Hoe stel ik 

mijn policy voor het mobi­li­teits­bud­get op? 

Zo begin je eraan als werkgever

Je hebt het misschien al vaak gedacht: “We moeten iets doen met het mobiliteitsbudget.” Maar zodra je eraan begint, merk je dat het minder eenvoudig is dan het lijkt. Wat mag wel? Wat niet? Hoe bereken je het bedrag?

2. Hoe werkt het mobiliteitsbudget in de praktijk en wat zijn die ‘3 pijlers’ precies?

In de kern is het eenvoudig: het mobiliteitsbudget vervangt de bedrijfswagen door één jaarlijks bedrag dat de werknemer vrij kan besteden aan duurzame alternatieven.

Dat bedrag is niet zomaar ‘extra loon’, maar een omzetting van de totale kost van de wagen die je normaal zou voorzien (de TCO: lease, brandstof, onderhoud, verzekering, enz.).

Zodra je het budget vastlegt, wordt het verdeeld over 3 wettelijk vastgelegde pijlers. Die bepalen wat medewerkers met hun budget mogen doen.

Concreet:

1. Je berekent het budget voor de werknemer op basis van de referentiewagen. Dat kan via twee TCO-formules: 
   ofwel op basis van de gemiddelde jaarkost van de wagen, 
   ofwel via een forfaitair bedrag per type wagen, aangevuld met een variabele component.
2. Je legt de regels vast in een policy en voegt die toe aan de arbeidsovereenkomst.
3. Je stelt het budget ter beschikking van de medewerker via een mobiliteitsplatform (zoals Olympus Mobility), waar alle uitgaven automatisch worden geregistreerd.
4. De werknemer kiest zelf hoe hij of zij het budget gebruikt binnen de pijlers.

Je volgt alles op via rapportering, handmatig of via het digitale platform.

3. Hoe begin je eraan als werkgever?

Wie komt in aanmerking?

• Werkgever: je biedt bedrijfswagens aan of je car policy voorziet een recht op een wagen.
• Werknemer: die heeft die wagen of het recht erop. Zet dat helder in je policy. Vermijd uitzonderingsregels die later discussie oproepen.

Wat regel je administratief?

4 dingen:

1. een policy met duidelijke spelregels,
2. een bijlage bij de arbeidsovereenkomst,
3. een digitale administratie van budgetten en rapportering via een mobiliteitsplatform,
4. interne communicatie met Q&A.

Hoe start je praktisch?

Zodra je policy klaar is, kan je het systeem van het mobiliteitsbudget eerst testen met een pilot. Dit is geen verplichte stap, maar kan voor grotere organisaties nuttig zijn.

• Kies één duidelijke doelgroep — bijvoorbeeld medewerkers met verouderde wagens — en test het systeem enkele maanden via je mobiliteitsplatform.
• Zo ontdek je wat goed werkt in de praktijk en waar nog bijsturing nodig is, voor je het breder uitrolt.

4. Hoe stel je een duidelijke policy op?

Stap 1: Bepaal je doel

Waarom start je met een mobiliteitsbudget? Formuleer het in één zin. Dat klinkt banaal, maar het verandert alles.

• Wil je vooral kosten beheersen? Dan leg je het accent op TCO en controle.
• Wil je CO₂ verlagen? Dan richt je je pijlers op duurzame vervoersmiddelen.
• Wil je tevredenheid verhogen? Dan geef je medewerkers maximale keuzevrijheid.

Zodra je weet waarom je dit invoert, kan je ook eenvoudiger keuzes maken over budget, vervoersmiddelen en communicatie. Het doel wordt de filter voor elke beslissing die volgt.

Stap 2: Bepaal het budget - zo bereken je het mobiliteitsbudget

Hoe bepaal je het bedrag per werknemer? Er zijn 2 TCO-formules (beiden op basis van een referentiewagen):

1. TCO op basis van de gemiddelde jaarkost van de referentiewagen
   Je vertrekt van de totale jaarlijkse kost: lease/financiering, energie/brandstof, verzekering, onderhoud, taksen, niet-aftrekbare btw, eventuele VAA-impact…
2. Forfaitaire TCO per wagenklasse/type met variabele component
   Je hanteert een vaste TCO-component per wagenklasse en voegt een variabele toe (bv. km- of energiecomponent).

