Guide employeur : comment créer une poli­tique effi­cace de budget mobilité

Vous vous êtes peut-être déjà dit : « Nous devrions faire quelque chose avec le budget mobilité. » Mais une fois que vous vous y mettez, vous réalisez que ce n’est pas si simple qu’il n’y paraît. Que peut-on faire ? Que ne peut-on pas faire ? Comment calcule-t-on le montant ?

2. Comment fonctionne le budget mobilité dans la pratique et que signifient les “3 piliers” ?

Au fond, le principe est simple : le budget mobilité remplace la voiture de société par un montant annuel que le collaborateur peut librement consacrer à des alternatives durables.

Ce montant n’est pas un simple « salaire supplémentaire », mais une conversion du coût total de possession du véhicule que l’entreprise aurait normalement attribué (le TCO : leasing, carburant, entretien, assurance, etc.).

Une fois le budget défini, il est réparti selon trois piliers fixés par la loi, qui déterminent ce que les employés peuvent financer avec leur budget.

Concrètement :

• Vous calculez le budget de chaque collaborateur sur base du véhicule de référence, selon l’une des deux formules TCO :
  • soit sur la base du coût annuel moyen de la voiture ;
  • soit via un montant forfaitaire par catégorie de véhicule, complété d’un élément variable.
• Vous définissez les règles dans une politique interne et les joignez au contrat de travail.
• Vous mettez le budget à disposition via une plateforme de mobilité (comme Olympus Mobility), où toutes les dépenses sont automatiquement enregistrées.
• Le collaborateur choisit lui-même comment utiliser son budget dans les trois piliers.

Vous suivez tout grâce à des rapports, manuels ou digitaux via la plateforme.

3. Comment démarrer en tant qu’employeur ?

Qui est éligible ?

• Employeur : vous proposez des voitures de société ou votre car policy prévoit un droit à une voiture.
• Employé : il possède une voiture de société ou le droit d’en obtenir une. Mentionnez-le clairement dans votre politique interne et évitez les exceptions susceptibles de créer des discussions plus tard.

Quelles démarches administratives ?

Quatre éléments essentiels :

1. Une politique claire avec des règles précises ;
2. Un avenant au contrat de travail ;
3. Une gestion digitale des budgets et des rapports via une plateforme de mobilité ;
4. Une communication interne avec une FAQ ou une session Q&A.

Comment lancer le projet en pratique ?

Une fois votre politique finalisée, vous pouvez tester le système du budget mobilité via un projet pilote.
Ce n’est pas obligatoire, mais c’est souvent utile pour les grandes organisations.

• Choisissez un groupe cible restreint — par exemple, les collaborateurs dont les véhicules arrivent en fin de cycle — et testez le système pendant quelques mois via votre plateforme de mobilité.
• Vous identifierez ainsi ce qui fonctionne bien en pratique et ce qui doit encore être ajusté avant un déploiement plus large.

4. Comment rédiger une politique de budget mobilité claire ?

Étape 1 : Définir votre objectif

Pourquoi voulez-vous mettre en place un budget mobilité ? Formulez-le en une seule phrase. Cela semble banal, mais c’est le point de départ de toutes vos décisions.

• Vous voulez maîtriser les coûts ? Mettez l’accent sur la TCO et le contrôle.
• Vous souhaitez réduire les émissions de CO₂ ? Orientez vos piliers vers les moyens de transport durables.
• Vous cherchez à augmenter la satisfaction des employés ? Offrez-leur un maximum de liberté de choix.

Une fois votre objectif défini, il devient la boussole qui guidera toutes vos décisions en matière de budget, de moyens de transport et de communication.

Étape 2 : Déterminer le budget – comment le calculer

Comment fixer le montant par employé ? Il existe deux formules TCO (Total Cost of Ownership), toutes deux basées sur une voiture de référence :

1. TCO basée sur le coût annuel moyen de la voiture de référence :
   Incluez le leasing/financement, l’énergie ou le carburant, l’assurance, l’entretien, les taxes, la TVA non déductible et l’impact éventuel de l’ATN (avantage de toute nature).
2. TCO forfaitaire par catégorie de véhicule, avec une composante variable (par ex. liée au kilométrage ou à la consommation d’énergie).

