Voici comment économiser sur les frais d’essence des employés

Mobilité durable

Lorsque vos employés paient un avantage en nature (AEN), il est difficile, en tant qu’organisation, de réduire les frais des déplacements privés. Pour néanmoins économiser sur les frais d’essence, vous pouvez bien sûr demander à vos employés d’adapter leur style de conduite et de retirer les objets inutiles de leur voiture, mais les vieilles habitudes ont la vie dure. Avec une voiture de société, vous continuez à perdre énormément d’argent.

Alors comment faire des économies malgré tout ? Réduisez les coûts liés aux déplacements domicile-travail et aux voyages d’affaires. Ceci peut se faire très facilement grâce à la mobilité alternative.

Un exemple chiffré

Let’s look at the numbers. Pour cet exemple fictif, nous nous rendons de Gand à Anvers. Nous partons de la Bevrijdingslaan 288 et arrivons à l’Uitbreidingstraat 2 pour une réunion vers 9 heures du matin.

En voiture

Tout d’abord, nous allons parcourir ce trajet avec une voiture à essence. Nous parcourons 62,2 km et comptons sur un prix de l’essence de € 2,025 au litre. Avec une consommation de 6,8 au 100 km, le coût du carburant s’élève à € 17,13. Toutefois, il ne s’agit-là que d’un seul aspect du coût total. À cela s’ajoutent, en outre, le coût de consommation (coût des kilomètres parcourus avec une voiture de leasing, € 24,88) et les frais de stationnement (€ 5).

Le résultat ? 1 trajet aller revient à € 27,27.

En voiture

En transport en commun

Le même trajet peut se faire facilement en transport en commun. Un ticket de train de Gand à Anvers coûte (aller/retour) € 16,60 avec un Standard Multi. Nous prenons également deux fois le bus, ce qui revient à € 3,40 avec une carte 10 voyages. Nous parcourons les derniers kilomètres avec un Blue-bike (€ 3,75). Le résultat ? 1 trajet aller revient à € 14,45.

En transport en commun

Perdez-vous du temps ?

Non. Il est vrai que le trajet en voiture entre Gand et Anvers dure environ 45 minutes, mais c’est sans compter les embouteillages. Si nous examinons ce trajet de manière réaliste, il faut compter (au moins) 90 minutes.

Ce temps est égal à celui des transports en commun. Mais contrairement à un trajet en voiture, vous utilisez ce temps de manière utile. Vous avez les mains libres pour répondre aux courriels ou préparer des réunions. En plus de cela, vous arrivez sans le stress des embouteillages.

Économies de temps et d’argent

En utilisant les transports en commun, vous faites un usage optimal de votre temps et vous économisez € 12,82 par trajet. Si vous effectuez ce trajet quatre fois par mois, vous économisez € 51,28. Sur une base annuelle, cela représente € 615,36. Pour une entreprise qui possède 20 voitures de société, cela représente une économie annuelle de € 12.307,20 ! Votre organisation peut donc gagner énormément d’argent en déployant des moyens de transport alternatifs.

En outre, les employés bénéficient également de tarifs avantageux et d’un algorithme SNCB intelligent dans l’App Olympus. D’ailleurs, vous n’économisez pas seulement sur les frais d’essence, vos frais administratifs vont également diminuer considérablement. KPMG et Sweco l’ont déjà prouvé.

Vous voulez en savoir plus sur la mobilité d’entreprise durable ? Contactez-nous !

Votre plan de mobilité sur mesure

La mobilité et tout ce qu’elle implique demeurent un casse-tête. Mais Olympus Mobility est là pour vous aider. Vous voulez analyser votre mobilité en tant qu’entreprise ? Ou voulez-vous analyser toutes les options et offres ? Vous cherchez des solutions de mobilité durables pour étoffer votre plan de mobilité sur mesure ? Dans ce cas, notre service Mobility Budget Butler arrive à point nommé.

En quoi consiste notre service Mobility budget service ?

Il s’agit d’une consultance pointue qui concocte un plan de mobilité sur mesure à l’intention des entreprises aux prises avec la phase préparatoire de leur plan de mobilité.