Kijk naar je car policy en HR-context om te bepalen wat past. Maak de keuze consequent per functiegroep en leg ze zwart op wit vast in je policy. Vermeld ook wanneer en hoe je het bedrag herbekijkt (bijvoorbeeld jaarlijks of bij een functiewijziging).

Stap 3: Bepaal welke vervoersmiddelen je toelaat

Wat zet je in pijler 2? Dat is de spannendste stap: hier geef je vorm aan je visie op mobiliteit. Wees concreet. Zet letterlijk in je policy:

• welke vervoersopties toegelaten zijn (NMBS, De Lijn, TEC, MIVB, fietslease, deelwagens, taxi’s, parking, opladen),
• welke plafonds of limieten gelden,
• en hoe medewerkers hun aankopen of abonnementen registreren.

Vermeld ook wat niet kan. Bijvoorbeeld: parkeren dat niet gelinkt is aan duurzame verplaatsingen (zoals privéparking zonder link met woon-werkverkeer).

Wil je weten wat wél mag? Ontdek het in onze blog: Parkeren met het mobiliteitsbudget.

Stap 4: Neem huisvestingskosten op (of niet)

Een veelgestelde vraag: mag huur of een hypothecaire lening in pijler 2? Het antwoord: ja, binnen de wettelijke voorwaarden.

• Medewerkers mogen hun huur of kapitaalaflossingen betalen met hun mobiliteitsbudget als ze binnen een straal van 10 km van hun hoofdwerkplek wonen.
• Medewerkers die meer dan 50% van de tijd thuiswerken, hebben ook recht om hun huur of lening via het mobiliteitsbudget te betalen.
• Alle betalingen moeten uiteraard correct gedocumenteerd zijn. Via Olympus Mobility gebeurt dat automatisch: het platform controleert of attesten en bewijsstukken voldoen aan de wettelijke vereisten, zodat alles fiscaal correct blijft.

Stap 5: Vertaal je policy naar de arbeidsovereenkomst

Een duidelijke bijlage bij de arbeidsovereenkomst is verplicht.

Daarin zet je:

• de instapvoorwaarden,
• de looptijd (minstens 12 maanden),
• de berekeningsmethode,
• de toegelaten uitgaven per pijler,
• hoe de controle verloopt,
• en wat er gebeurt bij einde, pauze of misbruik (bv. bij ontslag, ziekte of wijziging functie).

Schrijf het juridisch juist, maar begrijpelijk. Geen jargon. De bijlage is een contract, maar ook een communicatiedocument. Iedere werknemer moet het kunnen lezen en begrijpen.

Stap 6: Communiceer, communiceer, communiceer

Hoe neem je medewerkers mee in het verhaal? Door het tastbaar te maken. Een policy is papier, een mobiliteitsbudget leeft pas als mensen weten wat ze ermee kunnen doen.

Plan 3 simpele stappen:

1. Uitleg geven: maak een korte presentatie of Q&A-sessie waarin je uitlegt wat het mobiliteitsbudget is, waarom het interessant is, en wat er verandert. Olympus Mobility kan je ondersteunen met handige communicatietools voor medewerkers
2. Voorbeelden tonen: “Met €6.000 per jaar kan je je treinabonnement betalen, een leasefiets nemen en af en toe een deelauto gebruiken.”
3. Toegang geven: in de Olympus-app ziet elke werknemer realtime hoeveel budget er nog is, welke pijler hij gebruikt en wat toegelaten is. Dat maakt het visueel en begrijpbaar.

Pijler 2: duurzame mobiliteit en huisvestingskosten

Hier zitten de grootste fiscale voordelen. Alles wat in pijler 2 valt — dus openbaar vervoer, fiets, deelmobiliteit, huur of hypotheek dicht bij het werk — is vrijgesteld van belastingen én RSZ-bijdragen.

Er zijn natuurlijk voorwaarden:

• De uitgaven moeten daadwerkelijk voor mobiliteit of huisvesting zijn.
• Huisvesting telt enkel als de werknemer binnen een straal 10 km van de hoofdwerkplek woont.
• De betaling moet correct geregistreerd zijn via een erkend kanaal (zoals het Olympus Mobility platform).

