Guide TCO pour les RH : calcu­ler le budget mobi­lité en 5 étapes

Le budget mobilité fédéral devient obligatoire : dès le 1er janvier 2027 pour les entreprises de plus de 50 travailleurs, et dès le 1er janvier 2028 pour celles de plus de 15. Pour quelque 40 000 entreprises belges, tout commence par une question : à combien de budget un collaborateur a-t-il réellement droit ? La réponse se trouve dans le coût total de possession, ou Total Cost of Ownership (TCO), de la voiture de société. Cela vous semble être un travail de fiscaliste ? Avec les bonnes informations, vous le maîtriserez vous aussi.

Dans ce guide, vous apprenez à calculer le budget mobilité en cinq étapes, de la liste des coûts à la politique de mobilité. Sans doubles comptages, et sans que votre fichier Excel ne se mette à vivre sa propre vie.

En bref

• Le budget mobilité correspond au Total Cost of Ownership (TCO) annuel de la voiture de société à laquelle un collaborateur a droit, ou qu'il restitue.
• Pour le budget mobilité, vous utilisez le TCO 2 : le coût annuel brut total de la voiture pour l'employeur.
• Vous choisissez entre deux formules légales : la formule des coûts réels (moyenne des quatre dernières années) ou la formule forfaitaire.
• Vous consignez votre choix dans votre politique de mobilité, et il s'applique pendant au moins trois ans.
• En 2026, le budget se situe entre un minimum de 3 233 € et un maximum de 17 244 € par an.

Qu'est-ce que le TCO du budget mobilité ?

Le Total Cost of Ownership (TCO) est le coût annuel brut total d'une voiture de société pour l'employeur. Il sert de base au montant du budget mobilité. Si un collaborateur restitue sa voiture de société, ou s'il y a droit, il reçoit ce TCO sous forme de budget pour une mobilité flexible.

Le hic : tout le monde n'entend pas la même chose par « TCO ». Il n'existe pas de définition légale, mais dans le monde de la mobilité, on distingue trois niveaux.

Vous avez reçu un calcul de TCO de votre société de leasing ? Vérifiez d'abord de quel niveau il s'agit. Le TCO 3 n'est pas la norme pour le budget mobilité.

• TCO 1 : le calcul de base. Uniquement les dépenses directes : prix de leasing ou de location, énergie ou carburant, cotisation CO₂ et TVA non récupérable. Pratique pour comparer simplement le coût de différentes voitures.
• TCO 2 : le calcul étendu. Le TCO 1, complété par les coûts fiscaux et fonctionnels : impôts, dépenses non admises, avantage de toute nature (ATN) pour usage privé et assurances. C'est le TCO à utiliser pour le budget mobilité.
• TCO 3 : le TCO commercial. Le TCO 2, plus les coûts évités et les avantages fiscaux, comme les économies d'impôt sur les frais de leasing. Les sociétés de leasing et de financement utilisent ce calcul pour comparer leurs offres. Ce n'est pas la norme pour le budget mobilité.

Calculer le budget mobilité : le plan par étapes

1. Dressez l'inventaire du coût annuel brut total de la voiture (TCO 2).
2. Choisissez votre formule : coûts réels ou valeurs forfaitaires.
3. Choisissez votre base de calcul : voiture individuelle, voiture de référence ou catégorie de fonction.
4. Évitez les doubles comptages et décidez des extras.
5. Consignez tout dans votre politique de mobilité et planifiez le suivi.

Étape 1 : dressez l'inventaire du coût brut total de la voiture de société

Le TCO 2 est la somme de tous les coûts que la voiture représente pour vous en tant qu'employeur. Mais attention : la loi prévoit une liste exhaustive. Vous ne pouvez inclure que les coûts qui figurent sur cette liste et qui, selon votre car policy, sont à charge de l'employeur.

Conseil : rassemblez ces coûts par voiture et par catégorie de fonction. Ainsi, à l'étape 3, vous pourrez calculer le budget mobilité selon différents scénarios et les comparer côte à côte.

Voiture

• Prix de leasing ou de location
• En cas d'achat ou de leasing financier : amortissement annuel de 20 % du prix de revient (options facturées, accessoires et remises compris)
• Intérêts sur le capital emprunté

Énergie

• Frais de carburant et d'électricité
• Frais administratifs des cartes carburant et de recharge

Borne de recharge

• Amortissement annuel de 20 % des frais d'installation, entretien et réparations compris
• Frais de gestion de la borne et du câble

Utilisation

• Péages, car-wash, garage et parking
• Véhicule de remplacement
• Frais de mise en route du véhicule
• Remplacement, changement et stockage des pneus
• Contrôle technique
• Frais de gestion des services

Fin de contrat

• Frais d'expertise lors de la restitution ou d'un changement de conducteur
• Frais de réparation constatés lors de l'état des lieux

Assurance et fiscalité

• Assurances
• Cotisation de solidarité CO₂ patronale (ONSS)
• Taxe de mise en circulation et taxe de circulation
• TVA non récupérable
• Impôt sur la partie non déductible de ces frais
• Impôt sur la partie de l'ATN considérée comme dépense non admise

Étape 2 : choisissez votre formule, coûts réels ou valeurs forfaitaires

Pour calculer le budget mobilité, le législateur vous propose deux formules. Vous pouvez utiliser l'une ou l'autre, que vous achetiez vos voitures ou que vous les preniez en leasing.