Vous bénéficiez d’une analyse approfondie, assortie de conseils pertinents, et d’un aperçu complet. Une fois le travail préliminaire terminé, l’équipe d’Olympus Mobility se penchera sur la mise en œuvre effective et le système de gestion. En tout cas, les solutions de mobilité les plus durables vous seront proposées.

En bref ? Chez Olympus Mobility, vous bénéficierez d’une solution tout-en-un. Vous pouvez vous adresser à nous pour :

  • le trajet préparatoire de l’analyse de mobilité et du conseil,
  • et la mise en œuvre proprement dite des solutions de mobilité.

À la recherche de votre plan de mobilité parfait ?

Votre entreprise étudie le contenu correct d’un plan de mobilité ? Dans ce cas, vous vous posez probablement les questions suivantes.

  • Comment puis-je améliorer la mobilité dans mon entreprise ?
  • Comment puis-je réduire mon empreinte écologique ?
  • Quels sont les projets impératifs ?
  • Que peut-on faire avec les moyens dont je dispose ?
  • Quels sont les personnes et domaines impliqués dans ces projets ?
  • Quels projets auront un impact important et comment les sélectionner ?
  • Comment dois-je aborder la question, par où dois-je commencer ?
  • Comment puis-je éviter de perdre beaucoup de temps à rassembler des informations et de la documentation ?

Notre service Mobility Budget Butler sera à l’écoute de vos difficultés et inquiétudes en matière de mobilité car elles sont fondamentales pour parvenir à la meilleure solution de mobilité pour votre entreprise. Ensuite, nous établirons un plan de mobilité sur mesure qui répondra à toutes vos questions.

Le plan stimulera les stratégies de mobilité intelligentes et tournées vers l’avenir et tiendra compte naturellement du système légal et fiscal en Belgique.

Ce plan de mobilité est adapté à coup sûr à la situation de votre entreprise et aux moyens et au temps dont vous disposez.

Il se compose comme suit :

  • les projets à réaliser,
  • l’ordre dans lequel ils doivent être mis en œuvre,
  • une estimation des budgets et moyens à débloquer à cet effet,
  • et le temps que vous devrez y consacrer.

Procédure concrète

En quatre heures de consultance, nous analyserons la situation actuelle de votre entreprise. Ensuite, nous vous aiderons dans le choix de projets de mobilité que vous voulez mettre en œuvre.

Dans une discussion de travail de deux heures, nous analyserons et discuterons des informations que vous avez recueillies. Au terme de cette réunion, vous recevrez un plan de mobilité efficace sur mesure.

Pour ce service, vous payez un montant fixe de € 299 +TVA.

Viendront ensuite la mise en œuvre proprement dite des solutions de mobilité et leur gestion efficace.

Vous voulez un plan de mobilité et une solution de mobilité sur mesure ?

Vous êtes intéressé par une ou plusieurs solutions de mobilité qui répondent aux besoins de votre entreprise ? Vous voulez commander et recevoir un plan de mobilité ? Il vous suffit d’envoyer un e-mail à info@olympus-mobility.com.

Adieu à la note de frais

Avec l’app Mobility, passez de la note de frais à la simplicité administrative

Les employeurs veulent autant que possible simplifier les processus en les numérisant. Olympus Mobility peut vous aider à cet effet car nous excellons dans tout ce qui a trait à la gestion numérique de la mobilité. Olympus Mobility entend simplifier considérablement ce casse-tête administratif qu’est la mobilité. Pensez à la note de frais! Et ce dans l’intérêt de chacun, tant de l’employeur que du travailleur.

Il y a le travailleur….

Le travailleur a accès à l’app Olympus et peut ainsi acheter en ligner tous les tickets individuels, les cartes multi-voyages, les abonnements, les vouchers et/ou les titres de transport. Vous êtes intéressé par un compte démo gratuit ? Vos travailleurs sont libres de choisir en toute simplicité dans l’offre étendue d’options de transport durables. Passer rapidement et simplement d’un moyen de transport existant à l’autre est un jeu d’enfant. Un bonus ? Grâce au budget mis à leur disposition, ils ne doivent plus avancer un cent.
Le résultat ? Gain de temps pur, moins de stress, plus de sérénité, un meilleur équilibre vie professionnelle-vie privée et une plus grande productivité.

