Webinar: Evoluties binnen flexibel verlonen – Toelichting door Attentia

Klaar om je medewerkers nog gelukkiger te maken op hun werkplek? Attentia vertelt je graag over de hedendaagse evoluties en mogelijkheden binnen flexibel verlonen in dit webinar.

Leer bij over …

  • De huidige evoluties in flexibel verlonen.
  • Welke flexibele voordelen je als bedrijf kan aanbieden aan je medewerkers.
  • Waarom Mobility-as-a-Service in de top drie staat bij mobiliteit binnen een verloningsplan.

Deze experts helpen je op weg

  • Guy Van Hauwermeiren, Business Development Manager bij Attentia
  • Koen Van De Putte, Managing Director bij Olympus Mobility
  • Bert Van Molle, Sales & Marketing Manager bij Olympus Mobility

Wat is Mobility-as-a-Service?

What’s in a name?

Mobility-as-a-Service (MaaS) kent geen eenduidige definitie. Wat wel zeker is, is het volgende:

  • MaaS integreert verschillende vervoersmiddelen op één digitaal platform (bv. een app).
  • Het gaat verder dan enkel verplaatsingen. MaaS combineert verschillende diensten, gaande van advies of informatie tot ticketing en betaling.
  • De MaaS-aanbieder is de brug tussen het mobiliteitsaanbod en de reiziger.

Kortom: het gaat over een all-in-one mobiliteitsoplossing. Dat betekent dat je al je favoriete mobiliteitsdiensten altijd bij de hand hebt. Aanschuiven aan het loket om een ticket te kopen is dus verleden tijd.

Zo koop je bijvoorbeeld tickets voor de trein rechtstreeks in je Mobility-as-a-Service app, maar huur je ook een deelfiets om ‘the last mile’ te overbruggen.

Voorbeelden van Mobility-as-a-Service aanbieders

Ben je benieuwd hoe dit zich nu vertaalt in de praktijk? Hier vind je enkele voorbeelden van bekende MaaS-aanbieders.

1. Whim

Whim was de eerste internationale Mobility-as-a-Service app. De app lanceerde in 2017 in Helsinki en breidde daarna uit naar de rest van Europa. Particulieren kunnen met deze app heel wat vervoersmogelijkheden eenvoudig combineren: route plannen, tickets boeken en meteen betalen.

2. MaaS in KBC-app

Waarschijnlijk ken je hem wel. De KBC Mobile-app is één van de bekendste banken in België die mobiliteitsdiensten koppelt aan hun dienstverlening. Zo kan je bijvoorbeeld met de KBC Mobile-app je parking betalen of een treinticket kopen.

Door de vele integraties en mogelijkheden voor gebruikers staat KBC zelfs al enkele jaren in de top van beste banking apps ter wereld!

Ook voor freelancers hebben ze een apart aanbod.

3. Olympus-app

Naast apps voor particulieren, bestaan er ook MaaS-oplossingen voor bedrijven. De Olympus-app combineert meer dan 30 mobiliteitsdiensten in één app. HR of Fleet Managers verwerken slechts één factuur per maand.

Zo beheren ze eenvoudig het mobiliteitsbudget, maar ook woon-werk en dienstverplaatsingen of hun fietslease. Medewerkers krijgen dan weer toegang tot een ruim aanbod aan flexibele mobiliteit. Het is de one-stop-shop voor bedrijfsmobiliteit.

Waarom Mobility-as-a-Service implementeren in je organisatie?

Het gebruik van een Mobility-as-a-Service applicatie heeft zowel voordelen voor jou als je medewerker.

Onderscheid je in de war for talent

Als eerste heb je als zaakvoerder, HR Manager of Fleet Manager een voordeel in de war for talent. Zo vragen medewerkers steeds meer flexibiliteit en dat is begrijpelijk.

Met een Mobility-as-a-Service platform til je je duurzame flexibiliteit naar een hoger niveau. Een digitaal mobiliteitsplatform zoals Olympus bundelt namelijk meer dan 30 mobiliteitsdiensten in één app.

Op die manier beschikken je medewerkers telkens over het meest geschikte vervoersmiddel, perfect afgestemd op hun plaats en tijdstip.

Bijdrage aan een duurzame toekomst

Daarnaast zet je je als bedrijf in voor een groenere wereld. Bij MaaS gaat het niet om het bezit van vervoersmiddelen, maar om het gebruik ervan.

Zo verminder je de CO2-uitstoot met behulp van MaaS-oplossingen én is het vaak goedkoper dan eigen vervoer. Wist je dat je bijvoorbeeld op een treinrit van Kortrijk naar Antwerpen maar liefst €52,17 per medewerker bespaart, in vergelijking met het gebruik van de eigen wagen?

Win tijd aan administratie

Als werkgever betekent de implementatie van MaaS ook administratieve tijdswinst. Met Olympus Mobility verwerk je namelijk slechts één keer per maand één overzichtelijke factuur van alle mobiliteitsuitgaven. Jij bent toch ook fan van minder administratieve rompslomp?

Begint het te kriebelen om Mobility-as-a-Service te implementeren in je bedrijf?

