Hoe bereken ik de TCO voor het mobiliteitsbudget?

Het wettelijk mobiliteitsbudget

Het wettelijk of federaal mobiliteitsbudget biedt de mogelijkheid aan Belgische medewerkers om hun bedrijfswagen in te ruilen voor duurzame alternatieven.

De alternatieven zijn verdeeld over 3 pijlers:

• Pijler 1: milieuvriendelijke bedrijfswagen met een CO2-uitstoot lager dan 95 g/km
• Pijler 2: duurzame mobiliteit en huisvestingskosten
• Pijler 3: uitbetaling van resterend budget op het einde van het jaar

Alles weten over het mobiliteitsbudget?

Berekening op basis van de Total Cost of Ownership (TCO)

Om het mobiliteitsbudget te berekenen, doe je beroep op de Total Cost of Ownership (TCO). Dit is de totale jaarlijkse brutokost van een bedrijfswagen.

Om de TCO te berekenen, bestaan er twee officiële formules: de werkelijke kostenformule en de forfaitaire waardenformule.

TCO formule 1: Werkelijke kostenformule

De eerste TCO formule omvat het gemiddelde van de jaarlijkse brutokost van de bedrijfswagen. De kost is gebaseerd op de gemaakte financieringskosten, opgeteld bij de kosten vermeld in je car policy.

Dat gemiddelde wordt berekend op basis van de kosten in de laatste 4 jaar. Wanneer je medewerker nog geen 4 jaar rijdt met de bedrijfswagen, dan pas je de daadwerlijke gebruiksduur van de bedrijfswagen toe.

Om de som te maken van de werkelijke kosten van de wagen, doe je beroep op een exhaustieve lijst van kosten. Enkel kosten in deze lijst breng je in rekening bij het bepalen van de TCO.  

Het gaat om deze kosten:

• De lease- of huurprijs van de wagen
• Brandstof- en elektriciteitskosten
• Verzekeringen
• Patronale CO2-solidariteitsbijdrage aan de RSZ
• Jaarlijkse afschrijving van 20% van de kostprijs van de milieuvriendelijke bedrijfswagen, rekening houdend met gefactureerde opties en accessoires en toegestane kortingen
• Intresten op geleend kapitaal
• Administratiekosten voor tank- en laadkaarten
• Jaarlijkse afschrijving van 20% van de installatiekosten van het oplaadpunt en gerelateerde kosten, inclusief onhoud- en reparatiekosten
• Beheerkosten voor het oplaadpunt en de -kabel
• Tol-, carwash-, garage- en parkeerkosten
• Kost van een vervangwagen
• Kosten voor het rijklaar maken van de wagen en kosten voor het vervangen, verwisselen en bewaren van banden
• Expertisekosten bij inlevering van de wagen aan het einde van het contract of bij verandering van bestuurder
• Herstelkosten vastgelegd bij inventarisering wanneer het voertuig aan het einde van het contract wordt ingeleverd
• Kosten voor technische keuringen
• Beheerskosten van dienstverlening
• Belasting op de inverkeersstelling en verkeersbelasting
• Niet recupereerbare btw op bovenstaande kosten
• Belasting op het niet-aftrekbare deel van bovenstaande kosten
• Belasting op het deel van het voordeel van alle aard dat een verworpen uitgave vormt.

TCO formule 2: Forfaitaire waardenformule

Bij de tweede TCO formule is de specifieke berekening afhankelijk van het type wagen. Je maakt een opsplitsing tussen

• Gehuurde of geleasede wagens
• Wagens in eigendom of financiële leasing

Bij beide formules tel je telkens een vaste en variabele component op.

Voor een gehuurde of geleasede wagen bestaat de formule uit:

• Vaste component: Jaarlijkse huur- of leasekost + gemiddelde jaarlijkse kost van alle kosten die niet zijn opgenomen in het huur- of leasecontract (mist opgenomen in car policy) + niet-aftrekbare btw + belasting op de niet-aftrekbare autokosten + patronale CO2-solidariteitsbijdrage
• Variabele component: (6.000 + afstand woon-werk x 2 x 200) x verbruikskost per kilometer, op voorwaarde dat de brandstofkosten niet zijn inbegrepen in de jaarlijkse huur- of leasekost

Voor een wagen in eigendom of financiële leasing, ziet de formule er als volgt uit:

• Vaste component: Cataloguswaarde van wagen (inclusief belasting op niet-aftrekbaar gedeeltde van de cataloguswaarde) x 25% + patronale CO2-solidariteitsbijdrage
• Variabele component: (6000 + afstand woon-werk x 2 x 200) x verbruikskost per kilometer

Kies je voor de forfaitaire waardenformule, dan moet je dat expliciet aangeven. Ook wanneer je na drie jaar besluit om deze te (blijven) hanteren, vermeld je dat in je car en mobiliteitsbudget policy.

Hou deze drie zaken in je achterhoofd

1. Digitale mobiliteitsrekening voor het volledige mobiliteitsbudget

Verder moeten je medewerkers ook over een digitale mobiliteitsrekening beschikken, waar ze ten alle tijde hun volledige mobiliteitsbudget kunnen opvolgen.

Gelukkig weet de Olympus-app hoe dat moet.

2. Geen forfaitaire berekening gebruiken? Dan is de werkelijke kostenformule verplicht

Wanneer je niet expliciet aangeeft dat je de forfaitaire formule gebruikt voor de berekening van de TCO, dan ben je verplicht om de werkelijke kostenformule te gebruiken.

Wens je te veranderen van formule, dan kan dit na drie jaar. Je gebruikt de nieuwe formule dan voor elke nieuwe medewerker die de bedrijfswagen inruilt.

3. De kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen

Als werkgever mag je de kiezen of je de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen vervat in de TCO of niet.

• Wanneer je ze wel meerekent, dan heeft je medewerker niet langer recht op een extra vrijgestelde kilometervergoeding.
• Wanneer je ze niet meerekent, dan krijgt je medewerker een vrijgestelde kilometervergoeding ter compensatie.

Klaar voor het mobiliteitsbeleid van de toekomst?

Bron: Koninklijk besluit van 10 september 2023 tot uitvoering van artikelen 8, §5, en 12, §5, van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget, en tot wijziging van het koninklijk besluit van 21 maart 2019 tot uitvoering van de wet van 17 maart 2019 betreffende invoering van een mobiliteitsbudget, BS 29 september 2023.