Hoe bereken ik de TCO voor het mobiliteitsbudget?

Struikel jij ook over het bepalen van het mobiliteitsbudget? Om je te helpen, bestaan er twee officiële TCO formules.

Lees hier de korte samenvatting.

Het wettelijk mobiliteitsbudget

Het wettelijk of federaal mobiliteitsbudget biedt de mogelijkheid voor medewerkers om hun bedrijfswagen in te ruilen voor duurzame alternatieven.

De alternatieven zijn verdeeld over 3 pijlers:

  • Pijler 1: milieuvriendelijke wagen met een CO2-uitstoot lager dan 95 g/km
  • Pijler 2: duurzame mobiliteit en huisvestingskosten
  • Pijler 3: uitbetaling van resterend budget op het einde van het jaar

Alles weten over het mobiliteitsbudget?

Berekening op basis van de Total Cost of Ownership

Om het mobiliteitsbudget te berekenen, doe je beroep op de Total Cost of Ownership (TCO). Dit is de totale jaarlijkse brutokost van een bedrijfswagen.

Om de TCO te berekenen, bestaan er sinds september 2023 twee officiële formules: de werkelijke kostenformule en de forfaitaire waardenformule.

Vanaf 1 januari 2024 ben je als werkgever verplicht om één van deze formules te hanteren. Gedurende drie jaar gebruik je diezelfde formule voor alle medewerkers die hun bedrijfswagen inruilen voor het mobiliteitsbudget.

Vervolgens kies je of je deze formule gebruikt per individuele medewerker of per functiecategorie.

TCO formule 1: Werkelijke kostenformule

De eerste TCO formule omvat het gemiddelde van de jaarlijkse brutokost van de bedrijfswagen.

Dat gemiddelde wordt berekend op basis van de kosten in de laatste 4 jaar. Wanneer je medewerker nog geen 4 jaar rijdt met de bedrijfswagen, dan pas je de daadwerlijke gebruiksduur van de bedrijfswagen toe.

Om de som te maken van de werkelijke kosten van de wagen, doe je beroep op een exhaustieve lijst van kosten. Die omvatten onder andere:

  • De lease- of huurprijs van de wagen
  • Brandstof- en elektriciteitskosten
  • Verzekeringen
  • CO2-solidariteitsbijdrage
  • Niet-aftrekbare btw
  • Belasting op verworpen uitgaven

TCO formule 2: Forfaitaire waardenformule

Bij de tweede TCO formule is de specifieke berekening afhankelijk van het type wagen. Je maakt een opsplitsing tussen

  • Gehuurde of geleasede wagens
  • Wagens in eigendom of financiële leasing

Bij beide formules tel je telkens een vaste en variabele component op.

Voor een gehuurde of geleasede wagen bestaat de formule uit:

  • Vaste component: Jaarlijkse huur- of leasekost + gemiddelde jaarlijkse kost van alle kosten die niet zijn opgenomen in het huur- of leasecontract (mist opgenomen in car policy) + niet-aftrekbare btw + belasting op de niet-aftrekbare autokosten + patronale CO2-solidariteitsbijdrage
  • Variabele component: (6.000 + afstand woon-werk x 2 x 200) x verbruikskost per kilometer, op voorwaarde dat de brandstofkosten niet zijn inbegrepen in de jaarlijkse huur- of leasekost

Voor een wagen in eigendom of financiële leasing, ziet de formule er als volgt uit:

  • Vaste component: Cataloguswaarde van wagen (inclusief belasting op niet-aftrekbaar gedeeltde van de cataloguswaarde) x 25% + patronale CO2-solidariteitsbijdrage
  • Variabele component: (6000 + afstand woon-werk x 2 x 200) x verbruikskost per kilometer

Kies je voor deze optie en besluit je na drie jaar om deze opnieuw te gebruiken, dan moet je dat expliciet aangeven.

Weet je niet waar te beginnen? Geen nood. Onze adviseurs helpen je graag verder.

Hou deze drie zaken in je achterhoofd

1. Digitale mobiliteitsrekening voor het volledige mobiliteitsbudget

Verder moeten je medewerkers ook over een digitale mobiliteitsrekening beschikken, waar ze ten alle tijde hun volledige mobiliteitsbudget kunnen opvolgen.

Gelukkig weet de Olympus-app hoe dat moet.

2. Geen forfaitaire berekening gebruiken? Dan is de werkelijke kostenformule verplicht

Wanneer je niet expliciet aangeeft dat je de forfaitaire formule gebruikt voor de berekening van de TCO, dan ben je verplicht om de werkelijke kostenformule te gebruiken.

Wens je te veranderen van formule, dan kan dit na drie jaar. Je gebruikt de nieuwe formule dan voor elke nieuwe medewerker die de bedrijfswagen inruilt.

3. De kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen

Als werkgever mag je de kiezen of je de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen vervat in de TCO of niet.

  • Wanneer je ze wel meerekent, dan heeft je medewerker niet langer recht op een extra vrijgestelde kilometervergoeding.
  • Wanneer je ze niet meerekent, dan krijgt je medewerker een vrijgestelde kilometervergoeding ter compensatie.

Klaar voor het mobiliteitsbeleid van de toekomst?

Bron: Koninklijk besluit van 10 september 2023 tot uitvoering van artikelen 8, §5, en 12, §5, van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget, en tot wijziging van het koninklijk besluit van 21 maart 2019 tot uitvoering van de wet van 17 maart 2019 betreffende invoering van een mobiliteitsbudget, BS 29 september 2023.