Met de Olympus Mobility-app van onkostennota naar administratieve eenvoud

Werkgevers willen zoveel mogelijk processen vereenvoudigen door ze te digitaliseren. Hierbij kan Olympus Mobility je helpen, want we blinken uit in alles wat met digitaal mobiliteitsbeheer te maken heeft. Olympus Mobility wil het administratief kluwen dat mobiliteit is – denk aan de onkostennota –, sterk vereenvoudigen. En dat in ieders belang, zowel van werkgever als werknemer.

Interesse in een gratis demo-account?

• De werknemer krijgt toegang tot de Olympus-app en kan daardoor alle losse tickets, meerrittenkaarten, abonnementen, vouchers en/of vervoersbewijzen digitaal aankopen. Je werknemers kiezen in alle vrijheid en eenvoud uit het ruime aanbod aan duurzame vervoersopties. Vlot en snel schakelen ze tussen de bestaande vervoersmodi. Ook meegenomen? Dankzij het budget dat hen ter beschikking wordt gesteld, hoeven ze geen cent meer voor te schieten.
  Het resultaat? Pure tijdswinst, minder stress, meer gemoedsrust, een betere work-lifebalance en meer productiviteit.
• Stel je als werkgever de Olympus-app ter beschikking van je werknemers, dan behoort het klagen over de administratie die bij mobiliteit komt kijken voorgoed tot het verleden. Gedaan met het verzamelen van onkostennota’s. De enige administratie die je rest is de Olympus-app ter beschikking te stellen van je werknemers en de budgetten in te stellen waarmee ze de alternatieve vervoersmiddelen kunnen gebruiken. Op het eind van de maand ontvang je één enkele factuur die de BTW-recuperatie eenvoudig maakt. Via een aantal rapporten krijg je gericht inzicht in de verplaatsingen van je werknemers.
  Het resultaat? Als bedrijf bespaar je op kosten voor tickets en administratie. Bovendien is het dan eindelijk gedaan met de vele mobiliteitscontracten en het verzamelen van bonnetjes, tickets en onkostennota’s. Wat een luxe!

We tonen de administratieve vereenvoudiging in cijfers aan

Mobiliteit een administratief kluwen? Daar komt het jammer genoeg op neer. Het verwerken en behandelen van onkosten gelinkt aan mobiliteit vragen veel inspanningen van verschillende departementen. We sommen ze even kort op:

• Werknemer bereidt een onkostennota voor en dient die in.
• Leidinggevende controleert de bewijsstukken, keurt ze goed en speelt zijn goedkeuring door aan de personeelsdienst.
• Personeelsdienst regelt vervolgens de terugbetaling via de payroll.

Je merkt het, heel wat mensen spenderen uren aan het verwerken van één onkostennota.

Hieronder vind je een gedetailleerd en cijfermatig overzicht van de financiële impact daarvan.

We berekenen de besparing voor één medewerker die één verplaatsing per maand met de Olympus-app aflegt, en stellen dat tegenover de manuele verwerking van de onkostennota.

De tabel hieronder lijst de verschillende taken op voor het verwerken van een onkostennota, het aantal minuten dat die verwerking in beslag neemt, en een extrapolatie op jaarbasis.

• In totaal worden er 342 minuten op jaarbasis besteed aan het manueel verwerken van 12 onkostennota’s (1 per maand) van 1 medewerker. Dat komt overeen met 5,70 uur. Aan een uurloon van €45 geeft dat een totale kost weer van €256,50.
• Indien de medewerker de Olympus-app gebruikt voor de verplaatsingen, dan worden er slechts 51 minuten op jaarbasis administratie aan besteed. Dat komt overeen met 0,85 uur, en een kost van €38,25.
• Het verschil van €218,25 is dan ook groot, aangezien deze oefening gebaseerd is op één verplaatsing per maand en voor één medewerker.

Houden we rekening met de kost voor de implementatie van Olympus Mobility, dan bedraagt het verschil €155. Dit is een aanzienlijk bedrag aangezien deze oefening gebaseerd is op één verplaatsing per maand en voor één medewerker.

Beeld je eens in hoeveel de besparing bedraagt indien je 20 werknemers hebt die 2 à 3 verplaatsingen per maand afleggen!

Oud nieuws: onkostennota om kilometervergoeding geregeld te krijgen!

