur qui installe un bureau à domicile à l’ère du coronavirus. En plus de cette somme, une indemnité nette de 20 euros peut également être payée pour l’utilisation de sa propre connexion Internet.

Twitter a compris également que le télétravail était un keeper. Il y a deux semaines, Twitter a lancé la politiquerévolutionnaire que les collaborateurs peuvent télétravailler forever s’ils le souhaitent ! Twitter met en pratique immédiatement la réforme des corporate mobility practices.

Dans l’un des articles précédents de notre blog consacrés à la mobilité durant l’ère post-coronavirus, vous saurez comment, en tant qu’entreprise, vous pouvez économiser de l’argent en remplaçant les frais d’abonnement élevés par des cartes multi-voyages.

Corporate mobility 2.0 – mais comment ?

Le monopole de la voiture de société en tant que solution de corporate mobility risque de devoir lentement céder la place à d’autres formes de mobilité flexibles. Pour les travailleurs, une voiture de société n’est plus le cheval de parade d’un package salarial. Ils préfèrent dépenser ce budget en toute liberté à d’autres options de mobilité plus personnalisées.

En donnant aux travailleurs accès à un éventail d’autres options de transport, l’employeur leur offre une possibilité supplémentaire d’instaurer des déplacements flexibles. Cette réforme des corporate mobility practices permet, d’une part, d’augmenter l’efficacité et la productivité et, d’autre part, de diminuer le stress.

De nombreux employeurs voient également l’introduction du budget mobilité comme un atout important pour l’image de marque de l’employeur. Le budget mobilité permet d’échanger la voiture de société contre des alternatives durables ou de l’argent dans des conditions avantageuses fiscalement.

Let’s flatten the mobility curve ! Let’s réforme les corporate mobility practices !

Un coup de pouce nécessaire pour votre corporate mobility transformation? Vous avez besoin d’aide pour la réforme des corporate mobility practices? Consultez d’ores et déjà le site Internet d’Olympus Mobility ou simulez votre mobility policy idéale sur le site Internet de Payflip!

Lisez nos autres articles de blog

Enregistrement simple des kilomètres

Enregistrement simple des kilomètres avec l’app Olympus

Si vous utilisez la plate-forme de mobilité d’Olympus Mobility, l’administration est un jeu d’enfant. Notre plate-forme et notre app Olympus offrent une solution efficace à la complexité administrative de la mobilité. Comment ? En veillant à un enregistrement simple des kilomètres et à l’indemnité kilométrique correspondante pour chaque travailleur. Le travailleur enregistre en ligne dans l’app Olympus à la fois son trajet domicile-lieu de travail et ses déplacements professionnels . À la fin du mois, l’employeur reçoit un rapport avec le montant total de l’indemnité kilométrique par travailleur. Difficile de faire plus simple.

Quand une indemnité kilométrique est-elle autorisée ?

Une indemnité kilométrique est autorisée tant pour le vélo que pour la voiture privée

1. Trajet domicile-lieu de travail à vélo

Une indemnité kilométrique est-elle prévue au niveau sectoriel ou dans l’entreprise ? Dans ce cas, vous pouvez, en tant qu’employeur, payer une indemnité vélo à vos travailleurs.

  • Vous pouvez imputer à 100 % l’indemnité vélo kilométrique en frais professionnels déductibles à concurrence d’un montant déterminé. L’indemnité vélo est exonérée d’ONSS.
  • Le montant maximum est de 0,24 euro par kilomètre et est indexé et adapté chaque année au 1er janvier.
  • Si, en tant qu’employeur, vous accordez le montant forfaitaire maximal appliqué par les services publics, vous ne devez pas produire de pièces justificatives.

2. Trajet domicile-lieu de travail en voiture privée

Si votre travailleur effectue les trajets domicile-lieu de travail avec sa voiture privé (auto, moto, cyclomoteur…), la loi ne prévoit pas d’intervention obligatoire de l’employeur. Si cette intervention est néanmoins prévue dans une CCT sectorielle, l’employeur est tenu d’intervenir.

  • Le travailleur peut choisir entre l’indemnité forfaitaire et les frais réels.
  • S’il opte pour les frais réels, un forfait de 0,15 euro par km est d’application, sans limitation de la distance parcourue. Le travailleur doit toutefois justifier ses frais réels. Ces frais sont déductibles fiscalement pour l’employeur.
  • Les frais forfaitaires sont calculés selon des pourcentages qui augmentent par tranche de revenus, ils s’élèvent à 0,320 euro maximum.

Simplicité de l’enregistrement des kilomètres grâce à l’app Olympus, même pour les cyclistes

Avec l’app Olympus, l’enregistrement des kilomètres est un jeu d’enfant.

