Onkostenbeheer voor mobiliteit is in veel organisaties een administratieve puzzel. Parkeerbonnetjes, tickets van openbaar vervoer, kilometer- of fietsvergoedingen … en dat vaak verspreid over verschillende leveranciers en softwareprogramma’s. Voor de boekhouding betekent dat: veel manuele opvolging, verschillende btw-regels en een versnipperd overzicht.
Olympus Mobility pakt dat fundamenteel anders aan. Het platform bundelt alle mobiliteitsuitgaven van medewerkers in één digitaal systeem en vertaalt die automatisch naar een overzichtelijke facturatie en boekhoudkundige verwerking.
Het resultaat: minder administratie, meer controle en een duidelijk overzicht van alle mobiliteitskosten.
Van verplaatsing tot boekhoudkundig overzicht
De Olympus-app is de centrale mobiliteitsapp voor medewerkers. Met de mobiliteitsapp kopen ze tickets voor openbaar vervoer, betalen ze parkeersessies, ontgrendelen ze deelfietsen of -auto’s en registreren ze hun woon-werkverkeer. Allemaal met een budget dat jij hen als beheerder toewijst.
Transacties gemaakt in de app worden automatisch geregistreerd in het platform. Elke uitgave wordt meteen gekoppeld aan:
- De juiste medewerker
- Het juiste budgettype
- De juiste periode
Daardoor verdwijnen klassieke onkostennota’s en losse bonnetjes uit het proces. In de plaats krijg je een helder overzicht van alle mobiliteitsuitgaven, gebundeld op één factuur. Het Peppol-approved systeem zorgt voor een vereenvoudigde boekhouding.
Eén maandelijkse factuur, klaar voor verwerking
Alle mobiliteitsuitgaven worden samengebracht op één geconsolideerde maandelijkse, digitale factuur. Je ontvangt één document met de totale mobiliteitskost van de organisatie. Daarna volgt een uitsplitsing per medewerker en per type dienst (openbaar vervoer, parkeren, deelmobiliteit, kilometervergoeding …) en onderaan een duidelijk btw-overzicht.
De overzichtsfactuur bevat:
- Een overzicht van de totale mobiliteitskosten
- De onderliggende transacties
- De bijhorende btw-informatie
De factuur wordt automatisch verstuurd naar het opgegeven facturatieadres via Peppol en, indien gewenst, ook als pdf. Door de consistente en logische opbouw wordt ze vlot verwerkt in de boekhouding. Het vermindert administratieve handelingen en verkleint de kans op fouten of ontbrekende kosten.
Ook het beheer van mobiliteit vereenvoudigen?
Gedaan met terugbetalingen, chaotische administratie en verloren tickets. Ontdek de beste oplossing en bespaar tijd met Olympus Mobility.
Correcte btw en duidelijke kostenstructuur
Mobiliteitsdiensten vallen vaak onder verschillende btw-regimes. Denk bijvoorbeeld aan openbaar vervoer, parkeren of andere mobiliteitsdiensten met elk hun eigen regels.
Olympus Mobility zorgt ervoor dat deze btw correct wordt toegepast en transparant wordt weergegeven op de factuur. De kosten worden duidelijk uitgesplitst per type dienst, zodat finance teams snel zien:
- welke bedragen aftrekbaar zijn
- hoe de kosten boekhoudkundig verwerkt moeten worden
Dat maakt extra controles of manuele correcties in veel gevallen overbodig.
Automatische facturatie en e-facturatie via Peppol
De facturatie verloopt volledig digitaal en kan automatisch worden doorgestuurd naar de boekhouder of financiële dienst.
Olympus Mobility ondersteunt e-facturatie via het Peppol-netwerk. Dat betekent dat facturen niet alleen als pdf beschikbaar zijn, maar ook als gestructureerde elektronische factuur die rechtstreeks in boekhoudsoftware wordt ingelezen.
Bovendien is gestructureerde e-facturatie verplicht voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (zie de officiële informatiepagina van FOD Financiën). Sinds 1 januari 2026 moeten facturen in een machineleesbaar formaat worden uitgewisseld via netwerken zoals Peppol, zodat ze automatisch verwerkt kunnen worden in financiële systemen. Door deze ondersteuning zijn organisaties meteen voorbereid op deze evolutie in digitale facturatie.
Klaar om woon-werkvergoedingen te automatiseren?
Gedaan met spreadsheets en manueel verwerken van abonnementen. Bepaal je formule en ontdek hoe je met Olympus Mobility tijd bespaart.
Minder administratie, meer overzicht
Door mobiliteitsregistratie, facturatie en rapportering te centraliseren, sluit Olympus Mobility naadloos aan bij een moderne boekhoudkundige aanpak.
In plaats van een versnipperde administratie krijg je:
- één centraal mobiliteitsplatform
- één duidelijke maandelijkse factuur
- automatische verwerking in de boekhouding
Zo worden mobiliteitskosten geen administratieve last meer, maar een transparant en beheersbaar onderdeel van de financiële administratie.
Meer over het mobiliteitsbudget
Hoe bereken ik de Total Cost of Ownership?
Wat levert het mobiliteitsbudget écht op? Het financiële voordeel voor werknemer én werkgever, helder uitgelegd