Het berekenen en uitbetalen van de kilometervergoeding is administratief tijdrovend, en ook dat kan beter.

Veel bedrijven stimuleren hun werknemers met de fiets naar het werk te komen door hen een kilometervergoeding uit te betalen. De opvolging en verwerking hiervan gebeurt vaak via een excelbestand. Dat is niet alleen een tijdrovende methode, er is ook altijd een risico op fouten. Via het mobiliteitsplatform van Olympus Mobility verloopt alles veel eenvoudiger én correcter.

In een voorgaand blogartikel leggen we de voordelen uit van kilometerregistratie, wanneer het is toegelaten en hoe de kilometerregistratie werkt in de Olympus-app.

In dit blogartikel berekenen we de tijdswinst en besparing die je realiseert door de kilometervergoeding te behandelen met de Olympus-app.

Zowel werknemer als werkgever zijn betrokken bij de verwerking van de kilometervergoeding.

• De werknemer moet al zijn verplaatsingen bijhouden, zowel de woon-werk- als dienstverplaatsingen, en er een onkostennota van maken.
• De werkgever dient dit alles te controleren en het eindbedrag door te geven aan de personeelsdienst voor uitbetaling.

Hoe maak je kinderspel van de mobiliteitsadministratie?

De oplossing? Laat je werknemer zijn verplaatsingen bijhouden via de Olympus-app. Ook voor hem zal het leuk zijn een punt te zetten achter al die onkostennota’s voor de administratie van zijn mobiliteit.

• Gedaan met het registreren van alle verplaatsingen in een excelbestand en het tijdrovend verzamelen van onkostennota’s.
• Op het eind van de maand ontvang je overzichtelijke en duidelijke rapportering met de totale kilometervergoeding per werknemer.
• Je speelt deze rapporten door aan het sociaal secretariaat en zij zorgen voor de rest.

Volgens onze berekeningen bespaar je met deze methode maar liefst €100 per verplaatsing. Leggen je werknemers regelmatig dienstverplaatsingen af met de eigen wagen? Dan pas kan je echt een grote som geld uitsparen door gebruik te maken van de diensten van Olympus Mobility!

Klaar om geld en tijd te besparen, en komaf te maken met de onkostennota?

Vraag het Mobility-team gerust om meer info. We antwoorden zo vlug mogelijk.

Graag tot binnenkort.

Hervorming corporate mobility practices? Statistieken liegen niet!

Het Mo’vid-19 onderzoek van Espaces-Mobilités ondervroeg 3.200 Belgen over hun houding t.o.v. mobiliteit vóór en na de crisis. 43% van de deelnemers geeft aan de intentie te hebben om hun mobiliteitsgewoontes aan te passen na de crisis. Ze denken dat de hervorming van de corporate mobility practices vooral ten gunste komt van soft mobility oplossingen zoals fietsen, steps of wandelingen. Onder de soft mobility oplossingen doet de fiets het enorm goed. Dat de Belg zijn hart verloren heeft aan de tweewieler is geen verrassing. 34% van de Mo’vid-19 deelnemers zegt vaker een fiets of een scooter te zullen gebruiken als vervoermiddel na de crisis. En dat is iets dat we alleen maar kunnen toejuichen.

De cijfers die onder meer Cowboy en Billy Bike publiceren naar het grote publiek bevestigen deze trend alleen maar. Brusselse start-up Cowboy brengt elektrische designfietsen op de markt en zag zijn verkoop met 230% stijgen. De deelfietsen van Billy Bike klopten de laatste maanden dan weer af op een verdubbeling van het aantal ritjes. Ook in het bedrijfsleven neemt de fietsverhuur alleen maar toe. Zo ontdekte mobiliteitsadviseur Cycle Valley ‘dankzij’ de coronacrisis een nieuw verdienmodel voor bedrijfsfietsen: de kortetermijnverhuur (per maand). Duidelijker kan de hervorming van de corporate mobility practices niet zijn.

Dat de fiets aan een opmars bezig is, is ook de politiek niet ontgaan. Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare Werken Lydia Peeters heeft een toolbox rond duurzame mobiliteit samengesteld n.a.v. de mobiliteitsbevindingen in crisistijd. Doel is om de Vlamingen ook na de corona-exit aan te zetten om te blijven fietsen. Ze investeert daarvoor een budget van 3 miljoen euro in onder meer fietsstraten, extra fietsenstallingen en het verbreden van fiets-, wandel- en zebrapaden. Op die manier kunnen mensen op anderhalve meter afstand van elkaar blijven.