Waarom een duurzaam mobiliteitsbeleid onmisbaar is in je bedrijf: 3 voordelen

Voordeel 1: Flexibiliteit voor medewerkers

Medewerkers hechten steeds meer belang aan duurzaamheid. Sinds de coronapandemie is thuiswerk sterk ingeburgerd, fietsen medewerkers vaker naar het werk en verliest de wagen voor het eerst aan terrein in ons verplaatsingsgedrag.

En dat is begrijpelijk. Flexibele mobiliteit biedt een betere work-life balance voor je medewerkers. Door thuiswerk hoeven ze niet langer de afstand te overbruggen van en naar het werk. Dat betekent meer tijd voor hun gezin of sociale activiteiten.

Daarnaast biedt een duurzaam mobiliteitsbeleid talloze alternatieve mobiliteitsoplossingen. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijfsfiets of carpoolen, maar ook trein- en busabonnementen.

Met een Mobility-as-a-Service platform til je die flexibiliteit naar een nog hoger niveau. Een digitaal mobiliteitsplatform bundelt meer dan 30 mobiliteitsdiensten in één app. Zowel binnen een wettelijk mobiliteitsbudget, cafetariaplan, woon-werkverkeer als dienstverplaatsingen.

Op die manier beschikken je medewerkers telkens over het meest geschikte vervoersmiddel, perfect afgestemd op hun plaats en tijdstip.

Dat betekent dat jij als HR of Fleet Manager mobiliteit op maat aanbiedt. Voor Wunderman Thompson is dit zelfs een onderscheidende factor in de war for talent!

Voordeel 2: Kostenbesparing

Jawel, een duurzaam mobiliteitsbeleid bespaart je kosten. Sterker nog: hoe langer de afstand, hoe voordeliger een duurzaam alternatief.

Op een treinrit van Kortrijk naar Antwerpen bespaar je bijvoorbeeld €52,17 per medewerker, in vergelijking met de eigen wagen. Je hoeft namelijk geen rekening te houden met dure brandstof- of leasekosten, terugbetalingen van parkeersessies, kilometervergoedingen …

Ook reizen je medewerkers telkens aan het meest voordelige treintarief. Een Mobility-as-a-Service platform, zoals de Olympus-app, berekent automatisch de beste prijs op basis van het profiel, tijdstip en de locatie van je medewerker.

Bovendien recupereer je maximaal de btw op duurzame mobiliteit. Maandelijks krijg je één overzichtelijke factuur van de mobiliteitsuitgaven. Dat betekent ook tijdswinst op je administratie!

Vind meer concrete besparingen in deze mobiliteitsgids

Voordeel 3: Verhoging van productiviteit

Duurzame mobiliteit draagt bij aan een groene wereld, maar ook aan de productiviteit van je medewerkers.

Ze verliezen minder tijd in files, ervaren minder stress en starten gelukkiger aan hun dag. Gelukkige medewerkers zijn productiever.

Dat bevestigt ook Marieke Van Lysebetten, Regioverantwoordelijke Oost-Vlaanderen bij Skill BuilderS: “Ik vind het leuker om mij te verplaatsen met de fiets of de trein. Je begint op het gemak aan je dag. Wanneer ik toch de auto moet nemen en in de file sta, mis ik mijn fiets of de trein.”

Benieuwd wat medewerkers zelf zeggen over een duurzaam mobiliteitsbeleid? Bekijk deze video.

Duurzame bedrijfsmobiliteit eenvoudig beheren?

Een duurzaam mobiliteitsbeleid in je bedrijf: zo pakt Skill BuilderS het aan

Wie is Skill BuilderS?

Skill BuilderS bouwt aan talent. Al meer dan 35 jaar hebben ze ervaring in het ontdekken, ontwikkelen én inzetten van talent. Ze begeleiden en coachen zowel bedrijven als individuen.

Hun service-aanbod bestaat uit verschillende zaken:

  • Job- & loopbaanbegeleiding
  • Talent & organisatie-ontwikkeling
  • Coaching
  • Care for talent
  • Outplacement
  • Assessment
  • Talent development

Daarnaast bouwen ze ook mee aan een duurzame toekomst.

Bekijk hoe duurzame bedrijfsmobiliteit vorm krijgt bij Skill BuilderS

Bekijk hoe een Skill Builder de Olympus-app ervaart

Hoe pakt Skill BuilderS duurzame bedrijfsmobiliteit aan?

Evita legt uit: “Momenteel schakelen wij om naar een volledig elektrisch wagenpark. Ongeveer de helft rijdt al elektrisch.

De mensen die geen bedrijfswagen hebben, mogen onbeperkt gebruikmaken van de Olympus-app.

Ook de huur van fiets en steps proberen we te promoten bij onze collega’s.”

Wat was jullie grootste struikelblok op vlak van mobiliteit?

Evita: “Onze collega’s werken op verschillende locaties. Niet iedereen heeft een bedrijfswagen om zich te verplaatsen. Zij moeten met de eigen wagen of het openbaar vervoer.

De onkosten die ze dan maken, moeten ze zelf voorschieten. Het gevolg? Tickets worden te laat of niet ingegeven of gaan verloren.”

Aan welke criteria moest jullie oplossing voldoen?

Evita haalt twee punten aan: “Enerzijds zochten we een automatisatie. Zo wilden we de manuele handelingen beperken. Geen tickets meer ingeven, geen terugbetalingen meer verwerken.

