TCO-gids voor HR: Mobi­li­teits­bud­get bere­ke­nen in 5 stappen

Het mobiliteitsbudget wordt verplicht: vanaf 1 januari 2027 voor bedrijven met meer dan 50 medewerkers, vanaf 1 januari 2028 voor bedrijven met meer dan 15. Voor zo’n 40.000 Belgische ondernemingen begint dat bij één vraag: hoeveel budget krijgt een medewerker eigenlijk? Het antwoord zit in de Total Cost of Ownership (TCO) van de bedrijfswagen. Dat klinkt voor jou misschien als het werk van een fiscalist. Maar met de juiste informatie krijg jij het ook onder de knie.

In deze gids leer je het mobiliteitsbudget berekenen in vijf stappen, van kostenlijst tot policy. Zonder dubbeltellingen en zonder dat je Excel een eigen leven gaat leiden.

In het kort

• Het mobiliteitsbudget is de jaarlijkse Total Cost of Ownership (TCO) van de bedrijfswagen waar een medewerker recht op heeft, of die hij inlevert.
• Voor het mobiliteitsbudget gebruik je TCO 2: de totale jaarlijkse brutokost van de wagen voor de werkgever.
• Je kiest tussen twee wettelijke formules: de werkelijke kostenformule (gemiddelde van de laatste vier jaar) of de forfaitaire formule.
• Je keuze leg je vast in je mobility policy en geldt minstens drie jaar.
• In 2026 ligt het budget tussen een minimum van €3.233 en een maximum van €17.244 per jaar.

Wat is de TCO van het mobiliteitsbudget?

De Total Cost of Ownership (TCO) is de totale jaarlijkse brutokost die een bedrijfswagen de werkgever kost. Het vormt de basis voor het bedrag van het mobiliteitsbudget. Levert een medewerker zijn bedrijfswagen in, of heeft hij er recht op, dan krijgt hij die TCO als budget voor flexibele mobiliteit.

Het lastige: niet iedereen bedoelt hetzelfde met “TCO”. Er bestaat geen wettelijke definitie, maar in de mobiliteitswereld spreekt men van drie niveaus.

Krijg je een TCO-berekening van je leasemaatschappij? Check dan eerst welk niveau het is. Een TCO 3 is geen standaard voor het mobiliteitsbudget.

• TCO 1: de basisberekening. Enkel de directe uitgaven: lease- of huurprijs, energie of brandstof, CO₂-bijdrage en niet-recupereerbare btw. Handig voor een eenvoudige kostenvergelijking van wagens.
• TCO 2: de uitgebreide berekening. TCO 1, aangevuld met fiscale en functionele kosten: belastingen, verworpen uitgaven, het voordeel alle aard bij privégebruik en verzekeringen. Dit is de TCO die je gebruikt voor het mobiliteitsbudget.
• TCO 3: de commerciële TCO. TCO 2, plus vermeden kosten en fiscale voordelen, zoals belastingbesparingen op leasekosten. Lease- en financieringsmaatschappijen gebruiken deze berekening om hun aanbod te vergelijken. Voor het mobiliteitsbudget is het geen standaard.

Mobiliteitsbudget berekenen: het stappenplan

1. Breng de totale jaarlijkse brutokost van de wagen in kaart (TCO 2).
2. Kies je formule: werkelijke kosten of forfaitaire waarden.
3. Kies je berekeningsbasis: individuele wagen, referentiewagen of functiecategorie.
4. Vermijd dubbeltellingen en beslis over extra’s.
5. Leg alles vast in je mobility policy en plan de opvolging.

Stap 1: Breng de totale brutokost van de bedrijfswagen in kaart

De TCO 2 is een optelsom van alle kosten die de wagen je als werkgever kost. Maar let op: de wet bevat een exhaustieve lijst. Je mag enkel kosten meenemen die op die lijst staan én die volgens je car policy ten laste zijn van de werkgever.

Tip: verzamel deze kosten per wagen én per functiecategorie. Zo kun je in stap 3 het mobiliteitsbudget berekenen volgens verschillende scenario’s en ze naast elkaar leggen.

​Wagen

• Lease- of huurprijs
• Bij aankoop of financiële leasing: jaarlijkse afschrijving van 20% van de kostprijs (incl. gefactureerde opties, accessoires en kortingen)
• Intresten op geleend kapitaal

Energie

• Brandstof- en elektriciteitskosten
• Administratiekosten voor tank- en laadkaarten

Laadpaal

• Jaarlijkse afschrijving van 20% van de installatiekosten, inclusief onderhoud en herstel
• Beheerkosten voor laadpunt en kabel

Gebruik

• Tol, carwash, garage en parking
• Vervangwagen
• Rijklaar maken van de wagen
• Banden vervangen, wisselen en bewaren
• Technische keuring
• Beheerskosten van dienstverlening

Einde contract

• Expertisekosten bij inlevering of wissel van bestuurder
• Herstelkosten vastgelegd bij inventarisering

Verzekering en fiscaliteit

• Verzekeringen
• Patronale CO₂-solidariteitsbijdrage (RSZ)
• Belasting op inverkeerstelling en verkeersbelasting
• Niet-recupereerbare btw
• Belasting op het niet-aftrekbare deel van deze kosten
• Belasting op het deel van het voordeel alle aard dat een verworpen uitgave is

Stap 2: Kies je formule, werkelijke kosten of forfaitaire waarden

Om het mobiliteitsbudget te berekenen, geeft de wetgever je twee formules. Beide mag je gebruiken, of je je wagens nu koopt of leaset.