Choisissez la formule qui correspond à votre politique automobile et à votre contexte RH, et appliquez-la de manière cohérente par groupe de fonctions. Mentionnez dans votre politique quand et comment le montant sera réévalué (par ex. chaque année ou en cas de changement de poste).

Étape 3 : Définir les moyens de transport autorisés

Le pilier 2 est souvent le plus intéressant, car il reflète votre vision de la mobilité durable. Soyez concret : précisez clairement dans votre politique :

• les options autorisées : SNCB, De Lijn, TEC, STIB, leasing vélo, voitures partagées, taxis, parkings, recharge ;
• les plafonds et limites éventuels ;
• la procédure d’enregistrement des abonnements ou dépenses.

Et indiquez aussi ce qui n’est pas autorisé, par exemple le stationnement non lié aux déplacements domicile-travail.

Envie de connaître les dépenses autorisées ? Découvrez notre article : Se garer avec le budget mobilité.

Étape 4 : Intégrer ou non les frais de logement

Une question fréquente : peut-on inclure le loyer ou le remboursement d’un prêt hypothécaire dans le pilier 2 ? Oui, sous certaines conditions légales :

• L’employé doit habiter dans un rayon de 10 km de son lieu de travail principal.
• Les employés en télétravail plus de 50 % du temps peuvent aussi en bénéficier.
• Toutes les dépenses doivent être justifiées par des documents valides.

Avec Olympus Mobility, tout cela est automatisé. La plateforme vérifie la conformité des attestations et des justificatifs, garantissant une gestion fiscalement correcte.

Étape 5 : Traduire la politique dans le contrat de travail

Un avenant clair au contrat de travail est obligatoire. Il doit inclure :

• les conditions d’accès ;
• la durée minimale (12 mois) ;
• la méthode de calcul du budget ;
• les dépenses autorisées par pilier ;
• la procédure de contrôle ;
• et les règles en cas de suspension ou de fin de contrat (démission, maladie, changement de fonction…).

Rédigez-le dans un langage simple et compréhensible. C’est un document juridique, mais aussi un outil de communication.

Étape 6 : Communiquer, communiquer, communiquer

Un budget mobilité ne vit que si les employés savent comment l’utiliser. Rendez-le concret en trois étapes :

1. Informer : organisez une session ou une présentation expliquant ce qu’est le budget mobilité, ses avantages et ses impacts. Olympus Mobility propose des outils de communication prêts à l’emploi pour vos collaborateurs.
2. Illustrer : montrez des exemples concrets. « Avec 6 000 € par an, vous pouvez financer votre abonnement de train, un vélo en leasing et utiliser une voiture partagée de temps à autre. »
3. Donner accès : dans l’app Olympus, chaque employé voit en temps réel son budget restant, les piliers utilisés et les dépenses autorisées.

Pilier 2 : mobilité durable et logement

C’est ici que se trouvent les avantages fiscaux les plus intéressants. Toutes les dépenses relevant du pilier 2 — transports publics, vélo, mobilité partagée, loyer ou prêt hypothécaire près du lieu de travail — sont exonérées d’impôts et de cotisations sociales.

Quelques conditions toutefois :

• Les dépenses doivent être réellement liées à la mobilité ou au logement.
• Le logement ne peut être pris en compte que si le salarié vit dans un rayon de 10 km du lieu de travail principal.
• Les paiements doivent être effectués via un canal reconnu, comme la plateforme Olympus Mobility.

Pour l’employeur, ces coûts sont totalement déductibles, et l’exonération de cotisations sociales représente un gain net pour les deux parties.

Pilier 3 : solde en espèces en fin d’année

Si le budget n’est pas entièrement utilisé, le solde peut être versé sur le compte du salarié, mais avec une cotisation spéciale de 38,07 %. Cette contribution remplace les charges sociales classiques et garantit l’équité du système.