Thuiswerk wordt gesmaakt!

De grootste impact op de mobiliteit kwam er ontegensprekelijk door de verplichting om thuis te werken. Voor de coronacrisis was thuiswerk nog niet ingeburgerd in veel bedrijven. Het werd integendeel veeleer gemeden uit wantrouwen voor de (on)productiviteit van de werknemers. Maar uiteindelijk werd het de nieuwe verplichte regel.

Het Mov’id-19 onderzoek stelt vast dat 42% van de werknemers enthousiast is om in de toekomst meer aan telewerk te doen. Thuiswerk zorgt dus voor positieve reacties. 79% van de deelnemers moedigt de promotie en ondersteuning van thuiswerk aan.

Ook de werkgevers doen een belangrijke tegemoetkoming: de fiscus staat met een ‘covid ruling’ toe dat er per maand een nettovergoeding van 126,94 euro betaald wordt aan de werknemer die een thuisbureau installeert in coronatijden. Naast dit bedrag kan er ook een nettovergoeding van 20 euro betaald worden voor het gebruik van eigen internet.

Dat thuiswerk een keeper is, heeft ook Twitter begrepen. Twitter pakte twee weken geleden uit met de revolutionaire policy dat medewerkers forever mogen thuiswerken indien ze dat wensen! Twitter brengt de hervorming van de corporate mobility practices alvast meteen in de praktijk.

In één van onze vorige blogartikels rond mobiliteit in het post-corona tijdperk lees je hoe je als bedrijf geld kan besparen door de zware abonnementskost te vervangen door meerrittenkaarten.

Corporate mobility 2.0 – maar hoe?

Het monopolie van de bedrijfswagen als corporate mobility oplossing dreigt langzaam te moeten plaatsmaken voor andere vormen van flexibele mobiliteit. Voor werknemers is een bedrijfswagen niet meer het paradepaardje van een loonpakket. Ze willen dit budget liever in alle vrijheid spenderen aan andere, meer gepersonaliseerde mobiliteitsopties. Door werknemers toegang te geven tot een waaier aan alternatieve vervoersopties krijgen ze een extra mogelijkheid om zich flexibel te verplaatsen. Deze hervorming van de corporate mobility practices zorgt enerzijds voor een stijging van efficiëntie en productiviteit, anderzijds voor minder stress.

Ook veel werkgevers zien het invoeren van het mobiliteitsbudget als een belangrijke troef voor hun employer branding. Het mobiliteitsbudget laat toe om op een fiscaalvriendelijke manier de bedrijfswagen in te ruilen voor duurzame alternatieven of cash.

Let’s flatten the mobility curve! Op naar hervorming corporate mobility practices!

Ondersteuning nodig voor je corporate mobility transformation? Hulp nodig voor de hervorming van de corporate mobility practices? Neem alvast een kijkje op de website van Olympus Mobility en neem rechtstreeks contact op, of simuleer je ideale mobility policy op de website van Payflip!

Lees onze andere blogartikels

Eenvoudige kilometerregistratie met de Olympus app

Als je het mobiliteitsplatform van Olympus Mobility gebruikt, wordt de administratie een fluitje van een cent. Ons platform en onze Olympus app bieden een efficiënte oplossing voor de administratieve complexiteit. Hoe? Door te zorgen voor een eenvoudige kilometerregistratie én de daarbijbehorende kilometervergoeding voor elke werknemer. De werknemer registreert zowel zijn woon-werkverkeer als zijn dienstverplaatsingen digitaal in de Olympus app. Aan het eind van de maand ontvangt de werkgever een rapport met het totaalbedrag van de kilometervergoeding per werknemer. Makkelijker kan echt niet.

Wanneer is een kilometervergoeding toegelaten?

Zowel voor de fiets als voor de privéwagen is een kilometervergoeding toegelaten.

1. Woon-werkverkeer met de fiets

Is er een kilometervergoeding voorzien op het niveau van de sector of in de onderneming? Dan kan je als werkgever je werknemers een fietsvergoeding betalen.

