enregistrement simple des kilomètres

Dans l’ère post-coronavirus, vous avez intérêt, en tant qu’entreprise, à rechercher une méthode simple d’enregistrement des kilomètres pour votre personnel. Notre conseil ? Faites d’emblée un choix qui tienne compte aussi de vos collaborateurs à vélo. Car il ne fait aucun doute que le vélo classique va gagner considérablement en popularité.

Enregistrement simple des kilomètres avec l’app Olympus

Si vous utilisez la plate-forme de mobilité d’Olympus Mobility, l’administration est un jeu d’enfant. Notre plate-forme et notre app Olympus offrent une solution efficace à la complexité administrative de la mobilité. Comment ? En veillant à un enregistrement simple des kilomètres et à l’indemnité kilométrique correspondante pour chaque travailleur. Le travailleur enregistre en ligne dans l’app Olympus à la fois son trajet domicile-lieu de travail et ses déplacements professionnels . À la fin du mois, l’employeur reçoit un rapport avec le montant total de l’indemnité kilométrique par travailleur. Difficile de faire plus simple.

Quand une indemnité kilométrique est-elle autorisée ?

Une indemnité kilométrique est autorisée tant pour le vélo que pour la voiture privée

1. Trajet domicile-lieu de travail à vélo

Une indemnité kilométrique est-elle prévue au niveau sectoriel ou dans l’entreprise ? Dans ce cas, vous pouvez, en tant qu’employeur, payer une indemnité vélo à vos travailleurs.

  • Vous pouvez imputer à 100 % l’indemnité vélo kilométrique en frais professionnels déductibles à concurrence d’un montant déterminé. L’indemnité vélo est exonérée d’ONSS.
  • Le montant maximum est de 0,24 euro par kilomètre et est indexé et adapté chaque année au 1er janvier.
  • Si, en tant qu’employeur, vous accordez le montant forfaitaire maximal appliqué par les services publics, vous ne devez pas produire de pièces justificatives.

2. Trajet domicile-lieu de travail en voiture privée

Si votre travailleur effectue les trajets domicile-lieu de travail avec sa voiture privé (auto, moto, cyclomoteur…), la loi ne prévoit pas d’intervention obligatoire de l’employeur. Si cette intervention est néanmoins prévue dans une CCT sectorielle, l’employeur est tenu d’intervenir.

  • Le travailleur peut choisir entre l’indemnité forfaitaire et les frais réels.
  • S’il opte pour les frais réels, un forfait de 0,15 euro par km est d’application, sans limitation de la distance parcourue. Le travailleur doit toutefois justifier ses frais réels. Ces frais sont déductibles fiscalement pour l’employeur.
  • Les frais forfaitaires sont calculés selon des pourcentages qui augmentent par tranche de revenus, ils s’élèvent à 0,320 euro maximum.

Simplicité de l’enregistrement des kilomètres grâce à l’app Olympus, même pour les cyclistes

Avec l’app Olympus, l’enregistrement des kilomètres est un jeu d’enfant.

  • L’employeur introduit la distance domicile-lieu de travail et donc aussi l’indemnité kilométrique dans le portail de gestion Olympus. Il procède ainsi par travailleur, tant pour les déplacements à vélo qu’en voiture privée.
  • Le travailleur enregistre chaque jour ses déplacements dans l’app Olympus. De cette manière, l’employeur optimise ces frais en cas de maladie, de congé ou de travail à temps partiel.
  • Le travailleur peut aussi suivre son indemnité kilométrique totale dans l’app Olympus.

3. Indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels

Tant pour les trajets parcourus avec une voiture privée qu’avec une voiture cafétéria – une voiture de société sans carte de carburant, une indemnité kilométrique peut être payée.

Déplacements professionnels avec voiture privée ou cafétéria

Les règles à suivre sont assez compliquées. Même si votre travailleur effectue un déplacement professionnel avec sa voiture personnelle, vous pouvez lui verser une indemnité kilométrique. Le travailleur peut choisir entre une indemnité forfaitaire et les frais réels. Tenir ces frais réels nécessite une vigilance constante.

  • Le montant forfaitaire de l’indemnité kilométrique est actuellement de 0,3653 euro et est adapté chaque année le 1er juillet.
  • Le montant par kilomètre est un montant maximum. L’employeur peut choisir d’appliquer un montant inférieur au kilomètre.
  • Si l’employeur octroie le montant forfaitaire maximal payé aussi par les services publics, il ne doit pas produire de pièces justificatives.
  • L’indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels n’est pas imposable. Du reste, des cotisations de sécurité sociale ne sont pas retenues non plus.

L’app Olympus pour un enregistrement simple des kilomètres

Dans l’app Olympus, vous pouvez introduire un tarif différent pour une voiture cafétéria sans carte carburant et une voiture personnelle.

  • L’employeur donne au travailleur l’accès à l’enregistrement des kilomètres pour les déplacements professionnels.
  • Celui-ci enregistre ensuite ses déplacements professionnels dans l’app Olympus, d’une manière conviviale et simple.
  • Une fois que le point de départ et la destination ont été introduits, l’app calcule la distance automatiquement.

One Mobility-tool to solve them all

Durant l’ère post-coronavirus, les entreprises seront confrontées encore plus qu’avant à des variations dans le recours à la mobilités par leurs travailleurs.

  • Chaque membre du personnel a ses propres modes de mobilité qui varient individuellement.
  • Un plan cafétéria, traditionnellement, offre déjà de multiples choix.
  • Certains optent aussi désormais pour un budget mobilité, une formule encore différente.

Olympus Mobility répond aux souhaits des entreprises de laisser la liberté de choix à leurs travailleurs. Dans le même temps, elle entend garantir la simplicité dans le traitement de la problématique complexe de la mobilité et donner aux entreprises une vision améliorée des frais réels dans l’ensemble. Vous cherchez une solution simple d’enregistrement des kilomètres ? Avec notre Mobility-tool, vous frappez à la bonne porte.

Vous souhaitez plus d’informations ? Pouvons-nous vous aider ? N’hésitez pas à prendre contact avec nous !

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