Et pour l’employeur ?

Du point de vue de l’entreprise, les trois piliers sont déductibles en tant que charges salariales. Le budget mobilité lui-même n’est pas soumis à l’impôt des sociétés.

Il faut cependant veiller à ce que toutes les transactions soient correctement associées à un compte de mobilité individuel, afin que le secrétariat social puisse les traiter correctement sur la fiche de paie.

La plateforme Olympus Mobility automatise ce processus : chaque dépense est automatiquement affectée au bon pilier et transmise sans erreur à la paie.

Quels sont les risques en cas de non-respect ?

Si des dépenses ne correspondent pas aux piliers légaux ou sont mal documentées, l’administration fiscale peut les requalifier en salaire ordinaire — avec cotisations et impôts rétroactifs à la clé. D’où l’importance d’une politique claire et d’une gestion digitale fiable.

En résumé

• Pilier 2 = le plus avantageux fiscalement (exonération totale).
• Pilier 3 = option de secours (cotisation de 38,07 %).
• Bonne administration = preuve indispensable.
• Véhicules électriques = avenir du pilier 1 (obligatoires dès 2026).

Comment cela fonctionne-t-il pour les collaborateurs ?

Dans l’application Olympus, les employés ont accès à plus de 40 options de mobilité durable — des transports publics à la voiture partagée, en passant par le vélo ou le taxi. Ils voient en temps réel :

• leur budget restant,
• les piliers utilisés,
• et les dépenses autorisées selon la politique interne.

Notre équipe support est toujours disponible pour les aider. Et grâce aux tarifs avantageux négociés avec des partenaires comme Cambio et Hertz, les employés tirent un meilleur parti de leur budget.

Et la partie reporting ?

Dans le portail de gestion Olympus, vous accédez à des tableaux de bord clairs et intuitifs sur :

• l’utilisation des différentes options de mobilité,
• la répartition des budgets,
• et l’évolution des comportements de déplacement.

Ces rapports permettent d’adapter votre politique de mobilité sur base de données concrètes, plutôt que de simples impressions.

7. Quelles sont les erreurs fréquentes (et comment les éviter) ?

Selon Bert Van Molle, Sales & Marketing Manager chez Olympus Mobility, il existe quatre erreurs récurrentes que les entreprises commettent lors de la mise en place du budget mobilité. Elles paraissent mineures, mais entraînent souvent frustrations et complications – tant pour les RH que pour les employés.

1. Des règles trop vagues dans le pilier 2

Le pilier 2 est génial, mais aussi le plus complexe. C’est là que l’on peut inclure la mobilité durable et les frais de logement — à condition d’être très clair.

Certaines entreprises écrivent simplement : « Transports publics, vélo et logement autorisés. » Résultat ? Confusion. Les collaborateurs se demandent : une trottinette électrique, c’est autorisé ? Un parking près de la gare ? Le loyer d’un garage ?

Conseil : donnez des exemples concrets dans votre politique. Indiquez noir sur blanc ce qui est autorisé et non autorisé : « Autorisé : abonnement SNCB, De Lijn, TEC, STIB, leasing vélo via un prestataire reconnu, loyer ou prêt hypothécaire dans un rayon de 10 km du lieu de travail. »

Cela peut sembler pointilleux, mais cela évite d’innombrables e-mails et malentendus.

2. Pas de responsable désigné pour la politique

Le budget mobilité se situe à la croisée de trois départements : RH, Fleet et Finance. Résultat : parfois, personne ne prend réellement la responsabilité.
Qui décide des exceptions ? Qui suit les budgets ? Qui valide les dépenses ?

Conseil : nommez un policy owner — souvent une personne issue de la compensation & benefits ou des opérations RH — avec un mandat clair pour trancher. Cette personne veille au respect des règles, à la conformité juridique et sert de point de contact pour les collaborateurs.

