Adieu à la note de frais

Avec l’app Mobility, passez de la note de frais à la simplicité administrative

Les employeurs veulent autant que possible simplifier les processus en les numérisant. Olympus Mobility peut vous aider à cet effet car nous excellons dans tout ce qui a trait à la gestion numérique de la mobilité. Olympus Mobility entend simplifier considérablement ce casse-tête administratif qu’est la mobilité. Pensez à la note de frais! Et ce dans l’intérêt de chacun, tant de l’employeur que du travailleur.

Il y a le travailleur….

Le travailleur a accès à l’app Olympus et peut ainsi acheter en ligner tous les tickets individuels, les cartes multi-voyages, les abonnements, les vouchers et/ou les titres de transport. Vous êtes intéressé par un compte démo gratuit ? Vos travailleurs sont libres de choisir en toute simplicité dans l’offre étendue d’options de transport durables. Passer rapidement et simplement d’un moyen de transport existant à l’autre est un jeu d’enfant. Un bonus ? Grâce au budget mis à leur disposition, ils ne doivent plus avancer un cent.
Le résultat ? Gain de temps pur, moins de stress, plus de sérénité, un meilleur équilibre vie professionnelle-vie privée et une plus grande productivité.

Mais aussi l’employeur…

Supposons qu’en tant qu’employeur, vous mettiez l’app Olympus à la disposition de vos travailleurs, les plaintes à propos de l’administration qu’entraîne la mobilité appartiendront définitivement au passé. Fini de rassembler les notes de frais. La seule administration qu’il vous reste, c’est de mettre l’app Olympus à la disposition de vos travailleurs et de fixer des budgets qui leur permettent d’utiliser les moyens de transport alternatifs. À la fin du mois, vous recevez une seule facture qui simplifie la récupération de la TVA. Plusieurs rapports vous permettent d’avoir une vision ciblée des déplacements de vos travailleurs.
Le résultat ? En tant qu’entreprise, vous économisez sur les frais des tickets et de l’administration. De plus, vous pouvez enfin dire adieu aux nombreux contrats de mobilité et à la collecte de bons, de tickets et de notes de frais. Quel luxe !

Nous démontrons la simplification administrative par les chiffres

La mobilité, un casse-tête administratif ? Difficile de le nier, malheureusement. Le traitement et la gestion des frais liés à la mobilité demandent beaucoup d’efforts de différents départements. Nous les énumérons brièvement :

• Travailleur prépare une note de frais et l’introduit.
• Dirigeant contrôle les pièces justificatives, les approuve et communique son accord au service du personnel.
• Service du personnel règle ensuite le remboursement avec le salaire.

Comme vous pouvez le voir, plusieurs personnes passent des heures à traiter une note de frais.

Ci-dessous, vous trouverez un relevé détaillé et chiffré de l’impact financier.

Nous calculons l’économie pour un collaborateur qui parcourt un déplacement par mois avec l’app Olympus et la comparons avec le traitement manuel de la note de frais.

Le tableau ci-dessous énumère les différentes tâches pour le traitement d’une note de frais, le nombre de minutes que prendra ce traitement et une extrapolation sur une base annuelle.

• Au total, 342 minutes sont consacrées par an au traitement manuel de 12 notes de frais (1 par mois) de 1 collaborateur, ce qui correspond à 5,70 heures. À une rémunération horaire de € 45, le coût total s’élève à € 256,50.
• Si le collaborateur utilise l’app Olympus pour les déplacements, seules 51 minutes par an seront consacrées à l’administration. Cela correspond à 0,85 heure, soit un coût de € 38,25.
• La différence de € 218,25 est donc importante étant donné que cet exercice est basé sur un seul déplacement par mois et pour un travailleur.

Si nous tenons compte du coût de la mise en oeuvre d’Olympus Mobility, la différence s’élève à € 155. C’est une somme importante étant donné que cet exercice est basé sur un seul déplacement par mois et pour un travailleur.

Imaginez à combien s’élève l’économie avec 20 travailleurs qui effectuent 2 à 3 déplacements par mois !

Toutes ces notes de frais pour régler l’indemnité kilométrique !

Le calcul et le paiement de l’indemnité kilométrique nécessitent une administration fastidieuse et il est possible de faire mieux.

De nombreuses entreprises encouragent leurs travailleurs à venir au travail à vélo en leur payant une indemnité kilométrique. Le suivi et le traitement sont souvent assurés par le biais d’un fichier Excel. Ce n’est pas seulement une méthode fastidieuse, elle comporte aussi toujours un risque d’erreurs. Par le biais de la plate-forme de mobilité d’Olympus Mobility, tout est beaucoup plus simple et correct.

Dans un article précédent du blog, nous expliquons les avantages de l’enregistrement des kilomètres, les circonstances dans lesquelles il est autorisé et le mode d’enregistrement des kilomètres dans l’app Olympus.

Dans cet article du blog, nous calculons le gain de temps et l’économie que vous réalisez en traitant l’indemnité kilométrique avec l’app Olympus.

Tant le travailleur que l’employeur sont impliqués dans le traitement de l’indemnité kilométrique.

• Le travailleur doit faire le relevé de tous ses déplacements, tant le trajet domicile-lieu de travail que les déplacements professionnels et établir une note de frais correspondante.
• L’employeur doit contrôler tout cela et communiquer le montant final au service du personnel en vue de son paiement.

Comment faire de l’administration de la mobilité un jeu d’enfant ?

La solution ? Il suffit que votre travailleur tienne le relevé de ses déplacements via l’app Olympus. Il sera ravi lui aussi d’en finir avec toutes ces notes de frais pour l’administration de sa mobilité.

• Fini l’enregistrement de tous les déplacements dans un fichier Excel et la collecte fastidieuse des notes de frais.
• À la fin du mois, vous recevez un rapport clair et structuré de l’indemnité kilométrique totale par travailleur.
• Vous communiquez ces rapports au secrétariat social qui se chargera du reste.

Selon nos calculs, vous économisez pas moins de € 100 par déplacement avec cette méthode. Vos travailleurs effectuent régulièrement des déplacements professionnels avec leur voiture personnelle ? Dans ce cas-là, vous pouvez économiser beaucoup d’argent en faisant appel aux services d’Olympus Mobility !

Prêt à gagner du temps et de l’argent ?

N’hésitez pas à demander plus d’informations à l’équipe Mobility. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais.

À bientôt.