  • L’employeur introduit la distance domicile-lieu de travail et donc aussi l’indemnité kilométrique dans le portail de gestion Olympus. Il procède ainsi par travailleur, tant pour les déplacements à vélo qu’en voiture privée.
  • Le travailleur enregistre chaque jour ses déplacements dans l’app Olympus. De cette manière, l’employeur optimise ces frais en cas de maladie, de congé ou de travail à temps partiel.
  • Le travailleur peut aussi suivre son indemnité kilométrique totale dans l’app Olympus.

3. Indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels

Tant pour les trajets parcourus avec une voiture privée qu’avec une voiture cafétéria – une voiture de société sans carte de carburant, une indemnité kilométrique peut être payée.

Déplacements professionnels avec voiture privée ou cafétéria

Les règles à suivre sont assez compliquées. Même si votre travailleur effectue un déplacement professionnel avec sa voiture personnelle, vous pouvez lui verser une indemnité kilométrique. Le travailleur peut choisir entre une indemnité forfaitaire et les frais réels. Tenir ces frais réels nécessite une vigilance constante.

  • Le montant forfaitaire de l’indemnité kilométrique est actuellement de 0,3653 euro et est adapté chaque année le 1er juillet.
  • Le montant par kilomètre est un montant maximum. L’employeur peut choisir d’appliquer un montant inférieur au kilomètre.
  • Si l’employeur octroie le montant forfaitaire maximal payé aussi par les services publics, il ne doit pas produire de pièces justificatives.
  • L’indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels n’est pas imposable. Du reste, des cotisations de sécurité sociale ne sont pas retenues non plus.

L’app Olympus pour un enregistrement simple des kilomètres

Dans l’app Olympus, vous pouvez introduire un tarif différent pour une voiture cafétéria sans carte carburant et une voiture personnelle.

  • L’employeur donne au travailleur l’accès à l’enregistrement des kilomètres pour les déplacements professionnels.
  • Celui-ci enregistre ensuite ses déplacements professionnels dans l’app Olympus, d’une manière conviviale et simple.
  • Une fois que le point de départ et la destination ont été introduits, l’app calcule la distance automatiquement.

One Mobility-tool to solve them all

Durant l’ère post-coronavirus, les entreprises seront confrontées encore plus qu’avant à des variations dans le recours à la mobilités par leurs travailleurs.

  • Chaque membre du personnel a ses propres modes de mobilité qui varient individuellement.
  • Un plan cafétéria, traditionnellement, offre déjà de multiples choix.
  • Certains optent aussi désormais pour un budget mobilité, une formule encore différente.

Olympus Mobility répond aux souhaits des entreprises de laisser la liberté de choix à leurs travailleurs. Dans le même temps, elle entend garantir la simplicité dans le traitement de la problématique complexe de la mobilité et donner aux entreprises une vision améliorée des frais réels dans l’ensemble. Vous cherchez une solution simple d’enregistrement des kilomètres ? Avec notre Mobility-tool, vous frappez à la bonne porte.

Vous souhaitez plus d’informations ? Pouvons-nous vous aider ? N’hésitez pas à prendre contact avec nous !

Lisez nos autres articles de blog

Carte multi-voyages ou abonnement

À l’ère post-coronavirus, les travailleurs ne devront plus faire la navette tous les jours pour aller travailler. Souvent, ils seront absents plusieurs jours de leur lieu de travail pour des raisons de télétravail, de travail à temps partiel ou de travail en bureau satellite. Bon nombre d’entre eux ont par ailleurs découvert le plaisir du vélo pendant le confinement. Pour eux, un abonnement classique aux transports en commun n’est plus forcément la meilleure solution. Nous examinons pour vous quelle est la meilleure option pour eux, une carte multi-voyages ou un abonnement ?

Nous levons déjà un coin du voile. La solution de mobilité Olympus s’avère souvent la meilleure. Elle offre, toujours de manière conviviale, des cartes multi-voyages numériques de de Lijn, la SNCB, la STIB et les TEC.

Vous verrez ci-dessous comment vous procurer des cartes multi-voyages via l’app Olympus et dans quel cas celles-ci s’avèrent plus avantageuses qu’un abonnement.

Le télétravail devient la norme

La crise du coronavirus a imposé à de nombreuses entreprises de faire télétravailler leurs travailleurs. Il s’est avéré que le télétravail était possible, voire efficace.

