Enregistrement simple des kilomètres

Enregistrement simple des kilomètres avec l’app Olympus

Si vous utilisez la plate-forme de mobilité d’Olympus Mobility, l’administration est un jeu d’enfant. Notre plate-forme et notre app Olympus offrent une solution efficace à la complexité administrative de la mobilité.

Comment ? En veillant à un enregistrement simple des kilomètres et à l’indemnité kilométrique correspondante pour chaque travailleur. Le travailleur enregistre en ligne dans l’app Olympus à la fois son trajet domicile-lieu de travail et ses déplacements professionnels.

À la fin du mois, l’employeur reçoit un rapport avec le montant total de l’indemnité kilométrique par travailleur. Difficile de faire plus simple.

Quand une indemnité kilométrique est-elle autorisée ?

Une indemnité kilométrique est autorisée tant pour le vélo que pour la voiture privée

1. Trajet domicile-lieu de travail à vélo

Une indemnité kilométrique est-elle prévue au niveau sectoriel ou dans l’entreprise ? Dans ce cas, vous pouvez, en tant qu’employeur, payer une indemnité vélo à vos travailleurs.

• Vous pouvez imputer à 100 % l’indemnité vélo kilométrique en frais professionnels déductibles à concurrence d’un montant déterminé. L’indemnité vélo est exonérée d’ONSS.
• Le montant maximum est de 0,27 euro par kilomètre et est indexé et adapté chaque année au 1er janvier. À partir de 2024, l’indemnité maximale pour les vélos sera de 0,35 euro par kilomètre.
• Si, en tant qu’employeur, vous accordez le montant forfaitaire maximal appliqué par les services publics, vous ne devez pas produire de pièces justificatives.

2. Trajet domicile-lieu de travail en voiture privée

La loi ne prévoit pas d’intervention obligatoire de l’employeur lorsque, en tant que travailleur, vous vous rendez au travail avec votre véhicule privé (voiture, motocyclette, moto, etc.). Si une convention collective sectorielle le prévoit, l’employeur doit intervenir lors de l’utilisation de votre véhicule privé.

Le secteur socioculturel (PC 329.01) en est un exemple : si un travailleur fait la navette en voiture privée, l’employeur a deux possibilités :

• Si l’employé doit parcourir un minimum de 5 kilomètres, l’employeur doit rembourser 60 % du prix d’un billet de train pour la même distance.
• En tant qu’employeur, vous pouvez également choisir de verser une indemnité kilométrique pouvant aller jusqu’à 0,4237 € par kilomètre. Cela n’est pas forcément avantageux pour le salarié, car il ne peut recevoir que 430 euros d’indemnités de déplacement non imposables en cas de renonciation aux frais. Tout ce qui vient s’ajouter à ces 430 euros sera imposé comme salaire.

Bon à savoir :

• Certains secteurs appliquent leurs propres barèmes basés sur le nombre de kilomètres parcourus.
• D’autres secteurs appliquent un remboursement basé sur des barèmes pour l’utilisation des transports publics.
• Certains secteurs remboursent également les déplacements à partir d’une distance minimale à parcourir.

Simplicité de l’enregistrement des kilomètres grâce à l’app Olympus, même pour les cyclistes

Avec l’app Olympus, l’enregistrement des kilomètres est un jeu d’enfant.

• L’employeur introduit la distance domicile-lieu de travail et donc aussi l’indemnité kilométrique dans le portail de gestion Olympus. Il procède ainsi par travailleur, tant pour les déplacements à vélo qu’en voiture privée.
• Le travailleur enregistre chaque jour ses déplacements dans l’app Olympus. De cette manière, l’employeur optimise ces frais en cas de maladie, de congé ou de travail à temps partiel.
• Le travailleur peut aussi suivre son indemnité kilométrique totale dans l’app Olympus.

3. Indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels

Tant pour les trajets parcourus avec une voiture privée qu’avec une voiture cafétéria – une voiture de société sans carte de carburant, une indemnité kilométrique peut être payée.

Déplacements professionnels avec voiture privée ou cafétéria

Les règles à suivre sont assez compliquées. Même si votre travailleur effectue un déplacement professionnel avec sa voiture personnelle, vous pouvez lui verser une indemnité kilométrique. Le travailleur peut choisir entre une indemnité forfaitaire et les frais réels. Tenir ces frais réels nécessite une vigilance constante.

• Le montant forfaitaire de l’indemnité kilométrique est actuellement de 0,3707 € et est adapté chaque année le 1er juillet.
• Le montant par kilomètre est un montant maximum. L’employeur peut choisir d’appliquer un montant inférieur au kilomètre.
• Si l’employeur octroie le montant forfaitaire maximal payé aussi par les services publics, il ne doit pas produire de pièces justificatives.
• L’indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels n’est pas imposable. Du reste, des cotisations de sécurité sociale ne sont pas retenues non plus.

L’app Olympus pour un enregistrement simple des kilomètres

Dans l’app Olympus, vous pouvez introduire un tarif différent pour une voiture cafétéria sans carte carburant et une voiture personnelle.

• L’employeur donne au travailleur l’accès à l’enregistrement des kilomètres pour les déplacements professionnels.
• Celui-ci enregistre ensuite ses déplacements professionnels dans l’app Olympus, d’une manière conviviale et simple.
• Une fois que le point de départ et la destination ont été introduits, l’app calcule la distance automatiquement.

One Mobility-tool to solve them all

Durant l’ère post-coronavirus, les entreprises seront confrontées encore plus qu’avant à des variations dans le recours à la mobilités par leurs travailleurs.

• Chaque membre du personnel a ses propres modes de mobilité qui varient individuellement.
• Un plan cafétéria, traditionnellement, offre déjà de multiples choix.
• Certains optent aussi désormais pour un budget mobilité, une formule encore différente.

Olympus Mobility répond aux souhaits des entreprises de laisser la liberté de choix à leurs travailleurs. Dans le même temps, elle entend garantir la simplicité dans le traitement de la problématique complexe de la mobilité et donner aux entreprises une vision améliorée des frais réels dans l’ensemble.

Vous cherchez une solution simple d’enregistrement des kilomètres ? Avec notre Mobility-tool, vous frappez à la bonne porte.

Vous souhaitez plus d’informations ? N’hésitez pas à prendre contact avec nous !

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