Mais aussi l’employeur…

Supposons qu’en tant qu’employeur, vous mettiez l’app Olympus à la disposition de vos travailleurs, les plaintes à propos de l’administration qu’entraîne la mobilité appartiendront définitivement au passé. Fini de rassembler les notes de frais. La seule administration qu’il vous reste, c’est de mettre l’app Olympus à la disposition de vos travailleurs et de fixer des budgets qui leur permettent d’utiliser les moyens de transport alternatifs. À la fin du mois, vous recevez une seule facture qui simplifie la récupération de la TVA. Plusieurs rapports vous permettent d’avoir une vision ciblée des déplacements de vos travailleurs.
Le résultat ? En tant qu’entreprise, vous économisez sur les frais des tickets et de l’administration. De plus, vous pouvez enfin dire adieu aux nombreux contrats de mobilité et à la collecte de bons, de tickets et de notes de frais. Quel luxe !

Nous démontrons la simplification administrative par les chiffres

La mobilité, un casse-tête administratif ? Difficile de le nier, malheureusement. Le traitement et la gestion des frais liés à la mobilité demandent beaucoup d’efforts de différents départements. Nous les énumérons brièvement :

  • Travailleur prépare une note de frais et l’introduit.
  • Dirigeant contrôle les pièces justificatives, les approuve et communique son accord au service du personnel.
  • Service du personnel règle ensuite le remboursement avec le salaire.

Comme vous pouvez le voir, plusieurs personnes passent des heures à traiter une note de frais.

Ci-dessous, vous trouverez un relevé détaillé et chiffré de l’impact financier.

Nous calculons l’économie pour un collaborateur qui parcourt un déplacement par mois avec l’app Olympus et la comparons avec le traitement manuel de la note de frais.

Le tableau ci-dessous énumère les différentes tâches pour le traitement d’une note de frais, le nombre de minutes que prendra ce traitement et une extrapolation sur une base annuelle.

  • Au total, 342 minutes sont consacrées par an au traitement manuel de 12 notes de frais (1 par mois) de 1 collaborateur, ce qui correspond à 5,70 heures. À une rémunération horaire de € 45, le coût total s’élève à € 256,50.
  • Si le collaborateur utilise l’app Olympus pour les déplacements, seules 51 minutes par an seront consacrées à l’administration. Cela correspond à 0,85 heure, soit un coût de € 38,25.
  • La différence de € 218,25 est donc importante étant donné que cet exercice est basé sur un seul déplacement par mois et pour un travailleur.

Si nous tenons compte du coût de la mise en oeuvre d’Olympus Mobility, la différence s’élève à € 155. C’est une somme importante étant donné que cet exercice est basé sur un seul déplacement par mois et pour un travailleur.

Imaginez à combien s’élève l’économie avec 20 travailleurs qui effectuent 2 à 3 déplacements par mois !

Toutes ces notes de frais pour régler l’indemnité kilométrique !

Le calcul et le paiement de l’indemnité kilométrique nécessitent une administration fastidieuse et il est possible de faire mieux.

De nombreuses entreprises encouragent leurs travailleurs à venir au travail à vélo en leur payant une indemnité kilométrique. Le suivi et le traitement sont souvent assurés par le biais d’un fichier Excel. Ce n’est pas seulement une méthode fastidieuse, elle comporte aussi toujours un risque d’erreurs. Par le biais de la plate-forme de mobilité d’Olympus Mobility, tout est beaucoup plus simple et correct.

Dans un article précédent du blog, nous expliquons les avantages de l’enregistrement des kilomètres, les circonstances dans lesquelles il est autorisé et le mode d’enregistrement des kilomètres dans l’app Olympus.

Dans cet article du blog, nous calculons le gain de temps et l’économie que vous réalisez en traitant l’indemnité kilométrique avec l’app Olympus.

Tant le travailleur que l’employeur sont impliqués dans le traitement de l’indemnité kilométrique.