Anderzijds wilden we een oplossing waarbij onze collega’s niet meer zelf moesten voorschieten. De Olympus-app lost beide zaken op.”

Hoe verliep de implementatie van de Olympus-app?

Evita: “Die is eigenlijk heel vlot verlopen. We startten met een testfase waarbij tien collega’s de app uitprobeerden. We kregen enkel positieve feedback, dus stemden we in om met Olympus Mobility in zee te gaan.

Aan de effectieve implementatie hebben we zelf niet veel werk gehad. Olympus Mobility maakte de nodige accounts aan en onze collega’s waren gelanceerd om de Olympus-app te gebruiken.”

Wat is de grootste meerwaarde voor jullie?

Evita: “De tijdbesparing. De vele manuele handelingen, die zijn verleden tijd. Collega’s moeten ook niet meer zelf het bedrag voorschieten.”

Ze vult aan: “Ook het voordeel voor het milieu valt niet te onderschatten. We kunnen onze collega’s meer stimuleren om het openbaar vervoer te nemen.

Ook voor korte verplaatsingen nemen ze vaker de fiets, want zo vermijden ze drukke files en zijn ze sneller op locatie.”

Hoe ervaren de collega’s het duurzaam mobiliteitsbeleid?

We laten Marieke Van Lysebetten, fervent fietser en treinreiziger, aan het woord. Ze gebruikt de Olympus-app om eenvoudig treintickets te bestellen. Wanneer ze toch de auto nodig heeft, parkeert ze zich met 4411.

Marieke licht haar ervaring toe: “De grootste verandering nu we de Olympus-app gebruiken? Het gemak.

We moeten geen tickets meer bijhouden en ingeven. Je moet er niet mee bezig zijn. Het zorgt voor wat extra ruimte in je hoofd om aan andere zaken te denken.”

Marieke was altijd al voorstander van duurzame mobiliteit. Ze gebruikt zoveel mogelijk de fiets wanneer het kan.

“Ik vind het leuker om mij te verplaatsen met de fiets of de trein. Je start zo op het gemak je dag. Wanneer ik toch de auto moet nemen en in de file sta, mis ik mijn fiets of de trein.”

Ze gaat verder: “Ik vind het belangrijk om altijd stil te staan bij mijn manier van verplaatsen. Is het wel nodig om de auto te nemen?

Wanneer wij bijvoorbeeld een meeting hebben in Brussel, zal ik degene zijn die de treinuren opzoekt. Dan spoor ik mijn collega’s ook aan om samen de trein te nemen. Je dag begint zo veel rustiger. Ik kan het eigenlijk aan iedereen aanbevelen.”

Wat brengt de toekomst?

Evita antwoordt vol overtuiging: “Meer duurzame mobiliteit! Collega’s stimuleren om nog meer gebruik te maken van openbaar vervoer, de fiets of step om zich te verplaatsen.”

Mooi werk, Evita en Marieke!

Je onkostenbeheer digitaliseren?

Duurzame bedrijfsmobiliteit: hoe begin ik eraan? Tips van Mediahuis

Stap 1. Bevraag je medewerkers

Sandra vertelt: “Je mobiliteitsbeleid stel je in de eerste plaats op voor je medewerkers. Hun input is dus van cruciaal belang. Daarom begon ons plan van aanpak bij een interne mobiliteitsenquête met behulp van Traject.

Door de enquête kregen we een beter inzicht in de specifieke mobiliteitsnoden binnen ons bedrijf. We kregen rechtstreekse input over het verplaatsingsgedrag van onze medewerkers.”

Dat is het niet enige voordeel aan zo’n enquête. Sandra gaat verder: “Op die manier laat je ook je medewerkers meedenken aan de duurzame weg die je als bedrijf wil inslaan.”

Sandra Eemans, Fleet & Mobility Manager bij Mediahuis, kiest voor Olympus Mobility

Stap 2. Creëer een mobiliteitsteam

De volgende stap? Een toegewijd mobiliteitsteam.

Sandra:“Je wil natuurlijk iedereen aanzetten tot meer duurzame mobiliteit. Wij stelden een mobiliteitsteam op met verantwoordelijken uit verschillende departementen.

Door hun voorbeeldfunctie creëer je een groter draagvlak.

Naast mezelf, bestaat ons ‘Mobility Team’ uit onze Facility Manager, Communication Manager, HR Comp & Ben Manager, HR Director en CFO. Samen faciliteren we duurzame mobiliteit bij Mediahuis.”

Stap 3. Bepaal je langetermijndoelen

Sandra legt uit: “Vervolgens staken we met het Mobility Team de koppen bij elkaar om onze visie, ambitie en doelstellingen te bepalen op lange termijn.

Op vlak van mobiliteit bestaat ons huidig plan uit drie delen:

  1. Verplaatsingen vermijden door telewerk
  2. Verplaatsingen verduurzamen
  3. Groener autorijden

Met zo’n plan geef je je mobiliteitsbeleid een duidelijke richting. Je werkt stelselmatig naar je doelen toe.

We komen als team ook regelmatig samen. Dan bekijken we de resultaten en sturen we bij waar nodig.”