Chez Olympus Mobility, nous croyons que le télétravail restera longtemps la norme. En tout cas, il est désormais complètement implanté dans notre société. Les travailleurs qui peuvent télétravailler deux à trois jours par semaine seront déjà bien plus heureux, ne fût-ce que par le gain de temps qu’ils réalisent en évitant le trajet domicile-lieu de travail. Et c’est bien car tout le monde sait que les travailleurs heureux sont plus productifs et qu’une entreprise a donc tout à y gagner.

Cette transition offre déjà des opportunités de reconsidérer le coût élevé de la mobilité qu’entraîne le trajet domicile-lieu de travail. Pour le moment, une entreprise opte souvent pour une formule d’abonnement. Mais est-ce toujours la solution la plus avantageuse ? Pour le moment, le choix entre une carte multi-voyages et un abonnement ne se conclut plus automatiquement en faveur de ce dernier.

Les travailleurs qui parcouraient cinq fois le même trajet cinq jours par semaine avaient intérêt à opter pour une formule d’abonnement. C’était aussi le meilleur choix pour l’employeur sur le plan des coûts. À l’ère post-coronavirus, les cartes multi-voyages comme les cartes dix trajets peuvent être un meilleur choix qu’un abonnement et optimiser les coûts de la mobilité.

Quelle est la solution la plus avantageuse, la carte multi-voyages ou un abonnement ?

Nous le calculons ci-dessous pour vous.

1. Carte multi-voyages ou abonnement pour les travailleurs qui prennent un bus ou tram de De Lijn en Flandre

Un abonnement mensuel de De Lijn coûte 49 €. Avec l’achat de m-cards de De Lijn dans l’application Olympus, vous économisez jusqu’à 27% en un mois, à condition que vous travaillez à la maison pendant deux jours par semaine. Le télétravail offre donc une optimisation des coûts de mobilité.

Vous devez chosir entre une carte multi-voyages ou un abonnement?

Nous remarquons donc que, si le télétravail peut nécessiter moins de déplacements domicile-lieu de travail avec les transports en commun, le travail à temps partiel, les déplacements à vélo et le travail en bureau satellite jouent un rôle également.

Vous trouverez ci-dessous quelques captures d’écran de l’achat, dans l’app Olympus, d’une m-card valable pour 10 trajets.

Carte multi-voyages ou un abonnement? Faites le choix!
Carte multi-voyages ou un abonnement?

2. Carte multi-voyages ou abonnement pour travailleurs qui prennent le métro, le tram ou le bus de la STIB à Bruxelles

À la STIB, le coût d’un abonnement est un peu plus élevé par rapport à une carte multi-voyages que chez De Lijn. L’économie totale peut donc atteindre 31 %.

Calcul des frais de voyages.

Vous trouverez ci-dessous quelques captures d’écran de l’achat de Jump10 dans l’app OIympus. Vous remarquez d’emblée comme cette formule est avantageuse par rapport à un abonnement.

Carte multi-voyages?
Calcul carte multi-voyages ou un abonnement?

3. Carte multi-voyages ou abonnement pour les navetteurs qui prennent le train ?

Un abonnement de train est de toute façon bon marché et reste quasi toujours la meilleure formule. Surtout si, en tant qu’employeur, vous utilisez le régime du tiers payant de la SNCB et prenez en charge complètement le coût de l’abonnement de train. Les pouvoirs publics vous remboursent alors 20 % du prix de l’abonnement.

Une carte multi-voyages est-elle plus avantageuse qu’un abonnement ? Tout dépend de la distance domicile-lieu de travail. Vous trouverez ci-dessous une simulation pour deux jours sans navette par semaine. Une carte multi-voyages ne s’avère meilleur marché qu’à partir d’une distance de plus de 100 km.

La carte multi-voyages est donc seulement plus avantageuse qu’un abonnement si les intéressés font le trajet de la côte à Bruxelles …

One Mobility-tool to solve them all

À l’ère post-coronavirus, les entreprises sont de plus en plus confrontées aux fluctuations dans le recours à la mobilité par leurs travailleurs.

  • Chaque membre du personnel a ses propres modes de mobilité qui varient d’un individu à l’autre.
  • Traditionnellement, un plan cafétéria offre de nombreux choix.
  • Certains optent aussi pour un budget mobilité, et c’est encore une formule différente.

Olympus Mobility répond au souhait des entreprises de laisser la liberté de choix à leurs travailleurs. Dans le même temps, elle veut garantir la simplicité dans le traitement de la question complexe de la mobilité et donner aux entreprises une meilleure vision des coûts réels des différentes formules. Carte multi-voyages ou abonnement ? Notre outil Mobility vous indique directement la différence de coût.

Vous souhaitez plus d’informations ? Nous pouvons vous aider ? N’hésitez pas à prendre contact avec nous.

Lisez nos autres articles de blog.