Formule 1 : la formule des coûts réels. Vous prenez la moyenne du coût annuel effectif de la voiture de société sur les quatre dernières années. Le résultat est détaillé, mais vous devez pouvoir justifier chaque poste de coût de l'étape 1. Inconvénient : comme il s'agit d'une moyenne, cette formule ne tient pas compte des hausses de coûts sur cette période. Le résultat ne couvre donc jamais tout à fait le TCO actuel.

Formule 2 : la formule des valeurs forfaitaires. Plus rapide, car vous travaillez avec des valeurs fixes. La formule diffère selon que vous preniez la voiture en leasing ou que vous en soyez propriétaire. Vous optez pour la formule forfaitaire ? Vous devez alors le mentionner explicitement dans votre politique. Y compris si, après trois ans, vous décidez de la conserver.

Pour les voitures louées ou en leasing

Composante fixe = la somme :

• du coût annuel de location ou de leasing
• du coût annuel moyen de tous les frais non compris dans le contrat, sur les trois dernières années (à condition qu'ils figurent dans la car policy)
• de la TVA non déductible
• de l'impôt sur les frais automobiles non déductibles
• de la cotisation de solidarité CO₂ patronale

Composante variable = (6 000 + distance domicile-lieu de travail × 2 × 200) × coût de consommation par kilomètre. Uniquement si le carburant n'est pas compris dans le prix du leasing.

Pour les voitures en propriété ou en leasing financier

Composante fixe = valeur catalogue (comme pour l'ATN) × 25 % + cotisation de solidarité CO₂ patronale

Composante variable = (6 000 + distance domicile-lieu de travail × 2 × 200) × coût de consommation par kilomètre

Comment lire la composante variable

Un collaborateur habite à 20 km de son travail ? Vous calculez alors avec 6 000 + (20 × 2 × 200) = 14 000 kilomètres par an. Vous multipliez ensuite ce nombre par le coût de consommation par kilomètre de la voiture.

Étape 3 : choisissez votre base de calcul

La formule, c'est le « comment ». La base de calcul, c'est le « sur quoi ». Vous choisissez d'appliquer la formule :

1. À la voiture individuelle. Le budget correspond au TCO de la voiture que ce collaborateur restitue. Idéal pour : les entreprises qui misent sur la maîtrise des coûts.
2. À une voiture de référence. Le budget correspond au TCO d'une voiture standard définie. Idéal pour : une politique simple et facile à expliquer.
3. À la moyenne des voitures (en circulation) d'une catégorie de fonction. Le budget correspond au TCO moyen des voitures conduites par les collègues qui occupent la même fonction. Idéal pour : des budgets égaux pour des fonctions égales.
4. À la moyenne des voitures de référence d'une catégorie de fonction. Le budget correspond au TCO moyen des voitures de référence associées à une fonction. Idéal pour : un budget généreux et prévisible, aligné sur votre car policy.

Chaque combinaison de formule et de base donne un montant différent. Calculez donc au moins deux scénarios avant de trancher.

Étape 4 : évitez les doubles comptages et décidez des extras

C'est ici que les erreurs sont les plus fréquentes. Parcourez cette checklist avant de communiquer un montant :

• Contrat de leasing vérifié. Les postes déjà compris dans le prix du leasing (entretien, pneus, assurance, parfois carburant) ne sont pas comptés une seconde fois.
• Indemnité kilométrique tranchée. Vous incluez les indemnités kilométriques et autres frais de déplacements de service dans le TCO ? Votre collaborateur n'a alors plus droit à une indemnité kilométrique exonérée supplémentaire. Si vous ne les incluez pas, vous les remboursez en plus du budget mobilité.
• Contribution personnelle déduite. Le collaborateur paie une contribution personnelle pour sa voiture de société ? Ce montant est alors déduit du budget mobilité.
• Minimum et maximum vérifiés. Le budget doit respecter les limites légales. En 2026, elles s'élèvent à 3 233 € et 17 244 € par an. Ces montants sont indexés chaque année.

Étape 5 : consignez tout dans votre politique de mobilité et planifiez le suivi

Vous avez l'obligation de mentionner dans votre politique de mobilité la formule que vous utilisez. Profitez-en pour y consigner aussi la base de calcul, vos choix de l'étape 4 et le suivi.

Trois règles à retenir :

• Trois ans fixes. Une fois la formule choisie, vous l'appliquez pendant trois ans.
• Un changement vaut pour les nouveaux entrants. Vous choisissez une autre formule après trois ans ? Vous l'appliquez alors à chaque collaborateur qui adhère au budget mobilité à partir de ce moment.
• Prévoyez un suivi annuel. Comment inventoriez-vous les coûts, et qui les suit ? En réglant cela dès le départ, vous évitez que le calcul du TCO ne redevienne chaque année un projet Excel.