Voor de werkgever zijn deze kosten volledig fiscaal aftrekbaar, net zoals loon. En omdat ze vrijgesteld zijn van RSZ, levert dit een netto voordeel op voor werknemer én werkgever.

Pijler 3: cashsaldo aan het einde van het jaar

Wordt het budget niet volledig opgebruikt? Dan kan de werknemer het restbedrag laten uitbetalen op zijn/haar rekening — maar dan wel met een bijzondere werknemersbijdrage van 38,07%. Die bijdrage vervangt de klassieke RSZ en zorgt dat het systeem fair blijft.

Voor de werkgever is er in deze pijler geen parafiscale kost.

En voor de werkgever?

Vanuit werkgeversstandpunt zijn de 3 pijlers fiscaal aftrekbaar als loonkost. Er is geen bijkomende vennootschapsbelasting op het mobiliteitsbudget zelf.

Wel moet je zorgen dat alle betalingen correct gelinkt zijn aan een individuele mobiliteitsrekening per werknemer, zodat het sociaal secretariaat de juiste loonlijn kan verwerken.

Het Olympus Mobility platform automatiseert dat proces: elke transactie wordt automatisch toegewezen aan de juiste pijler en correct doorgestuurd naar payroll.

Zijn er risico’s als je de regels niet volgt?

Ja. Als je uitgaven boekt die niet binnen de pijlers vallen of niet goed documenteert, kan de fiscus die beschouwen als gewoon loon. Dan volgen RSZ en belastingnabetalingen. Daarom is een heldere policy en een slim platform essentieel.

Kort samengevat

1. Pijler 2 = fiscaal het interessantst (vrijstelling RSZ + belasting).
2. Pijler 3 = vangnet, niet het hoofddoel (bijdrage 38,07%).
3. Duidelijke administratie = noodzakelijk bewijs.
4. Elektrische wagens = toekomst van pijler 1 (vanaf 2026 verplicht).

Hoe werkt dat voor medewerkers?

In de Olympus-app kiezen medewerkers uit meer dan 40 duurzame mobiliteitsopties — van openbaar vervoer tot deelmobiliteit. Ze zien meteen hun resterend budget en wat binnen hun policy toegelaten is.

Onze support staat altijd klaar voor hulp, en dankzij voordelige tarieven bij partners zoals cambio en Hertz halen medewerkers meer uit hun budget.

En rapportering?

In het Olympus beheerportaal krijg je overzichtelijke dashboards over het gebruik van mobiliteitsopties en de budgetbesteding. Zo kan je je mobiliteitsbeleid bijsturen op basis van feiten, niet op buikgevoel.

7. Wat zijn veelgemaakte fouten (en hoe vermijd je ze)?

Volgens Bert Van Molle, Sales & Marketing Manager bij Olympus Mobility, zijn er 4 dingen die hij telkens opnieuw ziet terugkomen. Ze lijken klein, maar veroorzaken de meeste frustratie achteraf (zowel bij HR als bij medewerkers).

1. Te vage regels in pijler 2

Pijler 2 is fantastisch, maar ook het meest complexe stuk van het mobiliteitsbudget. Hier mag je duurzame mobiliteit en huisvestingskosten opnemen — maar dat moet wél duidelijk zijn.

Sommige bedrijven schrijven “fietsen, openbaar vervoer en huisvesting toegelaten”. Punt. Gevolg? Discussie. Mag een elektrische step ook? Een parking bij het station? De huur van een garage?

Tip: schrijf concrete voorbeelden in je policy. Zet er letterlijk bij wat wél en niet kan. Bijvoorbeeld: “Toegelaten: abonnement NMBS, De Lijn, TEC, MIVB, fietslease via erkende aanbieder, huur of hypotheek binnen 10 km van het werk.” Dat lijkt pietluttig, maar het scheelt eindeloze e-mails.

2. Geen duidelijke policy owner

Het mobiliteitsbudget is een kruising tussen HR, Fleet en Finance. En dan durft niemand echt het stuur vast te pakken. Wie beslist over uitzonderingen? Wie volgt het budget op? Wie keurt aankopen goed?  Zonder één policy owner eindig je met chaos.

Tip: wijs een verantwoordelijke aan. Vaak is dat iemand uit Comp & Ben of HR-operations met een duidelijk mandaat om te beslissen. Die persoon bewaakt de spelregels, houdt alles juridisch correct en is het aanspreekpunt voor medewerkers.