Formule 1: de werkelijke kostenformule. Je neemt het gemiddelde van de effectieve jaarkost van de bedrijfswagen over de afgelopen vier jaar. Dat geeft een gedetailleerd resultaat, maar vraagt ook dat je elke kostenpost uit stap 1 kunt staven. Nadeel: omdat het een gemiddelde is, houdt deze formule geen rekening met kostenstijgingen in die periode. Het resultaat dekt dus nooit helemaal de huidige TCO.

Formule 2: de forfaitaire waardenformule. Sneller, omdat je met vaste waarden werkt. De formule verschilt naargelang je de wagen least of bezit. Kies je de forfaitaire formule, dan moet je dat expliciet vermelden in je policy. Ook als je na drie jaar besluit ermee door te gaan.

​Voor gehuurde of geleasede wagens

Vaste component = de som van:

• de jaarlijkse huur- of leasekost
• de gemiddelde jaarkost van alle kosten die niet in het contract zitten, over de laatste drie jaar (mits opgenomen in de car policy)
• de niet-aftrekbare btw
• de belasting op de niet-aftrekbare autokosten
• de patronale CO₂-solidariteitsbijdrage

Variabele component = (6.000 + afstand woon-werk × 2 × 200) × verbruikskost per kilometer. Dit geldt enkel als de brandstof niet in de leaseprijs zit.

Voor wagens in eigendom of financiële leasing

Vaste component = cataloguswaarde (zoals voor het voordeel alle aard) × 25% + patronale CO₂-solidariteitsbijdrage

Variabele component = (6.000 + afstand woon-werk × 2 × 200) × verbruikskost per kilometer

Zo lees je de variabele component

Woont een medewerker 20 km van het werk, dan reken je met 6.000 + (20 × 2 × 200) = 14.000 kilometer per jaar. Dat aantal vermenigvuldig je met de verbruikskost per kilometer van de wagen.

Stap 3: Kies je berekeningsbasis

De formule is het “hoe”. De berekeningsbasis is het “waarop”. Je kiest zelf of je de formule toepast op:

1. ​De individuele wagen. Het budget is de TCO van de wagen die deze medewerker inlevert. Past bij: bedrijven die inzetten op kostenbeheersing.
2. Een referentiewagen. Het budget is de TCO van een vastgelegde standaardwagen. Past bij: een eenvoudig, uitlegbaar beleid.
3. Het gemiddelde van de (rijdende) wagens in een functiecategorie. Het budget is de gemiddelde TCO van de wagens die collega’s in dezelfde functie rijden. Past bij: gelijke budgetten voor gelijke functies.
4. Het gemiddelde van referentiewagens in een functiecategorie. Het budget is de gemiddelde TCO van de referentiewagens die bij een functie horen. Past bij: een ruim, voorspelbaar budget, in lijn met je car policy.

​Elke combinatie van formule en basis geeft een ander bedrag. Reken daarom minstens twee scenario’s door voor je beslist.

Stap 4: Vermijd dubbeltellingen en beslis over extra’s

Hier gaat het het vaakst mis. Loop deze checklist af voor je een bedrag communiceert:

• Leasecontract gecheckt. Kostenposten die al in de leaseprijs zitten (onderhoud, banden, verzekering, soms brandstof) tel je niet nog eens apart.
• Kilometervergoeding beslist. Neem je kilometervergoedingen en andere kosten van dienstverplaatsingen op in de TCO? Dan heeft je medewerker geen recht meer op een extra vrijgestelde kilometervergoeding. Neem je ze niet op, dan vergoed je ze naast het mobiliteitsbudget.
• Eigen bijdrage afgetrokken. Betaalt de medewerker een eigen bijdrage voor zijn bedrijfswagen? Dan gaat dat bedrag af van het mobiliteitsbudget.
• Minimum en maximum gecheckt. Het budget moet binnen de wettelijke grenzen vallen. In 2026 zijn dat €3.233 en €17.244 per jaar. Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd.

Stap 5: Leg alles vast in je mobility policy en plan de opvolging

Je bent verplicht om in je mobiliteitsbeleid te vermelden welke formule je gebruikt. Leg er meteen ook de berekeningsbasis, de keuzes uit stap 4 en de opvolging in vast.

Drie regels om te onthouden:

• Drie jaar vast. Eens gekozen, pas je dezelfde formule drie jaar toe.
• Wissel geldt voor nieuwe instappers. Kies je na drie jaar een andere formule, dan gebruik je die voor elke medewerker die vanaf dat moment instapt in het mobiliteitsbudget.
• Plan een jaarlijkse opvolging. Hoe breng je de kosten in kaart, en wie volgt ze op? Wie dat van bij de start regelt, vermijdt dat de TCO-berekening elk jaar opnieuw een Excel-project wordt.