Stap 4. Benader de juiste mobiliteitspartners

Sandra: “Een nieuw mobiliteitsbeleid opstellen doe je niet alleen. Je hebt daarvoor de expertise nodig van de juiste partners.”

Mediahuis werkte samen met drie partijen. Sandra somt ze op.

“Om duurzame verplaatsingen te vereenvoudigen en stimuleren bij onze medewerkers, namen we contact op met Olympus Mobility. Hun platform was meteen wat we zochten.

Voor de vergroening van ons wagenpark werkten we samen met Stroohm. Traject ondersteunde ons bij bevragingen, communicatie en de analyse van resultaten.

Deze drie partijen toverden onze car policy om tot een volwaardige mobility policy.

Die omtovering bezorgde ons trouwens geen extra werk. Met Olympus Mobility drukken we het beheer van onze onkosten. Iets waar je als bedrijf met meerdere vestigingen veel belang aan hecht.”

Stap 5. Communiceer over je initiatieven én resultaten

Sandra: “Je wil natuurlijk dat je medewerkers op de hoogte zijn van je nieuw mobiliteitsbeleid. Daarom is het belangrijk om te communiceren over je initiatieven.

Wij werken bijvoorbeeld met een nieuwsbrief specifiek over mobiliteit. Daar bespreken we verschillende thema’s. Dat gaat van nieuwe functies bij Olympus Mobility of de Week van de Mobiliteit tot hoe je op vakantie gaat met je wagen.

Daarnaast stelden we, samen met Traject, ook bereikbaarheidsfiches op voor onze vestigingen. Zo krijgen onze medewerkers een goed zicht op hoe ze zich het meest efficiënt verplaatsen met de fiets, het openbaar vervoer of de wagen.”

Sandra voegt toe: “Wat je niet mag vergeten is communiceren over de resultaten van je acties.

Met aantrekkelijke visuals nemen we onze medewerkers mee in het mobiliteitsverhaal. Hiervoor creëerden we een uniek ‘Mediahuis Mobiliteit’ logo. Dat zorgt voor herkenbaarheid.

Blijven communiceren is key. Je wil niet dat duurzame mobiliteit bijzaak wordt, maar iets waar je medewerkers actief mee bezig zijn.”

Stap 6. Blijf bijsturen

Sandra: “Mobiliteit zit nooit stil. Je doelen opvolgen is cruciaal. Je wil een beter zicht krijgen op hoe je medewerkers de switch naar duurzame alternatieven ervaren.

We geven elke medewerker een budget om die alternatieven uit te proberen en luisteren naar hun feedback. We interviewen ook mensen die hun bedrijfswagen hebben ingeruild. Zo sturen we tijdig bij waar nodig.

Hun acties lonen. Ze vult aan: “We zien dat 86% van onze medewerkers Olympus Mobility kent. De helft gebruikt de Olympus-app al. Nu we ook het wettelijk mobiliteitsbudget hebben ingevoerd, zal dat aantal alleen maar stijgen.”

Geen wonder dat Mediahuis zichzelf al drie keer op rij een Baanbrekende Werkgever mag noemen. Met hun focus op duurzaamheid en mensgerichte aanpak, zijn ze een écht voorbeeld.

Meer weten?

Dienstverplaatsingen eenvoudig verduurzamen: B-architecten doet het voor

Wie is B-architecten?

B-architecten is een platform dat zoekt naar verrassende ruimtelijke oplossingen met levenskwaliteit en duurzaamheid als doel.

Ze zijn een platform van talentvolle ontwerpers die willen wegen op het beleid en impact willen hebben op de kwaliteit van wonen en leven.

Ontwerpen is hun kerntaak – van deurklink tot stadswijk – maar ze investeren evenzeer in innoverend onderzoek. Ze publiceren en discussiëren, zetten in op eigen initiatieven en grijpen kansen om de grenzen van hun vak te verleggen.

Ze maken deel uit van de groep ‘B’, samen met:

  • B-bis: specialisten in private projecten en interieuropdrachten
  • B-city: specialisten in stedelijke projecten
  • B-juxta: specialisten in restauratie en erfgoed

Hun doel? ‘Het architecturale landschap verbeteren’, aldus Klaas Adriaensen.

Logo van B-Architecten, de architecten die kozen om hun dienstverplaatsingen te verduurzamen met het digitaal platform van Olympus Mobility

Bekijk hoe zij het beheer van hun dienstverplaatsingen vereenvoudigden

Duurzame architectuur en mobiliteit

Klaas: “Bij B-architecten werken we mee aan een duurzame samenleving. Dat begint bij onze architectuur. Logischerwijs trekken we die mentaliteit door naar de manier waarop we ons verplaatsen.”

Hij legt uit:

“Architecten moeten vaak naar projecten en afspraken. We zochten een algemene oplossing om onze mensen zo snel en duurzaam mogelijk van punt A naar punt B te krijgen.”

Verliepen jullie dienstverplaatsingen altijd even vlot?

Klaas: “Vroeger hadden we hier een reeks rittenkaarten liggen, bijvoorbeeld voor de trein.

Er stond ook een wagen die te pas en te onpas weg was wanneer iemand die nodig had, samen met enkele fietsen.”

Het mobiliteitsbeheer was een administratief kluwen.