• Je kan de fietsvergoeding per kilometer tot een bepaald bedrag 100% inbrengen als aftrekbare bedrijfskost. De fietsvergoeding is bovendien RSZ-vrij.
• Het maximale bedrag is € 0,27 per kilometer en wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd en aangepast.
• Indien je als werkgever het maximaal forfaitaire bedrag toekent dat ook de overheid betaalt, moet je geen bewijsstukken voorleggen.

2. Woon-werkverkeer met de privéwagen

De wet voorziet hier geen verplichte werkgeverstussenkomst wanneer je als werknemer woon-werkverplaatsingen met je privé-voertuig doet (auto, moto, motorfiets, …). Wanneer het voorzien wordt in een sectorale cao, moet de werkgever tussenkomen bij het gebruik van uw privé-voertuig. 

Een voorbeeld is de socioculturele sector (PC 329.01): indien een werknemer zijn woon-werktraject aflegt met een privéwagen heeft de werkgever 2 opties:

• als de werknemer minimum 3 kilometer moet afleggen, dient de werkgever 60% van de prijs van een treinticket voor dezelfde afstand terug te betalen.
• de werkgever kan er ook voor kiezen om een kilometervergoeding uit te betalen tot € 0,3653 per kilometer. Dit is misschien niet gunstig voor de werknemer, aangezien die slechts €410 belastingvrij woon-werkvergoeding kan ontvangen in geval van een kostenforfait. Alles wat bovenop die €410 komt, zal belast worden als loon.

In het post-coronatijdperk zal er in elk geval minder woon-werkverkeer met de wagen zijn. Daar hebben het deeltijds en thuiswerken en het stijgend aantal fietsverplaatsingen alles mee te maken. Als werkgever kan je de woon-werkvergoeding optimaliseren door die enkel uit te keren voor de dagen dat er werkelijk een woon-werkverplaatsing is. De Olympus app biedt daarvoor een gebruiksvriendelijke en efficiënte oplossing. 

Eenvoudige kilometerregistratie met de Olympus app, ook voor fietsers

Onze Olympus app zorgt ervoor dat de kilometerregistratie uiterst eenvoudig verloopt.

• De werkgever stelt de woon-werkafstand én dus ook de kilometervergoeding in in het Olympus beheerportaal. Hij doet dat per werknemer, zowel voor de verplaatsingen met de fiets als met de privéwagen.
• De werknemer registreert dagelijks zijn verplaatsingen in de Olympus app. Op die manier optimaliseert de werkgever deze kost bij ziekte, verlof, thuiswerk of deeltijds werken.
• Ook de werknemer kan zijn totale kilometervergoeding opvolgen in de Olympus app.
• Op het einde van de maand krijgt de werkgever een overzicht van de totale vergoeding die moet betaald worden aan de werknemer.

3. Kilometervergoeding dienstverplaatsingen

Zowel voor de afgelegde trajecten met de privéwagen als met een cafetariawagen – een bedrijfswagen zonder tankkaart – kan een kilometervergoeding worden uitbetaald.

Dienstverplaatsingen met de privé- of cafetariawagen

De te volgen regels zijn nogal omslachtig. Ook wanneer je werknemer een dienstverplaatsing maakt met de eigen wagen, kan je hem een kilometervergoeding uitkeren. De werknemer kan kiezen tussen de forfaitaire en werkelijke kosten. Die werkelijke kosten bijhouden vereist een continue alertheid.

• Het forfaitair bedrag van de kilometervergoeding is momenteel € 0,3653 en wordt jaarlijks aangepast op 1 juli.
• Het bedrag per kilometer is een maximumbedrag. De werkgever kan ervoor kiezen een lager bedrag per kilometer toe te passen.
• Indien de werkgever het maximaal forfaitaire bedrag toekent dat ook de overheid betaalt, moet hij geen bewijsstukken voorleggen.
• De kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen is niet belastbaar. Bovendien worden er ook geen sociale zekerheidsbijdragen van afgehouden.

De Olympus app voor een eenvoudige kilometerregistratie

In de Olympus app kan je een verschillend tarief instellen voor een cafetariawagen zonder tankkaart en de eigen wagen.

• De werkgever geeft toegang aan de werknemer tot de kilometerregistratie voor dienstverplaatsingen.
• Die registreert vervolgens zijn dienstverplaatsingen in de Olympus app, gebruiksvriendelijk en eenvoudig.
• Nadat de plaats van vertrek en de bestemming is ingevoerd, berekent de app automatisch de afstand.
• Op het einde van de maand krijgt de werkgever een overzicht van de totale vergoeding die moet betaald worden aan de werknemer.