3. Oublier la communication

Erreur classique : « La politique est prête, tout le monde sait quoi faire. » Malheureusement, non. Beaucoup de collaborateurs ne comprennent pas immédiatement le concept de budget mobilité. Ils pensent qu’ils perdent quelque chose (“ma voiture disparaît”) au lieu de gagner de la flexibilité.

Conseil : planifiez trois moments de communication :

1. Annonce : expliquez pourquoi vous mettez en place le budget (durabilité, liberté, flexibilité).
2. Lancement : illustrez avec des exemples concrets. « Avec 6 000 € par an, vous pouvez payer votre abonnement de train, louer un vélo et utiliser une voiture partagée. »
3. Suivi : après quelques mois, partagez les chiffres et réussites. « L’usage du train et du vélo a nettement augmenté. »

Utilisez des visuels, FAQ et vidéos courtes. Dans l’app Olympus, les collaborateurs voient directement ce qu’ils peuvent faire — c’est simple et concret.

4. Trop d’Excel

Excel est pratique pour tester le système avec une ou deux personnes. Mais pas pour 150 employés.

Dès que vous commencez à gérer manuellement les reçus, attestations de logement ou trajets partagés, cela devient chronophage et risqué. Et les erreurs administratives peuvent entraîner des conséquences fiscales ou même des sanctions légales.

Conseil : utilisez une plateforme digitale pour automatiser l’administration. Avec Olympus Mobility, vous gérez les budgets, les piliers et les justificatifs de manière entièrement numérique. Les employés réservent leurs trajets directement via l’app, et la paie est simplifiée grâce à l’intégration automatique avec le secrétariat social.

Pour le département Finance, la facture mensuelle unique reste un moyen pratique de suivre toutes les dépenses de mobilité.

8. Le budget mobilité est-il obligatoire ?

Les employeurs sont-ils obligés de le proposer ?

Aujourd’hui (en 2025), non. Aucune loi n’impose encore aux entreprises de proposer un budget mobilité. Chaque employeur reste libre de décider si cela s’intègre à sa politique salariale ou automobile.

Mais… la volonté politique est bien là. Le gouvernement fédéral a annoncé son intention de rendre le budget mobilité obligatoire à partir du 1ᵉʳ janvier 2026 pour tous les employeurs qui offrent des voitures de société.

L’objectif ? Permettre à chaque collaborateur de choisir entre une voiture ou un budget mobilité.

Et les employés ?

Pour les travailleurs aussi, le budget mobilité reste volontaire. Un collaborateur ayant droit à une voiture de société pourra choisir :

• soit conserver sa voiture,
• soit opter pour le budget mobilité.

L’idée centrale, c’est la liberté de choix, pas la contrainte.

Pourquoi se lancer dès maintenant ?

Parce que attendre ne rapporte rien. Les entreprises qui mettent déjà en place une politique de budget mobilité seront prêtes pour les changements à venir :

• des normes CO₂ plus strictes,
• une électrification accélérée,
• une augmentation du télétravail,

En outre, démarrer maintenant permet de tester, apprendre et ajuster votre système — pour bâtir une approche solide autour du TCO, des piliers et de la communication.

À lire aussi : Pourquoi c’est le moment idéal pour mettre en place le budget mobilité.

Intégration automatique avec la paie et le secrétariat social

Toutes les transactions des piliers 2 et 3 sont traitées automatiquement et transmises correctement à votre secrétariat social. Votre administration fiscale et sociale reste donc totalement conforme — y compris pour le paiement du solde restant.

Plus de doutes sur la question : “cette dépense est-elle soumise à l’ONSS ?” La plateforme Olympus Mobility applique scrupuleusement la législation fédérale sur le budget mobilité.

Transparence pour tous

Chaque collaborateur voit, en un coup d’œil :

• combien de budget il lui reste,
• ce qu’il peut faire dans chaque pilier,
• et quelle est son empreinte CO₂.

Pour les départements RH et Compensation & Benefits, cela signifie moins de questions, moins de suivi et plus de contrôle sur les chiffres.