“Voordat B-architecten ook aanwezig was in Brussel en Gent, kwam iedereen naar Antwerpen voor de juiste fietssleutels, autosleutels, rittenkaarten …

Dat boekten we dan telkens in onze Outlook-agenda’s.”

Hoe losten jullie die administratieve hel op?

Klaas: “We stapten over op de Olympus-app. Op die manier verplaatsen onze architecten zich zo eenvoudig mogelijk naar hun projecten over heel België.

We gaan niet langer op zoek naar autosleutels, Cambio-kaarten of treinpassen. De Olympus-app combineert alle mobiliteitsdiensten en vervangt onze huidige administratie.

Hoe verliep de overstap naar de Olympus-app?

Klaas: “Heel eenvoudig.

We lieten eerst een vijftal medewerkers die vaak de baan op moesten de app uittesten. Zij gaven enkel positieve feedback.

Daarna beslisten we al snel om de app voor de hele groep uit te rollen.

Door het verlaagde abonnementstarief voor medewerkers die de app weinig gebruiken, houden we de kosten onder controle.”

Hoe ervaar je het gebruik van Olympus Mobility voor jullie dientsverplaatsingen?

Klaas: “Heerlijk! Er zijn altijd wagens en treintickets beschikbaar.

Ook administratief is het voor onze architecten veel eenvoudiger. Ze hebben de app meteen bij de hand en kopen zonder problemen hun tickets.”

Tijd om even te babbelen met een app gebruiker

We spreken met architect Stéphanie Collier. Zij en haar collega’s gebruiken de Olympus-app om zich duurzaam te verplaatsen naar projecten.

Ook in Stéphanies privéleven laat ze de wagen aan de kant staan. Zij en haar gezin kiezen liever voor de fiets of het openbaar vervoer.

Haar favoriete vervoersmiddel? “Dat is toch wel de trein.”

Heeft de Olympus-app duurzame mobiliteit voor jou veranderd?

Stéphanie vertelt: “Met de app ontdek ik nieuwe mobiliteitsdiensten. Omdat het allemaal gebundeld is in één app, probeer ik die diensten ook effectief uit.”

Ze vult aan: “Door de Olympus-app neem ik vaker het openbaar vervoer dan vroeger.”

Daar pikt Klaas op in: “Hoe minder stappen je moet zetten om je transport te boeken, hoe meer je ook gebruik gaat maken van verschillende vormen van transport.”

Hij gaat verder: “We zijn een relatief jong team. De mindset om het hele land te doorkruisen met de wagen hebben we niet.

Met de app kunnen we, zonder het gebruik van een wagen, nog gemakkelijker overal naartoe.

En dat is duidelijk, ook in hun woon-werkverkeer. Klaas laat weten: “Op dit moment zijn er amper medewerkers die met de wagen naar kantoor komen.”

Wat zijn de plannen voor de toekomst op vlak van mobiliteit?

Klaas: “Ons huidig pad blijven bewandelen!

Daar zijn wij het alleszins mee eens. Mooi werk!

Bedankt voor het fijne gesprek, Klaas & Stéphanie. Blij dat we jullie ‘schoon verdiep’ eens van dichtbij mochten aanschouwen. En dat jullie niet meer op zoek moeten naar fietssleutels. 😉

Ook je onkostenadministratie vereenvoudigen?

Ontdek hoe we jou kunnen helpen.

Webinar: elektrificatie en duurzame mobiliteit – UNIZO en Bond Beter Leefmilieu

Anno 2023 denk je de vergroening van je mobiliteitsbeleid niet meer weg. Kijk maar naar het toenemende belang van elektrische wagens en alternatieve vervoersmiddelen. Je mobiliteitsbeleid verduurzamen vraagt wat denkwerk en planning, maar je plukt er vele vruchten van.

In dit webinar vertellen we hoe je elektrische wagens en duurzame mobiliteit eenvoudig combineert in bedrijfsmobiliteit. Bond Beter Leefmilieu en UNIZO dompelen je onder in de wereld van elektrisch rijden en lichten de ins en outs van een flexibel mobiliteitsbeleid toe.

Wat zal je ontdekken?

🌱 Waarom duurzame mobiliteit onmisbaar is in je bedrijf
🌱 De best practices voor een flexibel mobiliteitsbeleid
🌱 Een introductie tot elektrisch laden en hoe je dit implementeert in je mobiliteitsbeleid
🌱 Waarom elektrische wagens hand in hand gaan met het wettelijk mobiliteitsbudget
🌱 Hoe je kosten en tijd bespaart dankzij digitalisatie

Wie zal er spreken?

✔️ Koen Van De Putte, Managing Director bij Olympus Mobility
✔️ Bert Van Molle, Sales & Marketing Manager bij Olympus Mobility
✔️ Naomi Cambien, Beleidsmedewerker Mobiliteit bij Bond Beter Leefmilieu
✔️ Jochen Goekint, Adviseur Mobiliteit bij UNIZO

Webinar: duurzame mobiliteit binnen een cafetariaplan met KPMG

Post COVID-19 ziet het bedrijfsmobiliteitslandschap er anders uit. Nu thuiswerk deel uitmaakt van het nieuwe normaal, herzien bedrijven hun mobiliteitsbeleid. Daarbij rijzen heel wat vragen omtrent flexibele en duurzame mobiliteit.