  • Le travailleur doit faire le relevé de tous ses déplacements, tant le trajet domicile-lieu de travail que les déplacements professionnels et établir une note de frais correspondante.
  • L’employeur doit contrôler tout cela et communiquer le montant final au service du personnel en vue de son paiement.

Comment faire de l’administration de la mobilité un jeu d’enfant ?

La solution ? Il suffit que votre travailleur tienne le relevé de ses déplacements via l’app Olympus. Il sera ravi lui aussi d’en finir avec toutes ces notes de frais pour l’administration de sa mobilité.

  • Fini l’enregistrement de tous les déplacements dans un fichier Excel et la collecte fastidieuse des notes de frais.
  • À la fin du mois, vous recevez un rapport clair et structuré de l’indemnité kilométrique totale par travailleur.
  • Vous communiquez ces rapports au secrétariat social qui se chargera du reste.

Selon nos calculs, vous économisez pas moins de € 100 par déplacement avec cette méthode. Vos travailleurs effectuent régulièrement des déplacements professionnels avec leur voiture personnelle ? Dans ce cas-là, vous pouvez économiser beaucoup d’argent en faisant appel aux services d’Olympus Mobility !

Prêt à gagner du temps et de l’argent ?

N’hésitez pas à demander plus d’informations à l’équipe Mobility. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais.

À bientôt.

Réforme des corporate mobility practices

Réforme des pratiques de mobilité de société ? Les statistiques ne mentent pas !

L’étude Mo’vid-19 d’Espaces-Mobilités a interrogé 3.200 Belges à propos de leur attitude vis-à-vis de la mobilité avant et après la crise. 43% des participants indiquent avoir l’intention d’adapter leur habitudes en matière de mobilité après la crise. Ils pensent que la réforme des pratiques de mobilité de société sera surtout favorable aux solutions de soft mobility comme le vélo, le trottinette ou la marche.

Le vélo enregistre d’excellents résultats parmi les solutions de soft mobility . Il n’est pas surprenant que le Belge ait succombé au deux-roues. 34% des participants à l’étude Mo’vid-19 déclarent utiliser plus souvent un vélo ou un scooter comme moyen de transport après la crise. Et nous ne pouvons que nous en réjouir.

Les chiffres que publient notamment Cowboy et Billy Bike à l’intention du grand public ne font que confirmer cette tendance. La start-up bruxelloise Cowboy lance des vélos design électriques sur le marché et a vu ses ventes augmenter de 230%. Les vélos partagés de Billy Bike sont parvenus à doubler le nombre de leurs courses ces derniers mois.

Dans la vie professionnelle aussi, la location de vélos ne cesse d’augmenter. C’est ainsi que Cycle Valley, le conseiller en mobilité a découvert un nouveau modèle de rentabilité pour les vélos d’entreprise « grâce » à la crise du coronavirus: la location à court terme (par mois). La réforme des corporate mobility practices ne pourrait être plus claire.

Et la progression du vélo?

La progression du vélo n’a pas échappé au monde politique. Lydia Peeters, la ministre flamande de la Mobilité et des Travaux publics a organisé une toolbox sur le thème de la mobilité durable à l’occasion des conclusions sur la mobilité en période de crise. Le but est d’inciter les Flamands à continuer à faire du vélo même après la disparition du coronavirus. Elle investit à cet effet un budget de 3 millions d’euros, notamment dans les pistes cyclables, les parkings à vélos supplémentaires ou l’élargissement des pistes cyclables, sentiers pédestres et passages pour piétons. De cette manière, les gens pourront continuer à respecter une distance de 1,5 mètre.

Réforme corporate mobility practices? Le télétravail est apprécié !

L’impact principal sur la mobilité a incontestablement trouvé son origine dans l’obligation du télétravail. Avant la crise du coronavirus, le télétravail n’était pas encore ancré dans de nombreuses entreprises. Au contraire, il était plutôt évité par crainte pour la productivité (ou l’improductivité) des travailleurs. Mais finalement, le télétravail est devenu la nouvelle norme.

