Poli­tique en cas de travail à temps partiel : comment garder votre budget mobi­lité équi­table et correct ?

1. Comment le travail à temps partiel influence-t-il le budget mobilité ?

Question : Le budget mobilité est-il automatiquement adapté en cas de travail à temps partiel ?

Bert : C’est une bonne question, car cela prête souvent à confusion. Légalement, il n’existe aucune obligation d’appliquer automatiquement un prorata pour les travailleurs à temps partiel. Le budget mobilité reste en principe lié à la voiture de référence définie dans votre car policy, et cette voiture ne change pas nécessairement parce qu’un collaborateur travaille à temps partiel.

La loi ne prévoit un prorata basé sur les jours calendrier que lorsqu’un travailleur commence ou arrête le budget mobilité en cours d’année ; un prorata basé sur le taux d’occupation est un choix de politique de l’employeur.

Pourtant, beaucoup d’entreprises choisissent d’adapter proportionnellement le budget au taux d’occupation. Pourquoi ? Parce que, dans la pratique, cela paraît plus logique et plus équitable.

Un collaborateur qui travaille à 80 % roule moins, se déplace moins et utilise donc le budget mobilité différemment. Lui accorder un budget aussi élevé que celui d’une personne à temps plein semble souvent déséquilibré — surtout au sein d’une même équipe ou d’un même groupe de fonctions.

C’est pourquoi, dans la plupart des politiques, on retrouve une règle claire telle que : « Le budget mobilité est accordé en proportion du taux d’occupation au moment de l’entrée dans le système. »

Cela garantit la clarté, l’égalité de traitement et évite les discussions par la suite.

Concrètement, cela signifie :

• Celui ou celle qui travaille à temps partiel (par ex. 80 %) reçoit 80 % du budget calculé sur la base de la voiture de référence.
• Celui ou celle qui entre en cours d’année reçoit un budget proportionnel au nombre de jours calendrier de participation.

Les employeurs qui travaillent avec des groupes de fonctions définissent d’abord un budget moyen par niveau, puis y appliquent un prorata.

2. Faut-il calculer le budget au prorata ?

Question : Est-il obligatoire de calculer le budget mobilité en fonction de la durée du travail ?

Bert : Non, la loi ne l’impose pas.

Le budget mobilité est légalement basé sur la voiture de référence dans votre car policy — pas sur la durée du travail. En théorie, un travailleur à temps partiel peut donc recevoir le même budget qu’un temps plein, à condition d’avoir la même fonction et le même droit à une voiture de société.

Pourtant, de nombreuses entreprises choisissent d’appliquer un prorata, pour trois raisons :

1. Transparence : une personne travaillant à 80 % utilise généralement moins intensivement sa voiture ou ses solutions de mobilité.
2. Équité : les collègues d’un même groupe de fonctions comprennent mieux comment le budget est déterminé.
3. Gestion : pour les contrats à temps partiel, les engagements temporaires ou les congés parentaux, un calcul proportionnel évite les erreurs.

En pratique, cela donne par exemple : Budget mobilité = TCO annuelle de la voiture de référence × taux d’occupation × (nombre de jours calendrier en service / 365)

En l’inscrivant clairement dans votre politique, vous facilitez la compréhension pour les collaborateurs et simplifiez les contrôles fiscaux. L’ONSS vérifie surtout la cohérence : que tout le monde d’une même catégorie soit traité de la même façon.

3. Comment déduire les contributions personnelles de la TCO ?

Question : Que faire des contributions personnelles lorsqu’on calcule le budget mobilité ?

Bert : C’est une nuance importante souvent oubliée. Lorsqu’un travailleur paie une contribution personnelle pour sa voiture de société — par exemple parce qu’il choisit une option plus coûteuse que ce qui est prévu dans votre car policy — cette contribution doit être déduite de la TCO.

Pourquoi ?
Parce que le budget mobilité est basé sur le coût réel supporté par l’employeur pour cette voiture. La contribution du travailleur réduit donc la charge totale pour l’entreprise, ce qui impacte directement le budget converti en mobilité.

Concrètement : Budget mobilité = TCO de la voiture de référence – contribution personnelle du travailleur

Les contributions personnelles peuvent prendre plusieurs formes :

• une retenue mensuelle sur le salaire net,
• un paiement unique,
• une prise en charge personnelle des frais de carburant ou d’électricité (si non couverts par une carte d’entreprise).