One Mobility-tool to solve them all

Bedrijven worden in post-coronatijd nog meer dan vroeger geconfronteerd met de variatie in gebruik van mobiliteit door hun werknemers.

• Elk personeelslid heeft zijn/haar eigen mobiliteitsmodi die individueel verschillend zijn.
• Een cafetariaplan biedt traditioneel al heel wat keuzes.
• Sommigen kiezen nu ook voor een mobiliteitsbudget, en ook dat is weer iets anders.

Olympus Mobility komt tegemoet aan de wens van bedrijven om hun werknemers keuzevrijheid te gunnen. Tegelijk wil ze eenvoud bieden in de verwerking van het complexe mobiliteitsvraagstuk en bedrijven een verbeterd zicht geven op de werkelijke kosten van dit alles. Op zoek naar een eenvoudige kilometerregistratie? Met onze Mobility-tool zit je meteen op de goede weg.

Meer informatie nodig? Kunnen we je helpen? Aarzel niet om contact met ons te nemen.

Lees onze andere blogartikels

In de post-coronatijden reizen medewerkers niet meer dagelijks op en neer om te werken. Vaak zijn ze meerdere dagen afwezig op de werkplek door thuiswerk, deeltijds of satellietwerken. Veel van hen ontdekten bovendien het plezier van de fiets in de coronaperiode. Voor hen is een klassiek abonnement op het openbaar vervoer niet altijd meer de beste oplossing. We zoeken voor jou uit wat voor hen wel de beste optie is, een meerrittenkaart of abonnement?

We lichten al een tipje van de sluier. De Olympus mobiliteitsoplossing blijkt vaak de beste. Ze biedt digitaal meerrittenkaarten aan van de Lijn, NMBS, MIVB en TEC, en altijd op een gebruiksvriendelijke manier.

Hieronder lees je hoe je meerrittenkaarten aanschaft via de Olympus app en in welke gevallen die voordeliger uitkomen dan een abonnement.

We merken hierbij op dat niet alleen thuiswerk aanleiding kan geven tot minder nood aan woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer, maar ook deeltijds werken, fietsverplaatsing en satellietwerken werken daaraan mee.

Hieronder vind je enkele screenshots van de aankoop van een m-card in de Olympus-app, goed voor tien ritten.

2. Meerrittenkaart of abonnement voor werknemers die in Brussel de metro, tram of bus van MIVB nemen

Bij MIVB is een abonnement iets duurder ten opzichte van een meerritten kaart dan in verhouding bij De Lijn. De totale besparing kan hier dan ook oplopen tot 58% op 1 jaar tijd.

Hieronder vind je enkele screenshots van de aankoop van Brupass10 in de OIympus-app. Je merkt meteen hoe voordelig die is in vergelijking met een abonnement.

3. Meerrittenkaart of abonnement voor de pendelaars met de trein?

Een treinabonnement is sowieso goedkoop en bijna altijd de beste formule. Zeker als je als werkgever gebruik maakt van de derdebetalersregeling van de NMBS, en de kost van het treinabonnement volledig ten laste neemt. De overheid betaalt dan 20% van de abonnementsprijs terug.

Of een meerrittenkaart goedkoper is dan een abonnement hangt af van de afstand tussen woon- en werkplaats. In een het geval van drie niet-pendeldagen blijkt een meerittenkaart slechts goedkoper te zijn vanaf een afstand van meer dan 70 km.

Eén geïntegreerde mobiliteitstool

Bedrijven worden in post-coronatijd nog meer dan vroeger geconfronteerd met flexibel verplaatsingsgedrag van hun medewerkers.

• Elk personeelslid heeft zijn/haar eigen mobiliteitsmodi die individueel verschillend zijn.
• Een cafetariaplan biedt traditioneel al heel wat keuzes.
• Het mobiliteitsbudget wint steeds meer medewerkers over.

Met de vele keuzemogelijkheden van het Olympus platform bied je bijna mobiliteit op maat. Tegelijk krijgen ze een eenvoudige tool om het overzicht te bewaren van hun verplaatsingen. Onze app toont automatisch de meest voordelige optie.

Meer informatie?