Welke formule past bij jouw bedrijf?

Er bestaat geen “juiste” formule. Wel een formule die past bij je strategie.

Ligt je focus op kostenbeheersing? Dan past de werkelijke kostenformule op basis van de individuele wagen het best. Wil je vooral je medewerkers een voordeel bieden en je sterk positioneren als werkgever? Dan kies je beter voor de forfaitaire waardenformule.

Kies je voor de forfaitaire formule met referentiewagens per functiecategorie, in lijn met je car policy? Dan krijg je een ruime berekening, die onder meer rekening houdt met brandstofkosten voor medewerkers die regelmatig thuiswerken.

​Werkelijke kostenformule

• Basis: gemiddelde effectieve jaarkost van de laatste 4 jaar
• Voordeel: nauwkeurig, dicht bij de echte kost
• Nadeel: arbeidsintensief en volgt kostenstijgingen niet
• Past bij: een focus op kostenbeheersing

Forfaitaire waardenformule

• Basis: een vaste en een variabele component op basis van forfaits
• Voordeel: snel, voorspelbaar en een ruimer budget
• Nadeel: sluit minder nauw aan bij de werkelijke kost
• Past bij: een focus op employer branding en medewerkers

Stel jezelf deze vragen voor je kiest:

• Wil je dat het mobiliteitsbudget meegroeit met stijgende kosten?
• Of wil je dat de TCO niet stijgt, of zelfs lager uitvalt?
• Wil je de wagenkosten in het mobiliteitsbudget jaarlijks individueel afrekenen?
• Wil je het mobiliteitsbudget combineren met bestaande vergoedingen? Zo ja, welke, en neem je ze op in de TCO?
• Hoe wil je de kosten jaarlijks in kaart brengen en opvolgen?

Bekijk de antwoorden samen met je bestaande policies rond wagens, fietsen, openbaar vervoer en thuiswerk. Zo sluit je TCO-methode naadloos aan bij je bedrijf.

Veelgestelde vragen over het mobiliteitsbudget berekenen

Hoe bereken je het mobiliteitsbudget?

Je berekent het mobiliteitsbudget op basis van de Total Cost of Ownership (TCO 2) van de bedrijfswagen: de totale jaarlijkse brutokost voor de werkgever. Daarvoor gebruik je de werkelijke kostenformule of de forfaitaire waardenformule.

Wat is het verschil tussen de werkelijke kostenformule en de forfaitaire formule?

De werkelijke kostenformule neemt het gemiddelde van de effectieve jaarkost over de laatste vier jaar. De forfaitaire formule werkt met vaste waarden, zoals 25% van de cataloguswaarde voor wagens in eigendom, plus een variabele component voor brandstof.

Welke TCO gebruik je voor het mobiliteitsbudget?

TCO 2, de uitgebreide berekening. Die omvat naast de directe kosten ook belastingen, verzekeringen, verworpen uitgaven en het voordeel alle aard. TCO 3 is een commerciële berekening van leasemaatschappijen en geen standaard voor het mobiliteitsbudget.

Hoe lang moet je dezelfde formule gebruiken?

Drie jaar. Daarna mag je wisselen; de nieuwe formule geldt dan voor elke medewerker die vanaf dat moment instapt.

Wat is het minimum- en maximumbedrag van het mobiliteitsbudget in 2026?

In 2026 bedraagt het mobiliteitsbudget minimaal €3.233 en maximaal €17.244 per jaar. De grenzen worden jaarlijks geïndexeerd.

Tellen kilometervergoedingen mee in de TCO?

Dat beslis je als werkgever. Neem je ze op, dan vervalt de extra vrijgestelde kilometervergoeding. Neem je ze niet op, dan vergoed je ze naast het mobiliteitsbudget.

Wanneer is het mobiliteitsbudget verplicht?

Vanaf 1 januari 2027 voor bedrijven met meer dan 50 medewerkers, vanaf 1 januari 2028 voor bedrijven met meer dan 15 medewerkers.

Mobiliteitsbudget berekenen hoeft geen kopzorg te zijn

De TCO is het fundament van je mobiliteitsbudget. Wie die goed legt, bouwt een beleid dat klopt, uitlegbaar is en drie jaar meegaat. En daarna? Dan wil je vooral dat je medewerkers zorgeloos op weg kunnen, zonder dat jij tickets, refunds en Excel-lijsten moet opvolgen.

Daar helpen we je graag bij. De experts van Olympus Mobility en MBE Mobility Budget Experts denken met je mee over beleidskeuzes en TCO-berekeningen. Olympus Mobility is marktleider in het beheer van het mobiliteitsbudget en maakt het dagelijkse gebruik eenvoudig, voor HR én voor je medewerkers.

Laatst bijgewerkt: september 2026. Bronnen: Mobiliteitsgids “Bereken de TCO” (Olympus Mobility en MBE Mobility Budget Experts); grensbedragen 2026 volgens HR Alert; officiële info op mobiliteitsbudget.be.