Eenvoudige kilometerregistratie met de Olympus app

Als je het mobiliteitsplatform van Olympus Mobility gebruikt, wordt de administratie een fluitje van een cent. Ons platform en onze Olympus app bieden een efficiënte oplossing voor de administratieve complexiteit. Hoe? Door te zorgen voor een eenvoudige kilometerregistratie én de daarbijbehorende kilometervergoeding voor elke werknemer. De werknemer registreert zowel zijn woon-werkverkeer als zijn dienstverplaatsingen digitaal in de Olympus app. Aan het eind van de maand ontvangt de werkgever een rapport met het totaalbedrag van de kilometervergoeding per werknemer. Makkelijker kan echt niet.

Wanneer is een kilometervergoeding toegelaten?

Zowel voor de fiets als voor de privéwagen is een kilometervergoeding toegelaten.

1. Woon-werkverkeer met de fiets

Is er een kilometervergoeding voorzien op het niveau van de sector of in de onderneming? Dan kan je als werkgever je werknemers een fietsvergoeding betalen.

• Je kan de fietsvergoeding per kilometer tot een bepaald bedrag 100% inbrengen als aftrekbare bedrijfskost. De fietsvergoeding is bovendien RSZ-vrij.
• Het maximale bedrag is € 0,24 per kilometer en wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd en aangepast.
• Indien je als werkgever het maximaal forfaitaire bedrag toekent dat ook de overheid betaalt, moet je geen bewijsstukken voorleggen.

2. Woon-werkverkeer met de privéwagen

De wet voorziet hier geen verplichte werkgeverstussenkomst wanneer je als werknemer woon-werkverplaatsingen met je privé-voertuig doet (auto, moto, motorfiets, …). Wanneer het voorzien wordt in een sectorale cao, moet de werkgever tussenkomen bij het gebruik van uw privé-voertuig. 

Een voorbeeld is de socioculturele sector (PC 329.01): indien een werknemer zijn woon-werktraject aflegt met een privéwagen heeft de werkgever 2 opties:

• als de werknemer minimum 3 kilometer moet afleggen, dient de werkgever 60% van de prijs van een treinticket voor dezelfde afstand terug te betalen.
• de werkgever kan er ook voor kiezen om een kilometervergoeding uit te betalen tot € 0,3653 per kilometer. Dit is misschien niet gunstig voor de werknemer, aangezien die slechts €410 belastingvrij woon-werkvergoeding kan ontvangen in geval van een kostenforfait. Alles wat bovenop die €410 komt, zal belast worden als loon.

In het post-coronatijdperk zal er in elk geval minder woon-werkverkeer met de wagen zijn. Daar hebben het deeltijds en thuiswerken en het stijgend aantal fietsverplaatsingen alles mee te maken. Als werkgever kan je de woon-werkvergoeding optimaliseren door die enkel uit te keren voor de dagen dat er werkelijk een woon-werkverplaatsing is. De Olympus app biedt daarvoor een gebruiksvriendelijke en efficiënte oplossing. 

Eenvoudige kilometerregistratie met de Olympus app, ook voor fietsers

Onze Olympus app zorgt ervoor dat de kilometerregistratie uiterst eenvoudig verloopt.

• De werkgever stelt de woon-werkafstand én dus ook de kilometervergoeding in in het Olympus beheerportaal. Hij doet dat per werknemer, zowel voor de verplaatsingen met de fiets als met de privéwagen.
• De werknemer registreert dagelijks zijn verplaatsingen in de Olympus app. Op die manier optimaliseert de werkgever deze kost bij ziekte, verlof, thuiswerk of deeltijds werken.
• Ook de werknemer kan zijn totale kilometervergoeding opvolgen in de Olympus app.
• Op het einde van de maand krijgt de werkgever een overzicht van de totale vergoeding die moet betaald worden aan de werknemer.

3. Kilometervergoeding dienstverplaatsingen

Zowel voor de afgelegde trajecten met de privéwagen als met een cafetariawagen – een bedrijfswagen zonder tankkaart – kan een kilometervergoeding worden uitbetaald.

Dienstverplaatsingen met de privé- of cafetariawagen

De te volgen regels zijn nogal omslachtig. Ook wanneer je werknemer een dienstverplaatsing maakt met de eigen wagen, kan je hem een kilometervergoeding uitkeren. De werknemer kan kiezen tussen de forfaitaire en werkelijke kosten. Die werkelijke kosten bijhouden vereist een continue alertheid.

• Het forfaitair bedrag van de kilometervergoeding is momenteel € 0,3653 en wordt jaarlijks aangepast op 1 juli.
• Het bedrag per kilometer is een maximumbedrag. De werkgever kan ervoor kiezen een lager bedrag per kilometer toe te passen.
• Indien de werkgever het maximaal forfaitaire bedrag toekent dat ook de overheid betaalt, moet hij geen bewijsstukken voorleggen.
• De kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen is niet belastbaar. Bovendien worden er ook geen sociale zekerheidsbijdragen van afgehouden.

De Olympus app voor een eenvoudige kilometerregistratie

In de Olympus app kan je een verschillend tarief instellen voor een cafetariawagen zonder tankkaart en de eigen wagen.

• De werkgever geeft toegang aan de werknemer tot de kilometerregistratie voor dienstverplaatsingen.
• Die registreert vervolgens zijn dienstverplaatsingen in de Olympus app, gebruiksvriendelijk en eenvoudig.
• Nadat de plaats van vertrek en de bestemming is ingevoerd, berekent de app automatisch de afstand.
• Op het einde van de maand krijgt de werkgever een overzicht van de totale vergoeding die moet betaald worden aan de werknemer.

One Mobility-tool to solve them all

Bedrijven worden in post-coronatijd nog meer dan vroeger geconfronteerd met de variatie in gebruik van mobiliteit door hun werknemers.

• Elk personeelslid heeft zijn/haar eigen mobiliteitsmodi die individueel verschillend zijn.
• Een cafetariaplan biedt traditioneel al heel wat keuzes.
• Sommigen kiezen nu ook voor een mobiliteitsbudget, en ook dat is weer iets anders.

Olympus Mobility komt tegemoet aan de wens van bedrijven om hun werknemers keuzevrijheid te gunnen. Tegelijk wil ze eenvoud bieden in de verwerking van het complexe mobiliteitsvraagstuk en bedrijven een verbeterd zicht geven op de werkelijke kosten van dit alles. Op zoek naar een eenvoudige kilometerregistratie? Met onze Mobility-tool zit je meteen op de goede weg.

Meer informatie nodig? Kunnen we je helpen? Aarzel niet om contact met ons te nemen.

Lees onze andere blogartikels