3. Communicatie vergeten

De grootste misvatting: “We hebben de policy klaar, dus iedereen weet wat te doen.” Helaas niet. Veel medewerkers begrijpen het mobiliteitsbudget niet meteen. Ze denken dat ze iets verliezen (“mijn bedrijfswagen verdwijnt”) in plaats van iets winnen (“ik krijg keuzevrijheid”).

Ons advies? Plan 3 communicatiemomenten:

1. Aankondiging: leg uit waarom je dit invoert – duurzaamheid, vrijheid, flexibiliteit.
2. Lancering: toon met voorbeelden wat medewerkers kunnen doen met hun budget.
3. Herinnering: deel na drie maanden cijfers en succesverhalen (“Er wordt nu merkbaar meer gebruikgemaakt van de trein en de fiets.”).

Gebruik visuals, FAQ’s en korte video’s. In de Olympus-app zien medewerkers meteen wat er mogelijk is – dat maakt het concreet.

4. Te veel Excel

Excel is handig voor één testpersoon. Niet voor 150 medewerkers. Zodra je bonnetjes, huisvestingsattesten of deelverplaatsingen manueel begint te verwerken, ben je vertrokken voor uren administratie en fouten. En fouten in het mobiliteitsbudget kunnen leiden tot fiscale risico’s of zelfs sancties onder het sociaal strafwetboek.

Tip: gebruik een platform dat de administratie automatiseert. Met Olympus Mobility beheer je budgetten, pijlers en bewijsstukken digitaal.

Medewerkers boeken hun mobiliteit rechtstreeks via de Olympus-app, en de payrolladministratie verloopt een stuk eenvoudiger dankzij de automatische koppeling met het sociaal secretariaat. Voor Finance blijft de maandfactuur wel handig als overzicht van alle mobiliteitsuitgaven.

8. Tot slot: is het mobiliteitsbudget verplicht?

Is het mobiliteitsbudget verplicht voor werkgevers?

Vandaag (in 2025) nog niet. Er is geen wet die bedrijven verplicht om het mobiliteitsbudget aan te bieden. Je kiest dus zelf of het past binnen je loonbeleid of car policy.

Maar… de politieke intentie is er wél. De federale regering kondigde aan dat ze het vanaf 1 januari 2026 verplicht wil maken voor werkgevers die bedrijfswagens aanbieden. Het idee: medewerkers zouden dan altijd kunnen kiezen tussen een wagen of een mobiliteitsbudget.

En voor medewerkers? Zijn zij verplicht om over te stappen?

Nee. Ook voor hen blijft het vrijwillig. Een werknemer met recht op een bedrijfswagen kan kiezen: wagen behouden of overstappen naar het mobiliteitsbudget. Het gaat om keuzevrijheid, niet om verplichting.

Waarom zou een bedrijf er dan vandaag al mee starten?

Omdat wachten zelden loont.

Bedrijven die hun mobiliteitsbudget policy nu al klaar hebben, zijn straks klaar voor wat eraan komt:

• strengere CO₂-normen,
• snellere elektrificatie,
• meer hybride werken,
• en de verankering in cafetariaplannen die eraan zit te komen.

Bovendien verloopt de omschakeling veel soepeler als je er nu al ervaring mee opdoet. Je test, leert, en bouwt je eigen logica op rond TCO, pijlers en communicatie.

Lees ook: Waarom dit hét moment is om het mobiliteitsbudget te implementeren

Automatische koppeling met payroll en sociaal secretariaat

Alle transacties uit pijler 2 en pijler 3 worden automatisch verwerkt en correct doorgestuurd naar je sociaal secretariaat. Zo blijft je fiscale en sociale administratie volledig in orde — ook bij de uitbetaling van het restbedrag.

Je hoeft dus niet te twijfelen of een uitgave RSZ-plichtig is — het Olympus Mobility platform houdt zich aan de federale mobiliteitswetgeving.

Transparantie voor iedereen

Elke werknemer ziet in realtime:

• hoeveel budget er nog over is,
• wat er binnen elke pijler kan,
• en wat zijn of haar CO₂-impact is.

Voor HR en Comp & Ben betekent dat minder vragen, minder opvolging en meer grip op de cijfers.