Wat zijn de verschillende mogelijkheden binnen een mobiliteitsplan? Welke wettelijke richtlijnen moet je volgen? Welke rechten hebben mijn werknemers? Ben ik verplicht om ook een cafetariaplan in te voeren? En hoe ondersteunt het Flex Reward Plan mij bij de implementatie?

Wat zal je ontdekken?

✅ Hoe je eenvoudig een cafetariaplan invoert en wat de link is met het Federale Mobiliteitsbudget.
✅ Welke interessante voordelen mbt mobiliteit je kan aanbieden aan jouw werknemers.
✅ Wat de fiscale implicaties van de gekozen voordelen zijn voor werkgever en werknemer.
✅ Hoe je kosten en tijd bespaart dankzij digitalisatie.

Wie zal er spreken?

Koen Van De Putte, Managing Director bij Olympus Mobility
Bert Van Molle, Sales & Marketing Manager bij Olympus Mobility
Kathleen Veugelen, Executive Manager bij KPMG
Peter Van de Velde, Mobility Manager bij KPMG

Mobiliteit een administratief kluwen? weg met die onkostennota!

Met de Olympus Mobility-app van onkostennota naar administratieve eenvoud

Werkgevers willen zoveel mogelijk processen vereenvoudigen door ze te digitaliseren. Hierbij kan Olympus Mobility je helpen, want we blinken uit in alles wat met digitaal mobiliteitsbeheer te maken heeft. Olympus Mobility wil het administratief kluwen dat mobiliteit is – denk aan de onkostennota –, sterk vereenvoudigen. En dat in ieders belang, zowel van werkgever als werknemer.

Interesse in een gratis demo-account?

  • De werknemer krijgt toegang tot de Olympus-app en kan daardoor alle losse tickets, meerrittenkaartenabonnementen, vouchers en/of vervoersbewijzen digitaal aankopen. Je werknemers kiezen in alle vrijheid en eenvoud uit het ruime aanbod aan duurzame vervoersopties. Vlot en snel schakelen ze tussen de bestaande vervoersmodi. Ook meegenomen? Dankzij het budget dat hen ter beschikking wordt gesteld, hoeven ze geen cent meer voor te schieten.
    Het resultaat? Pure tijdswinst, minder stress, meer gemoedsrust, een betere work-lifebalance en meer productiviteit.
  • Stel je als werkgever de Olympus-app ter beschikking van je werknemers, dan behoort het klagen over de administratie die bij mobiliteit komt kijken voorgoed tot het verleden. Gedaan met het verzamelen van onkostennota’s. De enige administratie die je rest is de Olympus-app ter beschikking te stellen van je werknemers en de budgetten in te stellen waarmee ze de alternatieve vervoersmiddelen kunnen gebruiken. Op het eind van de maand ontvang je één enkele factuur die de BTW-recuperatie eenvoudig maakt. Via een aantal rapporten krijg je gericht inzicht in de verplaatsingen van je werknemers.
    Het resultaat? Als bedrijf bespaar je op kosten voor tickets en administratie. Bovendien is het dan eindelijk gedaan met de vele mobiliteitscontracten en het verzamelen van bonnetjes, tickets en onkostennota’s. Wat een luxe!

We tonen de administratieve vereenvoudiging in cijfers aan

Mobiliteit een administratief kluwen? Daar komt het jammer genoeg op neer. Het verwerken en behandelen van onkosten gelinkt aan mobiliteit vragen veel inspanningen van verschillende departementen. We sommen ze even kort op:

  • Werknemer bereidt een onkostennota voor en dient die in.
  • Leidinggevende controleert de bewijsstukken, keurt ze goed en speelt zijn goedkeuring door aan de personeelsdienst.
  • Personeelsdienst regelt vervolgens de terugbetaling via de payroll.

Je merkt het, heel wat mensen spenderen uren aan het verwerken van één onkostennota.

Hieronder vind je een gedetailleerd en cijfermatig overzicht van de financiële impact daarvan.

We berekenen de besparing voor één medewerker die één verplaatsing per maand met de Olympus-app aflegt, en stellen dat tegenover de manuele verwerking van de onkostennota.

De tabel hieronder lijst de verschillende taken op voor het verwerken van een onkostennota, het aantal minuten dat die verwerking in beslag neemt, en een extrapolatie op jaarbasis.

  • In totaal worden er 342 minuten op jaarbasis besteed aan het manueel verwerken van 12 onkostennota’s (1 per maand) van 1 medewerker. Dat komt overeen met 5,70 uur. Aan een uurloon van €45 geeft dat een totale kost weer van €256,50.
  • Indien de medewerker de Olympus-app gebruikt voor de verplaatsingen, dan worden er slechts 51 minuten op jaarbasis administratie aan besteed. Dat komt overeen met 0,85 uur, en een kost van €38,25.
  • Het verschil van €218,25 is dan ook groot, aangezien deze oefening gebaseerd is op één verplaatsing per maand en voor één medewerker.

Houden we rekening met de kost voor de implementatie van Olympus Mobility, dan bedraagt het verschil €155. Dit is een aanzienlijk bedrag aangezien deze oefening gebaseerd is op één verplaatsing per maand en voor één medewerker.