L’étude Mov’id-19 constate que 42 % des travailleurs sont enthousiastes à l’idée de pratiquer davantage de télétravail à l’avenir. Le télétravail suscite donc des réactions positives. 79% des participants encouragent la promotion et le soutien du télétravail.

Les employeurs font une concession importante : le fisc autorise par un « ruling covid » qu’une indemnité nette de 126,94 euros soit payée par mois au travailleur qui installe un bureau à domicile à l’ère du coronavirus. En plus de cette somme, une indemnité nette de 20 euros peut également être payée pour l’utilisation de sa propre connexion Internet.

Twitter a compris également que le télétravail était un keeper. Il y a deux semaines, Twitter a lancé la politiquerévolutionnaire que les collaborateurs peuvent télétravailler forever s’ils le souhaitent ! Twitter met en pratique immédiatement la réforme des corporate mobility practices.

Dans l’un des articles précédents de notre blog consacrés à la mobilité durant l’ère post-coronavirus, vous saurez comment, en tant qu’entreprise, vous pouvez économiser de l’argent en remplaçant les frais d’abonnement élevés par des cartes multi-voyages.

Corporate mobility 2.0 – mais comment ?

Le monopole de la voiture de société en tant que solution de corporate mobility risque de devoir lentement céder la place à d’autres formes de mobilité flexibles. Pour les travailleurs, une voiture de société n’est plus le cheval de parade d’un package salarial. Ils préfèrent dépenser ce budget en toute liberté à d’autres options de mobilité plus personnalisées.

En donnant aux travailleurs accès à un éventail d’autres options de transport, l’employeur leur offre une possibilité supplémentaire d’instaurer des déplacements flexibles. Cette réforme des corporate mobility practices permet, d’une part, d’augmenter l’efficacité et la productivité et, d’autre part, de diminuer le stress.

De nombreux employeurs voient également l’introduction du budget mobilité comme un atout important pour l’image de marque de l’employeur. Le budget mobilité permet d’échanger la voiture de société contre des alternatives durables ou de l’argent dans des conditions avantageuses fiscalement.

Let’s flatten the mobility curve ! Let’s réforme les corporate mobility practices !

Un coup de pouce nécessaire pour votre corporate mobility transformation? Vous avez besoin d’aide pour la réforme des corporate mobility practices? Consultez d’ores et déjà le site Internet d’Olympus Mobility ou simulez votre mobility policy idéale sur le site Internet de Payflip!

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Enregistrement simple des kilomètres

Enregistrement simple des kilomètres avec l’app Olympus

Si vous utilisez la plate-forme de mobilité d’Olympus Mobility, l’administration est un jeu d’enfant. Notre plate-forme et notre app Olympus offrent une solution efficace à la complexité administrative de la mobilité. Comment ? En veillant à un enregistrement simple des kilomètres et à l’indemnité kilométrique correspondante pour chaque travailleur. Le travailleur enregistre en ligne dans l’app Olympus à la fois son trajet domicile-lieu de travail et ses déplacements professionnels . À la fin du mois, l’employeur reçoit un rapport avec le montant total de l’indemnité kilométrique par travailleur. Difficile de faire plus simple.

Quand une indemnité kilométrique est-elle autorisée ?

Une indemnité kilométrique est autorisée tant pour le vélo que pour la voiture privée

1. Trajet domicile-lieu de travail à vélo

Une indemnité kilométrique est-elle prévue au niveau sectoriel ou dans l’entreprise ? Dans ce cas, vous pouvez, en tant qu’employeur, payer une indemnité vélo à vos travailleurs.

  • Vous pouvez imputer à 100 % l’indemnité vélo kilométrique en frais professionnels déductibles à concurrence d’un montant déterminé. L’indemnité vélo est exonérée d’ONSS.
  • Le montant maximum est de 0,24 euro par kilomètre et est indexé et adapté chaque année au 1er janvier.
  • Si, en tant qu’employeur, vous accordez le montant forfaitaire maximal appliqué par les services publics, vous ne devez pas produire de pièces justificatives.

