3 tips om tijd te winnen bij je boekhouder: “Keep it simple”
Content Marketeer
Naast een tekort aan boekhouders, heerst er ook een tekort aan beschikbare tijd. Losse bonnetjes, onduidelijke betalingen … de administratieve rompslomp en de bijhorende factuur loopt op. Momenten voor gericht financieel advies worden schaars.
Om je boekhouder optimaal in te zetten voor geldzaken, deelt Mike Collier, CEO en Digital Accountant bij FiskCouncil, enkele voordelige inzichten om efficiënt te werk te gaan.
1. Bundel administratie met de juiste tool
Mike: “Wil je zowel je eigen als het administratief werk van je boekhouder verlichten? Gebruik dan een ‘pre-accounting’ tool. Dit is een app of platform die verkoop- en aankoopfacturen of andere financiële documenten op een vlotte, uniforme manier bundelt. Vervolgens lever je simpelweg dat overzicht af aan je boekhouder.”
De boodschap is duidelijk: Digitaliseer je basistaken. Maak van een app of platform je administratief hulpje. Ontvang écht financieel advies van je boekhouder. Noch jij, noch je boekhouder wordt gelukkig van enkel bonnetjes te verzamelen of te verwerken.
“Bij zulke bonnetjes denk ik aan stress en frustraties. Zowel bij de zelfstandige als bij de boekhouder. Apps die al die papiertjes bundelen tot of vervangen door één overzichtelijke factuur maken het leven eenvoudiger. Financiële informatie correct aanleveren is een echt godsgeschenk.”
“Bovendien daalt de factuur van je boekhouder. Wanneer we minder bonnetjes moeten verwerken, spenderen we er logischerwijs minder uren aan. Er kruipt trouwens evenveel werk in het declareren van een factuur van €1 als eentje van €1000. Hoe vlotter het papierwerk wordt aangeleverd, hoe minder werk voor ons en hoe lager de kost voor de klant.”
Mike gaat verder: “Eerlijk, niemand zit te wachten op een stapel parkeer- of treinticketjes. En dan spreken we nog niet over ontbrekende bonnetjes of onduidelijke betalingen. Met de juiste tool moet er maar één factuur geboekt worden. Het is gemakkelijk voor jou en je boekhouder.”
Parkeer, tank, koop treintickets … met één mobiliteitsapp.
De Olympus-app verzamelt elke uitgave gemaakt met de app automatisch op één maandelijkse factuur.
2. Maak duidelijke afspraken
Goede afspraken maken goede vrienden. “Bespreek concreet wie welke taken heeft. Verduidelijk waarvoor je terecht kan bij je boekhouder én waarvoor niet. Met open communicatie creëer je een vertrouwensrelatie.”
Neem hem of haar ook mee in het reizen en zeilen van je business. Mike licht toe: “Wij kennen onze boekhoudmaterie, maar daarom je bedrijf nog niet. Wat zijn de specifieke kenmerken? Doe je bijvoorbeeld aankopen in het buitenland? Zijn je verplaatsingen altijd beroepsmatig of juist niet? Het geeft ons inzicht op de fiscale impact.”
Combineer duidelijke afspraken met een heldere administratie en je krijgt een boekhouder die efficiënt te werk gaat. Ze krijgen meer tijd voor financiële begeleiding met toegevoegde waarde.
3. Bespreek vaste agendapunten
“Een nette jaarplanning houdt het eenvoudig en overzichtelijk. Je weet meteen welke documentatie verwacht wordt tegen welke datum én wat je boekhouder op dat moment aflevert. Bij FiskCouncil brengen we telkens in kaart wie wat doet tegen welke deadline.”
“Dat werkt vlot en gericht, maar is ook een ongoing process. In een vruchtbare samenwerking blijf je bijleren. We sleutelen regelmatig bij om de efficiëntie te optimaliseren. Hoe vlotter je boekhouder kan werken, hoe minder dat kost voor de klant.”
Dat brengt Mike terug bij puntje één: “Digitale tools zijn daarbij onmisbaar. Wanneer we minder moeten focussen op losse bonnetjes, creëren we tijd om meer adviesgericht te werk te gaan. Keep it simple.”