Beeld je eens in hoeveel de besparing bedraagt indien je 20 werknemers hebt die 2 à 3 verplaatsingen per maand afleggen!

Oud nieuws: onkostennota om kilometervergoeding geregeld te krijgen!

Het berekenen en uitbetalen van de kilometervergoeding is administratief tijdrovend, en ook dat kan beter.

Veel bedrijven stimuleren hun werknemers met de fiets naar het werk te komen door hen een kilometervergoeding uit te betalen. De opvolging en verwerking hiervan gebeurt vaak via een excelbestand. Dat is niet alleen een tijdrovende methode, er is ook altijd een risico op fouten. Via het mobiliteitsplatform van Olympus Mobility verloopt alles veel eenvoudiger én correcter.

In een voorgaand blogartikel leggen we de voordelen uit van kilometerregistratie, wanneer het is toegelaten en hoe de kilometerregistratie werkt in de Olympus-app.

In dit blogartikel berekenen we de tijdswinst en besparing die je realiseert door de kilometervergoeding te behandelen met de Olympus-app.

Zowel werknemer als werkgever zijn betrokken bij de verwerking van de kilometervergoeding.

  • De werknemer moet al zijn verplaatsingen bijhouden, zowel de woon-werk- als dienstverplaatsingen, en er een onkostennota van maken.
  • De werkgever dient dit alles te controleren en het eindbedrag door te geven aan de personeelsdienst voor uitbetaling.

Hoe maak je kinderspel van de mobiliteitsadministratie?

De oplossing? Laat je werknemer zijn verplaatsingen bijhouden via de Olympus-app. Ook voor hem zal het leuk zijn een punt te zetten achter al die onkostennota’s voor de administratie van zijn mobiliteit.

  • Gedaan met het registreren van alle verplaatsingen in een excelbestand en het tijdrovend verzamelen van onkostennota’s.
  • Op het eind van de maand ontvang je overzichtelijke en duidelijke rapportering met de totale kilometervergoeding per werknemer.
  • Je speelt deze rapporten door aan het sociaal secretariaat en zij zorgen voor de rest.

Volgens onze berekeningen bespaar je met deze methode maar liefst €100 per verplaatsing. Leggen je werknemers regelmatig dienstverplaatsingen af met de eigen wagen? Dan pas kan je echt een grote som geld uitsparen door gebruik te maken van de diensten van Olympus Mobility!

Klaar om geld en tijd te besparen, en komaf te maken met de onkostennota?

Vraag het Mobility-team gerust om meer info. We antwoorden zo vlug mogelijk.

Graag tot binnenkort.

Één budget voor mobiliteit beheren op één app? wat een gemak!

Enkele voorbeelden van beheer van het mobiliteitsbudget?

  • Je kan het wettelijk mobiliteitsbudget combineren met een onkostenbudget specifiek voor dienstverplaatsingen.
  • De gebruiker kan zelf een privébudget opladen als het wettelijk mobiliteitsbudget niet voldoende is voor zijn privéverplaatsingen.
  • Geen onduidelijkheid voor passen van De Lijn en/of NMBS. Deze kunnen immers enkel gebruikt worden op het specifiek budget waarop ze aangekocht worden.

Voordelen beheer van het mobiliteitsbudget via ons platform?

Het is logisch dat een simultaan beheer van het mobiliteitsbudget via één platform alleen maar voordelen biedt. We sommen de belangrijkste even voor je op.

  • De werkgever kan zijn kosten per type budget analyseren en krijgt een duidelijke rapportering.
  • Alle gemaakte kosten op het werkgeversbudget (wettelijk mobiliteits-, cafetaria- of onkostenbudget) komen op één factuur te staan. De verwerking ervan en de recuperatie van de btw worden op die manier een fluitje van een cent.
  • Alles wat de gebruiker via zijn privébudget uitgeeft komt niet op de factuur en ook niet in de rapportering. Hiermee respecteren we de GDPR-regels.

Flexibiliteit en duurzaamheid leiden tot welzijn

Zet jouw bedrijf ook in op flexibiliteit en duurzaamheid? Dat kan op 1.001 verschillende manieren. Belangrijk daarbij is altijd rekening te houden met het welzijn van de werknemer.

  • Welke mogelijkheden krijgt hij op het vlak van flexibiliteit?
  • Kan hij vrij de keuze maken om thuis te werken, op kantoor of in een co-workingspace?
  • Op welke manier kan de werknemer zich verplaatsen naar kantoor of co-workingspace?

Mobiliteit is belangrijk voor de mensen. Veel bedrijven beseffen dit en koppelen daar hun visie op flexibiliteit en duurzaamheid aan vast. Maar hoe pak je dat nu concreet aan als werkgever? Welke mogelijkheden zijn er om je werknemers flexibele en duurzame mobiliteit aan te bieden?

Ons antwoord? Beheer het mobiliteitsbudget op één plek

Alles wordt mogelijk voor wie het mobiliteitsbudget van zijn werknemers beheert via ons online platform.

Op welke manier kan je als werkgever flexibele en duurzame mobiliteit aanbieden aan je werknemers?