Lors du calcul de la TCO, vous incluez tous les coûts à charge de l’employeur — et vous déduisez ces contributions pour obtenir le bon coût net.

Important :

• L’employeur ne peut pas augmenter ou réduire le budget mobilité en fonction de choix personnels faits après l’entrée dans le système.
• Seules les contributions liées à la voiture de référence avant la conversion comptent.

De nombreuses entreprises l’inscrivent clairement dans leur politique, par exemple : « Si le travailleur a versé une contribution personnelle pour sa voiture de société, celle-ci est déduite du coût annuel total de la voiture de référence pour le calcul du budget mobilité. »

4. Comment garantir l’équité entre travailleurs à temps plein et à temps partiel ?

Question : Comment faire en sorte que le budget mobilité reste équitablement réparti entre travailleurs à temps plein et à temps partiel ?

Bert : L’équité est essentielle, car le budget mobilité touche à la fois à la liberté de choix et à l’égalité de traitement. La loi ne dit pas que les travailleurs à temps partiel doivent recevoir moins, mais dans la pratique, la plupart des employeurs souhaitent un système logique pour tout le monde.

C’est pourquoi certaines organisations utilisent des groupes de fonctions et des règles de calcul claires. Les collaborateurs à temps plein et à temps partiel au sein d’un même groupe partent de la même voiture de référence — mais les budgets sont ensuite appliqués proportionnellement en fonction du taux d’occupation.

Ainsi, la logique reste identique pour tout le monde, et vous évitez que certains collaborateurs se sentent avantagés ou désavantagés.

Exemple :

• Un collaborateur à temps plein avec une voiture de référence de 700 €/mois reçoit un budget mobilité basé sur 100 % de cette TCO.
• Un collègue à temps partiel (80 %) dans la même fonction reçoit 80 % de ce budget.
• Tous deux peuvent choisir parmi les mêmes options de mobilité dans l’app Olympus.

Ce système paraît équitable, transparent et juridiquement correct.

Il est également important de consigner clairement cette règle dans votre politique et de l’appliquer ensuite de manière cohérente. Ainsi, chaque collaborateur sait à quoi il a droit — et les RH n’ont pas à faire d’exceptions individuelles.

Finalement, le budget mobilité concerne l’égalité des chances, pas l’égalité des montants. Celui qui travaille davantage a logiquement plus de besoins de mobilité. Celui qui travaille à temps partiel se déplace peut-être moins, mais doit avoir tout aussi facilement accès à des alternatives durables.

5. Comment consigner tout cela dans votre politique ?

Question : Comment traduire toutes ces règles — concernant le travail à temps partiel, la TCO et l’équité — dans une politique claire relative au budget mobilité ?

Bert : Le secret tient en trois mots : clarté, cohérence et transparence. Une fois que vous avez décidé, en tant qu’employeur, comment vous calculez la TCO et comment vous gérez les travailleurs à temps partiel et les contributions personnelles, tout doit être consigné noir sur blanc dans votre politique. Non seulement parce que c’est une obligation légale, mais surtout parce que cela vous évite de nombreuses discussions par la suite.

Une bonne politique contient au minimum les éléments suivants :

1. Définition du budget mobilité
2. Règles pour le travail à temps partiel et le calcul au prorata
3. Contributions personnelles
4. Équité et égalité de traitement
5. Indexation et révision
6. Gestion et suivi

Erreurs fréquentes (et comment les éviter)

Oublier les contributions personnelles

Les entreprises ne déduisent pas toujours la contribution personnelle du travailleur de la TCO. Le budget mobilité est alors calculé trop haut. Indiquez explicitement dans votre politique que les contributions personnelles doivent toujours être déduites de la TCO.

Pas d’adaptation en cas de travail à temps partiel

Lorsque quelqu’un réduit son temps de travail, le budget reste parfois inchangé. Cela entraîne des inégalités et des risques fiscaux. Prévoyez que le budget soit automatiquement recalculé selon le taux d’occupation.

Conclusion

Un budget mobilité bien construit demande plus que des chiffres. En tenant compte des travailleurs à temps partiel, des contributions personnelles et d’un calcul clair de la TCO, vous rendez votre politique équitable et prête pour l’avenir.

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