2. Trajet domicile-lieu de travail en voiture privée

Si votre travailleur effectue les trajets domicile-lieu de travail avec sa voiture privé (auto, moto, cyclomoteur…), la loi ne prévoit pas d’intervention obligatoire de l’employeur. Si cette intervention est néanmoins prévue dans une CCT sectorielle, l’employeur est tenu d’intervenir.

  • Le travailleur peut choisir entre l’indemnité forfaitaire et les frais réels.
  • S’il opte pour les frais réels, un forfait de 0,15 euro par km est d’application, sans limitation de la distance parcourue. Le travailleur doit toutefois justifier ses frais réels. Ces frais sont déductibles fiscalement pour l’employeur.
  • Les frais forfaitaires sont calculés selon des pourcentages qui augmentent par tranche de revenus, ils s’élèvent à 0,320 euro maximum.

Simplicité de l’enregistrement des kilomètres grâce à l’app Olympus, même pour les cyclistes

Avec l’app Olympus, l’enregistrement des kilomètres est un jeu d’enfant.

  • L’employeur introduit la distance domicile-lieu de travail et donc aussi l’indemnité kilométrique dans le portail de gestion Olympus. Il procède ainsi par travailleur, tant pour les déplacements à vélo qu’en voiture privée.
  • Le travailleur enregistre chaque jour ses déplacements dans l’app Olympus. De cette manière, l’employeur optimise ces frais en cas de maladie, de congé ou de travail à temps partiel.
  • Le travailleur peut aussi suivre son indemnité kilométrique totale dans l’app Olympus.

3. Indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels

Tant pour les trajets parcourus avec une voiture privée qu’avec une voiture cafétéria – une voiture de société sans carte de carburant, une indemnité kilométrique peut être payée.

Déplacements professionnels avec voiture privée ou cafétéria

Les règles à suivre sont assez compliquées. Même si votre travailleur effectue un déplacement professionnel avec sa voiture personnelle, vous pouvez lui verser une indemnité kilométrique. Le travailleur peut choisir entre une indemnité forfaitaire et les frais réels. Tenir ces frais réels nécessite une vigilance constante.

  • Le montant forfaitaire de l’indemnité kilométrique est actuellement de 0,3653 euro et est adapté chaque année le 1er juillet.
  • Le montant par kilomètre est un montant maximum. L’employeur peut choisir d’appliquer un montant inférieur au kilomètre.
  • Si l’employeur octroie le montant forfaitaire maximal payé aussi par les services publics, il ne doit pas produire de pièces justificatives.
  • L’indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels n’est pas imposable. Du reste, des cotisations de sécurité sociale ne sont pas retenues non plus.

L’app Olympus pour un enregistrement simple des kilomètres

Dans l’app Olympus, vous pouvez introduire un tarif différent pour une voiture cafétéria sans carte carburant et une voiture personnelle.

  • L’employeur donne au travailleur l’accès à l’enregistrement des kilomètres pour les déplacements professionnels.
  • Celui-ci enregistre ensuite ses déplacements professionnels dans l’app Olympus, d’une manière conviviale et simple.
  • Une fois que le point de départ et la destination ont été introduits, l’app calcule la distance automatiquement.

One Mobility-tool to solve them all

Durant l’ère post-coronavirus, les entreprises seront confrontées encore plus qu’avant à des variations dans le recours à la mobilités par leurs travailleurs.

  • Chaque membre du personnel a ses propres modes de mobilité qui varient individuellement.
  • Un plan cafétéria, traditionnellement, offre déjà de multiples choix.
  • Certains optent aussi désormais pour un budget mobilité, une formule encore différente.

Olympus Mobility répond aux souhaits des entreprises de laisser la liberté de choix à leurs travailleurs. Dans le même temps, elle entend garantir la simplicité dans le traitement de la problématique complexe de la mobilité et donner aux entreprises une vision améliorée des frais réels dans l’ensemble. Vous cherchez une solution simple d’enregistrement des kilomètres ? Avec notre Mobility-tool, vous frappez à la bonne porte.

Vous souhaitez plus d’informations ? Pouvons-nous vous aider ? N’hésitez pas à prendre contact avec nous !

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