Cafetariaplan

In een vorig blogartikel over de flexibele mobiliteit in een cafetariaplan hebben we al uiteengezet hoe dit alles in zijn werk gaat. Naast een integratie met de FIP-tool van SD Worx plannen we partnerships op te zetten met andere sociaal secretariaten en aanbieders van cafetariaplannen.

Lees ook de testimonial van KPMG die Olympus Mobility opneemt in hun Flex Reward Plan.

Het wettelijk mobiliteitsbudget

Je kan ons mobiliteitsplatform gebruiken voor het beheer van het wettelijk mobiliteitsbudget, zowel pijler 2 als pijler 3.

De medewerker heeft via onze app toegang tot een brede waaier aan alternatieve vervoersmiddelen die hij kan gebruiken in pijler 2. Elke maand wordt het saldo getransfereerd zodat je op 31/12 een duidelijke balans krijgt per werknemer voor pijler 3.

Verschillende van onze klanten hebben het mobiliteitsbudget al geïmplementeerd zoals ACV Belgium, G.I.M. …

Onkostenbudget

In onze blog over onkostennota’s maken we duidelijk welke kosten je als werkgever uitspaart door gebruik te maken van onze mobiliteitsapp. Je kan een specifiek budget per maand of per jaar ter beschikking stellen, of kiezen voor ongelimiteerd. De werknemer ziet dan geen bedrag in de app staan maar weet wel dat hij of zij de app moet gebruiken voor zijn dienstverplaatsingen.

Aangezien hij de mobiliteitskosten niet hoeft voor te schieten, wordt hij extra gemotiveerd om effectief gebruik te maken van de alternatieve vervoersmiddelen.

Lees ook de testimonials van Sweco over hun beleid en visie op duurzame mobiliteit en van de Vlaamse Landmaatschappij.

Flexibel budget voor mobiliteit

Je kan de app ook gebruiken voor woon-werkverplaatsingen. Op die manier kan je de werknemers stimuleren om ook die afstanden duurzaam af te leggen.

Telewerken wordt meer en meer de norm. Als werkgever vermijd je dus het best standaardabonnementen aan te bieden.

Als alternatief kan je je werknemer een digitale tool aanbieden, zoals de Olympus-app, waarmee hij tickets of meerrittenkaarten aankoopt voor NMBS, De Lijn, MIVB, TEC. Uiteraard kan hij via de app ook vlot schakelen naar deelfietsen en/of deelwagens voor de last mile.

Lees hierover ook de testimonials van Beweging.net over duurzame mobiliteit en van de Antwerpse KMO Mediacomm.

En er is nog meer

Naast het beheer van al deze mobiliteitsbudgetten op één platform, kan je de gebruiker ook de mogelijkheid geven om de Olympus-app voor privéverplaatsingen te gebruiken. De werknemer koppelt dan zijn eigen bankkaart aan de app en laadt een privébudget op om in het weekend of buiten de werkuren tickets en vervoersbewijzen aan te kopen.

Ter info: het wettelijk mobiliteitsbudget maakt geen onderscheid tussen dienst-, woon-werk-, en privéverplaatsingen vanwege het gunstig fiscaal regime, waardoor je dit budget ook privé mag gebruiken. Werkgever noch werknemer betalen belastingen op de uitgaven in pijler 2 van het wettelijk mobiliteitsbudget. Op het saldo in pijler 3 dat je nog moet uitbetalen aan de werknemer, moet nog een solidariteitsbijdrage van 38,07% in rekening gebracht worden.

Tot 4 mobiliteitsbudgetten beheren, simultaan!

We vertelden je het hierboven al, maar we herhalen het graag omdat ons aanbod toch wel sterk is. Je kan simultaan tot 4 verschillende mobiliteitsbudgetten beheren op één app, de Olympus-app natuurlijk.

  • Je kan een onkostenbudget specifiek voor dienstverplaatsingen combineren met het wettelijk mobiliteitsbudget.
  • Is het wettelijk mobiliteitsbudget niet voldoende voor de privéverplaatsingen, dan kan de gebruiker zelf een privébudget opladen.
  • Ook administratief is alles puik geregeld. Doet de gebruiker een bepaalde transactie, dan wijst hij de kost van het ticket of vervoersbewijs aan een bepaald budget toe. Hij kan elk budget ook afzonderlijk raadplegen en opvolgen in de app.

Alle kosten op één factuur, wat een gemak!

Naast een flexibel beheer van de mobiliteitsbudgetten zijn er nog voordelen verbonden aan onze Olympus-app. Wat dacht je van de volgende?

  • Duidelijke rapportering: als werkgever analyseer je heel gemakkelijk de mobiliteitskosten per type budget.
  • Eén factuur: waarop je alle kosten terugvindt die worden gemaakt op het werkgeversbudget – zowel wettelijk mobiliteits-, cafetaria-, als expensebudget. De verwerking en de btw-recuperatie kan niet makkelijker.
  • Privacy voorop: wat de gebruiker via een privébudget uitgeeft komt niet op de factuur terecht, en ook niet in de rapportering. De privacy en de GDPR-regels worden 100% gerespecteerd.

Meer weten over een vlotter beheer van het mobiliteitsbudget van je werknemers?

Neem dan zeker contact met het team van Olympus Mobility. We beantwoorden je vragen graag.

Of vraag meteen een demo van de Olympus-app aan!