Quelle formule convient à votre entreprise ?

Il n'existe pas de « bonne » formule. Mais bien une formule adaptée à votre stratégie.

Vous misez sur la maîtrise des coûts ? La formule des coûts réels basée sur la voiture individuelle vous conviendra le mieux. Vous voulez surtout offrir un avantage à vos collaborateurs et vous positionner comme un employeur attractif ? Optez plutôt pour la formule des valeurs forfaitaires.

Vous choisissez la formule forfaitaire avec des voitures de référence par catégorie de fonction, alignée sur votre car policy ? Vous obtenez alors un calcul généreux, qui tient notamment compte des frais de carburant pour les collaborateurs qui télétravaillent régulièrement.

Formule des coûts réels

• Base : coût annuel effectif moyen des 4 dernières années
• Avantage : précise, proche du coût réel
• Inconvénient : chronophage et ne suit pas les hausses de coûts
• Idéale pour : une priorité à la maîtrise des coûts

Formule des valeurs forfaitaires

• Base : une composante fixe et une composante variable basées sur des forfaits
• Avantage : rapide, prévisible et un budget plus généreux
• Inconvénient : moins proche du coût réel
• Idéale pour : une priorité à l'employer branding et aux collaborateurs

Posez-vous ces questions avant de choisir :

• Voulez-vous que le budget mobilité évolue avec la hausse des coûts ?
• Ou préférez-vous que le TCO n'augmente pas, voire qu'il soit plus bas ?
• Voulez-vous régulariser chaque année, par collaborateur, les frais de voiture dans le budget mobilité ?
• Voulez-vous combiner le budget mobilité avec des indemnités existantes ? Si oui, lesquelles, et les incluez-vous dans le TCO ?
• Comment voulez-vous inventorier et suivre les coûts chaque année ?

Examinez vos réponses à la lumière de vos politiques existantes en matière de voitures, de vélos, de transports en commun et de télétravail. Ainsi, votre méthode de calcul du TCO s'intègre parfaitement à votre entreprise.

Questions fréquentes sur le calcul du budget mobilité

Comment calculer le budget mobilité ?

Vous calculez le budget mobilité sur la base du Total Cost of Ownership (TCO 2) de la voiture de société : le coût annuel brut total pour l'employeur. Pour cela, vous utilisez la formule des coûts réels ou la formule des valeurs forfaitaires.

Quelle est la différence entre la formule des coûts réels et la formule forfaitaire ?

La formule des coûts réels prend la moyenne du coût annuel effectif sur les quatre dernières années. La formule forfaitaire utilise des valeurs fixes, comme 25 % de la valeur catalogue pour les voitures en propriété, plus une composante variable pour le carburant.

Quel TCO utiliser pour le budget mobilité ?

Le TCO 2, le calcul étendu. Outre les coûts directs, il comprend les impôts, les assurances, les dépenses non admises et l'avantage de toute nature. Le TCO 3 est un calcul commercial des sociétés de leasing et n'est pas la norme pour le budget mobilité.

Pendant combien de temps devez-vous utiliser la même formule ?

Trois ans. Ensuite, vous pouvez changer ; la nouvelle formule s'applique alors à chaque collaborateur qui adhère à partir de ce moment.

Quels sont les montants minimum et maximum du budget mobilité en 2026 ?

En 2026, le budget mobilité s'élève à 3 233 € minimum et à 17 244 € maximum par an. Les limites sont indexées chaque année.

Les indemnités kilométriques sont-elles incluses dans le TCO ?

C'est à vous de décider en tant qu'employeur. Si vous les incluez, l'indemnité kilométrique exonérée supplémentaire disparaît. Sinon, vous les remboursez en plus du budget mobilité.

Quand le budget mobilité devient-il obligatoire ?

Dès le 1er janvier 2027 pour les entreprises de plus de 50 travailleurs, et dès le 1er janvier 2028 pour les entreprises de plus de 15 travailleurs.

Calculer le budget mobilité, sans prise de tête

Le TCO est la fondation de votre budget mobilité. Posez-la correctement, et vous construisez une politique cohérente, facile à expliquer et solide pour trois ans. Et ensuite ? Vous voulez avant tout que vos collaborateurs se déplacent l'esprit tranquille, sans devoir vous-même courir après les tickets, les remboursements et les fichiers Excel.

C'est là que nous intervenons. Les experts d'Olympus Mobility et de MBE Mobility Budget Experts réfléchissent avec vous à vos choix de politique et à vos calculs de TCO. Olympus Mobility est le leader du marché de la gestion du budget mobilité et simplifie son utilisation au quotidien, pour les RH comme pour vos collaborateurs.

Dernière mise à jour : septembre 2026. Sources : Guide mobilité « Calculer le TCO » (Olympus Mobility et MBE Mobility Budget Experts) ; montants limites 2026 selon HR Alert ; informations officielles sur mobiliteitsbudget.be.